Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich: Die 10 besten Anbieter

Ein Dokumentenmanagementsystem gehört längst zu den am häufigsten genutzten Tools in Unternehmen. Es ermöglicht, wichtige Dokumente digital zu erfassen, zu bearbeiten und sicher zu archivieren. In den vergangenen Jahren haben sich die Softwaresysteme für digitale Dokumentenverwaltung enorm modernisiert: Cloud-Computing, Remote-Zusammenarbeit und KI-Integrationen erhalten immer mehr Einzug in die Programme. 

In diesem Artikel haben wir für Sie einen umfassenden Vergleich zwischen den besten Anbietern für Dokumentenmanagementsystemen zusammengestellt. Darin erfahren Sie, welche Anwendungen sich für Ihre Organisation definitiv lohnen und welche Umstände die Auswahl des richtigen DMS beeinflussen können.  

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung zur strukturierten Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Sicherung und Wiederauffindung elektronischer Dokumente. Es ermöglicht Unternehmen, Informationen zentral und revisionssicher zu organisieren, fördert transparente Arbeitsabläufe und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher, steuerlicher und datenschutzrechtlicher Vorgaben.

In vielen Unternehmen werden Dokumente heute ausschließlich digital erstellt, entweder lokal gespeichert oder in einer Cloud-Lösung abgelegt. Ein DMS hilft dabei, diese digitalen Unterlagen übersichtlich zu organisieren, zentral verfügbar zu machen und im Team gemeinsam zu bearbeiten. Ein Dokumentenmanagement-System hilft dabei, die digitalen Dokumente übersichtlich zu organisieren und gemeinsam zu bearbeiten. 

Grundfunktionen von Dokumentenmanagement-Systemen

Ein modernes DMS-System umfasst längst eine Vielzahl von Funktionen, die inzwischen weit über die reine Ablage von Dateien hinausgehen. Zu den wichtigsten Grundfunktionen zählen etwa: 

Speicherung & Organisation

Zentrale Ablage von digitalen Dokumenten mit strukturierter Ordner- oder metadatenbasierter Struktur. Oft mit Versionierung und Archivierungsoption.

Dokumentensuche & -abruf

Schnelle Volltextsuche, Filter nach Metadaten, Tags oder Änderungsdatum – für effizienten Zugriff auf benötigte Informationen.

Zugriffsverwaltung & Rechtevergabe

Detaillierte Benutzerrollen und Berechtigungssysteme sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen bestimmte Dokumente einsehen oder bearbeiten können.

Versionierung & Änderungsverlauf

Alle Bearbeitungsschritte werden dokumentiert. Ältere Versionen können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Workflow-Management & Automatisierung

Automatisierung typischer Prozesse wie Rechnungsfreigaben, Vertragsprüfungen oder Erinnerungen – spart Zeit und senkt Fehlerquoten.

Zusammenarbeit & Dokumentenfreigabe

Teams können Dokumente gemeinsam bearbeiten, kommentieren oder freigeben – inklusive Aufgabenverteilung und Änderungsverfolgung.

Datensicherheit & Compliance

Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Audit-Trails und gesetzeskonforme Archivierung (beispielsweise GoBD, DSGVO) sind essenzielle Bestandteile eines DMS.

Mobiler Zugriff & Cloud-Nutzung

Moderne DMS-Systeme bieten Zugriff via Smartphone oder Tablet – unabhängig vom Standort.

Scan- & Digitalisierungsfunktionen

Papierdokumente lassen sich per OCR (Texterkennung) digitalisieren und ins System einpflegen.

Berichte & Analysefunktionen

Statistiken über Nutzungsverhalten, Workflow-Auslastung oder Dokumentenzugriffe ermöglichen datenbasierte Optimierungen.

Die 10 besten Dokumentenmanagement-Softwares in 2025

1. TaxDome
2. OpenKM
3. DocuWare
4. Adobe Document Cloud
5. M-Files
6. LogicalDOC
7. Microsoft SharePoint
8. Evernote Teams
9. Zoho WorkDrive
10. ONLYOFFICE DocSpace

1. TaxDome

TaxDome ist ein All-in-one-Dokumentenmanagement-System, das vor allem bei Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros sehr beliebt ist. TaxDome umfasst alle Funktionen eines klassischen DMS mit einem übersichtlichen Mandantenportal, einem CRM-System, automatisierten Workflows und Möglichkeiten zur gemeinsamen Bearbeitung von Dateien. 

