Mandantenanfragen noch schneller und einfacher bearbeiten: Mit Vorlagen, Automatisierungen und Stapelversand

Die Beschaffung von Mandanteninformationen ist eine der größten Herausforderungen für Steuerberater, Buchhalter und Wirtschaftsprüfer weltweit. Bei TaxDome haben wir uns verpflichtet, innovative Lösungen anzubieten, die Ihre Kanzlei optimieren und vereinfachen. Aus diesem Grund haben wir Anfang des Jahres Mandantenanfragen eingeführt – eine sichere und effiziente Methode, um Ad-hoc-Informationen und Dokumente von Mandanten einzuholen.

Mandantenanfragen hat sich bei vielen Kanzleien als unverzichtbares Tool etabliert. Deshalb haben wir die Funktion jetzt noch weiter ausgebaut: Mit neuen Vorlagen, flexiblen Automatisierungen und praktischen Stapelfunktionen können Sie die Anforderungen Ihrer Mandanten noch besser erfüllen – egal ob in der Beratung, Buchhaltung oder Steuererklärung.

Was sind Mandantenanfragen?

Wenn Sie neu bei Mandantenanfragen sind: Diese ermöglichen es Ihnen, schnell und unkompliziert spezifische Informationen und Belege von Mandanten einzuholen. Der Prozess ist so einfach wie das Senden einer Chatnachricht – jedoch strukturiert und nachverfolgbar, sodass alle erforderlichen Informationen effizient erfasst werden.

• Schnell & anpassbar: Mandantenanfragen sind vollständig individualisierbar und können unverzüglich versendet werden, sodass Sie auch während laufender Aufträge spontane Anfragen stellen können.
• Schnellere Mandantenreaktionen: Erstellen und versenden Sie Anfragen nach Informationen oder Dokumenten direkt an Ihre Mandanten, ohne dass diese sich bei TaxDome einloggen müssen.
• Automatisierter Arbeitsablauf: Verknüpfen Sie Anfragen mit spezifischen Aufgaben, sodass der Prozess automatisch fortgeführt wird, sobald die angeforderten Informationen vorliegen.

Darüber hinaus legen wir höchsten Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten, und diese Funktion ist bei der Kommunikation mit Mandanten absolut sicher:

• Sämtliche Daten, die über die Mandantenanfragen übertragen werden, sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Dies gewährleistet, dass nur autorisierte Parteien Zugriff auf die geteilten Informationen haben und bietet robusten Schutz vor Abfangen oder unbefugtem Zugriff.
• Mit der SOC 2-Zertifizierung wurde TaxDome unabhängig geprüft und bietet branchenführende Sicherheit für alle mandantenorientierten Tools, einschließlich der Mandantenanfragen.
• Die TaxDome-Plattform verfügt über 2FA- und SSO-Mechanismen, die eine zusätzliche Sicherheitsebene gewährleisten.

Mandantenanfragen ergänzen zusammen mit unseren Fragebögen und Mandantenaufgaben die bestehenden Funktionen und ermöglichen Ihnen, mühelos Informationen von Ihren Mandanten einzuholen. Dies bietet einen ganzheitlichen Ansatz für die Mandantenverwaltung. Mithilfe unserer Organisatoren können Sie neue Mandanten-Aufnahmeformulare versenden, während Mandantenaufgaben Ihre Mandanten an wichtige Erledigungen erinnern – beispielsweise das Ausfüllen einer Vollmacht auf der Website ihrer Bank. Mandantenanfragen helfen Ihnen, während eines Projekts klärende Antworten zu erhalten und stellen sicher, dass Sie über alle notwendigen Informationen verfügen, um Ihre Aufträge voranzutreiben und Ihre Mandanten zufrieden zu stellen.

Mandantenanfragen 2.0: schneller, intelligenter und besser skalierbar

Mit unseren neuesten Aktualisierungen – Vorlagen, Automatisierungen und Massensendungen – haben wir alle Einschränkungen beseitigt. In Verbindung mit den bereits leistungsstarken Funktionen ermöglichen diese Verbesserungen Kanzleien eine mühelose Bewältigung komplexer Abläufe, stressfreie Skalierung und ein verbessertes Mandantenerlebnis.

Wiederverwendbare Vorlagen

Einige Anfragen kommen häufig vor, und ihre manuelle Neuerstellung verschwendet wertvolle Zeit. Mit Mandantenanfragen-Vorlagen beseitigen Sie diese Ineffizienz, indem Sie häufig versendete Anfragen standardisieren und wiederverwenden.

Ob Sie aktualisierte Gehaltszusammenfassungen sammeln oder detaillierte Kilometerlisten von Mandanten mit dienstlichen Reisen benötigen – Vorlagen vereinfachen die regelmäßige Anforderung dieser Informationen und stellen sicher, dass alle Ihre Mandanten professionelle und präzise Anfragen erhalten. 

