Eine Kapazitätsprognose liefert Ihnen Antworten auf die zentrale Frage: „Sind wir im Zeitplan?“ Er erfasst automatisch Eingangsdaten, setzt interne Fristen, überwacht die Bearbeitungsdauer pro Stufe (SLAs) und warnt Sie bei gefährdeten Aufträgen.

Wenn Kanzleien nicht sehen, was nach Plan läuft und was zurückfällt, sind die Folgen fatal: verpasste Fristen, Burnout in der Belegschaft, Mandantenverlust.

Die Kapazitätsprognose bietet umfassende Datumsverfolgung, SLA-Überwachung jeder Stufe, Prognosen zum Abschluss sowie Live-Einblicke in den Auftragsstatus.

Wir wollten ursprünglich eine Kapazitätsplanung veröffentlichen: ein Tool, mit dem Kanzleiinhaber die Arbeitslast überwachen und Aufträge basierend auf der Mitarbeiterverfügbarkeit zuweisen können.

Doch wir haben Ihr Feedback laut und deutlich gehört: Traditionelle Kapazitätsplanung ist eine manuelle Verwaltungsaufgabe. Niemand hat Zeit, Pläne zu aktualisieren oder Auslastungen manuell anzupassen, wenn Fristen anstehen und alle überlastet sind.

Ihre Mitarbeitenden brauchen Einblicke in Echtzeit ohne Mehraufwand. Daher haben wir etwas Besseres gebaut, das das Kernproblem löst. Die Kapazitätsprognose bietet Ihrer Kanzlei sofortige Transparenz darüber, was im Plan liegt und was gefährdet ist.

Er bietet Einblicke in den aktuellen Status von Aufträgen, prognostiziert den Abschluss und warnt Sie, wenn Fristen gefährdet sind. Verlassen Sie sich nicht mehr auf statische Pläne oder manuellen Austausch.

Die Kapazitätsprognose überwacht den Fortschritt Ihrer Aufträge und zeigt Risiken direkt auf. Er ist so gesehen ein Live-Kontrollzentrum, damit Ihre Belegschaf fokussiert bleibt und frühzeitig eingreifen kann.

Er arbeitet automatisch im Hintergrund, um:

• Eingangsdaten zu protokollieren, sobald Dokumente vom Mandanten eingehen

• Interne Fristen zu prognostizieren (manuell festgelegt oder automatisch berechnet wie „Eingang + 15 Tage“)

• Warnungen für gefährdete Aufträge zu senden, damit Sie handeln können, bevor externe Fristen verstreichen

• Volle Transparenz über Aufträge mit fehlenden Daten oder Blockaden durch Echtzeit-Status zu geben

• SLA-basierte Automatisierungen für Aufgaben oder Nachrichten an Mandanten auszulösen

Die Kapazitätsprognose wurde für Kanzleien entwickelt, die unter Hochdruck Hunderttausende Aufträge verwalten:

• Wachsende Kanzleien, die Steuererklärung, Buchhaltung oder Beratung skalieren und Struktur sowie Transparenz in hohe Auftragsvolumina bringen.
• Abteilungsübergreifende Teams, die Sichtbarkeit über alle Leistungsbereiche in Echtzeit benötigen, ohne sich auf Rückfragen oder Bauchgefühl zu verlassen.
• Kanzleien mit mehreren Standorten, die Engpässe und Verzögerungen früh erkennen müssen und handeln können, bevor Fristen verstreichen.
• Partner und Führungskräfte, die risikoreiche Aufträge priorisieren und kluge, datenbasierte Entscheidungen treffen wollen, statt veraltete Berichte zu verwalten.

Die Kapazitätsprognose bietet unterschiedlichen Rollen spezifische Vorteile:

Für Führungskräfte und Partner:

• Echtzeit-Einblick in alle Aufträge und Abteilungen ohne ständige Rückfragen

• Sofortige Priorisierung risikoreicher Aufgaben mit dringendem Handlungsbedarf

• Frühwarnsignale, bevor externe Fristen gefährdet sind

• Datengestützte Entscheidungen statt Bauchgefühl bei der Ressourcenplanung

Für Mitarbeitende:

• Klarer Fokus auf die Aufgaben, die jetzt wirklich Aufmerksamkeit erfordern

• Weniger Zeitverlust durch Statusprüfungen oder Fragen zur Aufgabenwahl

• Reduzierte Hektik in letzter Minute dank frühzeitiger Problemerkennung

• Gewissheit, stets an den richtigen Prioritäten zu arbeiten

Beide Seiten erhalten die nötige Transparenz ohne zusätzliche Meetings oder manuelle Status-Updates.