Wichtigste Funktionen:

• Zentrale Dokumentenablage mit unbegrenztem Speicher: Alle Dokumente werden sicher in der Cloud gespeichert und zentral verwaltet. Mandanten und Teammitglieder haben jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version.
• Workflow-Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben: Prozesse wie Mandatsannahmen oder Jahresabschlüsse lassen sich automatisieren. Aufgaben und Dokumente werden automatisch erstellt und zugewiesen.
• Mandantenportal mit sicherem Login, Upload, Nachrichtenfunktion: Mandanten loggen sich über ein eigenes Portal ein, laden Belege hoch und kommunizieren digital – DSGVO-konform und effizient.
• E-Signaturen, Vorlagen, To-Do-Listen und Checklisten: Formulare und Verträge können elektronisch unterschrieben werden. Vorlagen und Listen sorgen für klare Abläufe und weniger Fehler.
• Mobile App für Mandanten und Kanzleimitarbeiter: Zugriff auf Dokumente und Aufgaben auch unterwegs. Belege lassen sich direkt per App hochladen.
• Automatische Erinnerungen & wiederkehrende Aufgaben: Fristen werden überwacht, Aufgaben automatisch zugewiesen – mit Erinnerungen für Mandanten und Team.
• Zeiterfassung & Rechnungsstellung: Arbeitszeiten lassen sich erfassen und in Rechnungen umwandeln – inklusive Zahlungstracking.

Preis & kostenlose Testversion:

• TaxDome Lizenzmodell kostet 600 €/Jahr pro Nutzer . Für zusätzliche Anwender steht die Lizenz für 50 € /Monat zur Verfügung.
• 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Demo verfügbar (Call to Action: Jetzt anfordern mit Banner) 

Für wen ist TaxDome geeignet? 

TaxDome ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem für Steuerberater, Buchhaltungsbüros und Kanzleien jeder Größe, die ihre gesamte Kommunikation, Dokumentenverwaltung und Mandanteninteraktion in einer Plattform bündeln wollen. Besonders für Home-Office-Modelle und effiziente Mandantenkommunikation bietet TaxDome sichere und praktische Lösungen, da es den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente ermöglicht und die Kommunikation mit Mandanten über das Kundenportal erleichtert. 

Bewertungen & Erfahrungsberichte:

In einer detaillierten Auswertung der Nutzererfahrungen konnten wir feststellen, dass TaxDome nicht nur für Steuerbüros die beste DMS-Lösung bietet. Kunden schätzen die Vielzahl an Funktionen, die einfache Skalierbarkeit sowie das benutzerfreundliche Interface und die reibungslose Kommunikation über das Mandantenportal.

• G2: ★★★★☆ (4,7 von 5 Sternen, über 6.200 Bewertungen)
• Capterra: ★★★★☆ (4,7 von 5 Sternen, über 3.400 Bewertungen)
• Software Advice: ★★★★☆ (4,7 von 5 Sternen, etwa 3.400 Bewertungen)

2. OpenKM

OpenKM ist eine etablierte Open-Source Software für das Dokumentenmanagement, die sowohl als kostenlose Community-Version als auch als professionelle Unternehmenslösung verfügbar ist. Besonders gerne wird die Plattform von Unternehmen mit hohem IT-Know-How genutzt, die eine individuell anpassbare und DSGVO-konforme Lösung suchen.

Wichtigste Funktionen

• Vollständige Dokumentenerfassung, Archivierung und Versionierung
• Anpassbare Workflow-Engine zur Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse
• Plattformunabhängige Nutzung unter Linux, Windows und MacOS
• Ausgereifte Volltextsuche mit KI-gestützter Zeichenerkennung (OCR)
• Sicheres Nutzer- und Rollenmanagement mit parallelem Dokumentenzugriff für mehrere Mitarbeitende

Preis & kostenlose Testversion:

• Community Edition ist kostenlos und Open-Source
• Eignet sich für Unternehmen mit eigenem IT-Know-how (Setup & Wartung)
• Zwei kostenpflichtige Versionen: Cloud-Version und Serverbasierte Professional-Version
• Preise nur auf Anfrage erhältlich
• Premium-Versionen enthalten vor allem Support und Einrichtungshilfe
• Basisfunktionen bereits in der kostenlosen Version enthalten
• Demo-Versionen auf Anfrage verfügbar – Details über den Anbieter direkt erhältlich

Für wen ist OpenKM geeignet?