Wie Vorlagen verwendet werden

1. Navigieren Sie zu Mandantenanfragen und erstellen Sie eine neue Anfrage.
2. Fügen Sie Ihre Fragen, Anweisungen oder Dokumentenanforderungen hinzu.
3. Speichern Sie die Anfrage als Vorlage, die später im Vorlagen-Tab verwaltet und bearbeitet werden kann.
4. Bei Bedarf wählen Sie die Vorlage aus, weisen Sie diese einem Mandanten oder Auftrag zu und senden Sie sie ab. Für wiederkehrende Prozesse können Sie Vorlagen mit Workflows verknüpfen, um den Vorgang zu automatisieren.

Benutzerdefinierte Automatisierungen

Automatisierung ist ein grundlegender Bestandteil dessen, was wir bei TaxDome für Kanzleien leisten. Mit der verbesserten Anpassungsfähigkeit der Mandantenanfragen können Kanzleien diese nun vollständig in ihren Workflow integrieren – von Anfragen, die eine bestimmte Gruppe von Mandanten erreichen, bis hin zu den individuellen Anforderungen eines einzelnen wiederkehrenden Mandanten.

Ob Sie monatliche Bestandszählungen für einen wiederkehrenden Buchhaltungsauftrag benötigen oder Spendennachweise für die Berechnung einer Steuererklärung brauchen – Mandantenanfragen liefern Ihnen die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass Sie diese jedes Mal manuell anfordern müssen. So funktioniert es:

1. Erstellen Sie eine Mandantenanfragen-Vorlage, um häufig versendete Anfragen zu standardisieren.
2. Weisen Sie die Vorlage einer bestimmten Phase in Ihrer Workflow-Pipeline zu.
3. Aktivieren Sie die automatische Weiterleitungsfunktion, damit der Auftrag in die nächste Phase übergeht, sobald ein Mandant die Anfrage erfüllt.
4. Überwachen Sie den Status der Anfragen und der zugehörigen Aufträge in Echtzeit, um Ihr Team auf Kurs zu halten.

Stapelversand

Der Versand derselben Anfrage an mehrere Mandanten kann schnell repetitiv und ineffizient werden. Der Stapelversand von Anfragen ermöglicht es Ihnen, eine einzelne Anfrage zeitgleich an mehrere Konten zu senden. Ob Sie mit Immobilienmaklern zusammenarbeiten, die Fahrtenbücher einreichen müssen, oder mit Mandanten, die nebenbei Immobilien vermieten und Aufstellungen über Mieteinnahmen und -ausgaben vorlegen müssen – der Stapelversand stellt sicher, dass alle relevanten Mandanten ohne zusätzlichen Aufwand erreicht werden.

Wie Stapelversand verwendet wird

1. Navigieren Sie zum Bereich Mandantenanfragen und erstellen oder wählen Sie eine Anfragenvorlage.
2. Nutzen Sie das Mehrfachauswahl-Feld, um die Konten oder spezifischen Kontakte auszuwählen, die Sie einbeziehen möchten.
3. Senden Sie die Anfrage mit einer Aktion, und jedes Konto erhält seine eigene individuelle Mandantenanfrage für Nachverfolgung und Antworten.
4. Überwachen Sie den Fortschritt in Echtzeit, um sicherzustellen, dass alle Antworten eingehen und erfasst werden..

Wie antworten Mandanten auf Anfragen?

Mandanten können auf Ihre Anfragen auf verschiedene Arten antworten. Wie gewohnt können sie über das Mandantenportal oder über unsere hochbewertete Mandanten-App für iOS und Android antworten; sie erhalten eine Push-Benachrichtigung und können unterwegs reagieren.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob der Mandant die Anfrage auch ohne Anmeldung beantworten kann. Beim Versand einer Anfrage haben Sie die volle Kontrolle über die Autorisierungseinstellung in jeder Mandantenanfrage. Sie können „Anmeldung erforderlich” auswählen, wenn Mandanten sich für die Beantwortung Ihrer Anfrage anmelden müssen, oder deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie es Ihren Mandanten erleichtern möchten, Ihre Anfrage zu erfüllen.

TaxDome ist auf Sie zugeschnitten

Bei TaxDome entwickeln wir Software, die nicht nur den heutigen Anforderungen von Steuerberatern und Mandanten gerecht wird, sondern sich kontinuierlich weiterentwickelt, um auch Ihre zukünftigen Bedürfnisse zu erfüllen. TaxDome wurde für Sie alle entwickelt, die sich darauf verlassen, dass wir Sie aus endlosen E-Mail-Ketten und Tabellenkalkulationen befreien, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen und Ihr Wachstum einschränken.

Wir möchten gemeinsam mit Ihnen die Steuerberatungsbranche voranbringen. Wenn Sie noch nicht Teil der TaxDome-Community sind, vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und schließen Sie sich über 10.000 Kanzleien weltweit an, die die Arbeitsweise in der Steuerberatung neu definieren.