Weil OpenKM mit hohem KI-Know-How sehr flexibel anpassbar ist, eignet sich die Plattform besonders für mittelständische und große Unternehmen, Behörden und Organisationen mit hohen Compliance- und Datenschutzanforderungen. Generell ist OpenKM beliebt bei IT-affinen Unternehmen, die häufig auch eine eigene Server-Infrastruktur haben. 

Bewertungen & Erfahrungsberichte: Im Gegensatz zu TaxDome konnten wir im Netz viel weniger Erfahrungsberichte zu OpenKM finden. Was das Rating angeht, so bewegt sich das Open Source Projekt bei zirka 4,6 bis 4,8 von 5 Sternen und ist somit eines der bestbewerteten DMS-Programme – und damit unsere Nummer 2.

• G2: ★★★★★ (5.0 Sterne bei 2 Bewertungen)
• Capterra: ★★★★☆ (4,6 von 5 Sternen, 17 Bewertungen)
• Software Advice: ★★★★☆ (4,6 von 5 Sternen, 20 Bewertungen)

3. DocuWare

DocuWare ist eine bewährte Cloud-basierte DMS-Lösung, die besonders auf die Automatisierung dokumentenbasierter Workflows ausgelegt ist. Es bietet eine moderne Infrastruktur, die papierbasierte Prozesse vollständig ersetzen soll. 

Wichtigste Funktionen:

• Dokumentenerfassung per Scan mit automatischer Indexierung nach vordefinierten Regeln
• Besonders geeignet für wiederkehrende Prozesse wie: Rechnungs- und Belegerstellung, Genehmigungsworkflows, Gehaltsabrechnungen
• Sicherer Cloud-Speicher für alle erfassten und erstellten Dokumente
• Unterstützung für digitale Formulare und elektronische Signaturen
• Integration von über 50 Anwendungen möglich, darunter: SAP, DATEV, Outlook, Microsoft Dynamics

Preis & kostenlose Testversion:

• Preise für DocuWare in Deutschland nur auf Anfrage erhältlich
• US-Website nennt Starterpaket ab ca. 300 $ pro Monat (Preis individuell verhandelbar)
• Vollständiger Funktionsumfang in allen Paketen
• Preis abhängig von Speicherplatz und Nutzeranzahl
• Kostenlose Demo der Cloud-Version über die Website verfügbar

Für wen ist DocuWare geeignet?

DocuWare richtet sich an Unternehmen jeder Größe, die einen hohen bürokratischen Aufwand haben, speziell was Finanzdokumente angeht. Durch den starken Fokus auf komplett automatisierte Workflows, können Betriebe viel Zeit bei der Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dateien einsparen. 

Bewertungen & Erfahrungsberichte:

Nutzer bewerten die Dokumentenmanagement-Software je nach Plattform mit 4,5 bis 4,6 Sternen. Besonders positiv fällt die Zeitersparnis durch automatische Workflows auf, die laut Erfahrungsberichten die Produktivität deutlich steigern. Kritisiert werden vor allem die vergleichsweise hohen Kosten für kleinere Unternehmen und eine teils komplexe Benutzeroberfläche.

• G2: ★★★★☆ (4,5 von 5 Sternen, 200+ Bewertungen)
• Capterra: ★★★★☆ (4,6 von 5 Sternen, 89 Bewertungen)
• Software Advice: ★★★★☆ (4,6 von 5 Sternen)

4. Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud ist eine vielseitige Plattform zur digitalen PDF-Verwaltung und elektronischen Signatur. Mit Adobe Acrobat Pro DC und Acrobat Sign lassen sich papierbasierte Dokumente einfach in digitale Workflows überführen, was sich gut für Organisationen mit einer Vielzahl an Formularen, Verträgen oder Genehmigungen eignet.  

Wichtigste Funktionen

• Erstellung, Bearbeitung und Kommentierung von PDFs
• Elektronische Signaturen via Acrobat Sign
• Vorlagen, Audit-Trails, Erinnerungsfunktionen
• Integration mit Microsoft Office, Zoom & anderen Tools
• Zugriff über Web, Desktop & mobile Apps

Preis & kostenlose Testversion

Im Jahresabo ist Adobe Document Cloud (Pro DC) bereits ab 18 Euro im Monat pro Nutzer zu haben. Größere Unternehmen können sich für die Enterprise-Lizenzen ein Angebot einholen, das Adobe individuell auf Anfrage erstellt.

Für wen ist die Adobe Document Cloud

Das Tool ist für alle Unternehmen interessant, die ohnehin viele Prozesse rund um  die Erstellung von PDF-Dokumenten umfassen. Das Dokumentenmanagement von Adobe verarbeitet und speichert alle Arten von Vorlagen und Ausarbeitungen wie Verträge, Marketingunterlagen, Rechtsdokumente oder Verwaltungsdateien.

Bewertungen & Erfahrungsberichte:

Adobe kann als globales Unternehmen viele Bewertungen vorweisen, doch zur Document Cloud können wir nur von einigen hundert spezifischen Reviews auf der Plattform G2 berichten – mit einem Schnitt von etwa 4,5 Sternen.

Gelobt werden dort vor allem die Kompatibilität mit Microsoft und anderen Drittanbietern sowie die einfache Bearbeitung und Signatur von PDFs. Da sich die Software jedoch fast ausschließlich auf PDF-Dokumente konzentriert, bleibt der Funktionsumfang im Vergleich zu anderen DMS-Systemen begrenzt.

• G2: ★★★★☆ (4,5 von 5 Sternen, etwa 300 Bewertungen)

5. M-Files

M-Files verfolgt einen modernen Ansatz im digitalen Dokumentenmanagement: Anstatt Ordnerstrukturen zu erstellen, setzt es auf eine metadatenbasierte Organisation. Sprich: Das Programm kategorisiert Inhalte KI-unterstützt, damit diese unabhängig vom Speicherort schnell auffindbar sind und ebenfalls mit künstlicher Intelligenz wiedergefunden werden können. 

Wichtigste Funktionen

• KI-gestützte Suche & automatische Dokumentenkategorisierung (zentraler USP von M-Files)
• Umfangreiche Compliance-Funktionen (Audit-Trails, Zugriffssteuerung etc.)
• Integration mit Microsoft 365, Salesforce, Adobe Sign
• Flexible Bereitstellung: Cloud, On-Premises oder Hybrid-Lösung möglich

Preis & kostenlose Testversion:

Aus Erfahrungsberichten wissen wir, dass M-Files zirka 25 bis 50 Euro im Monat pro Nutzer kostet. Den genauen Preis können Sie jedoch erst auf Anfrage beim Anbieter erfahren. Auch eine kostenlose Demo bietet M-Files an. 

Für wen ist M-Files geeignet?

Aufgrund der intelligenten Suchfunktion und strengen Compliance-Einstellung wird M-Files vor allem in sehr wissensintensiven Branchen eingesetzt wie etwa Engineering, Beratung, Fertigung oder Wissenschaftsbetriebe. Die KI-Unterstützung zeigt sich besonders dann hilfreich, wenn viele unterschiedliche und textlastige Dokumente gleichzeitig verwaltet, gespeichert und regelmäßig bearbeitet werden müssen. 

Bewertungen & Erfahrungsberichte:

In den öffentlichen Erfahrungsberichten spiegelt sich genau die Zielgruppe wider, für die M-Files interessant ist. Gelobt werden die umfangreichen Compliance-Funktionen und die intelligente Suche ohne Ordner-Zugang. Manche Nutzer kritisieren jedoch langsame Reaktionszeiten des Supports und vergleichsweise hohe Kosten, speziell im Enterprise-Segment. 

• G2: ★★★★☆ (4,3 von 5 Sternen, 200+ Bewertungen)
• Capterra: ★★★★☆ (4,4 von 5 Sternen, 240+ Bewertungen)
• Software Advice: ★★★★☆ (4,3 von 5 Sternen (unter 100 Bewertungen)

6. LogicalDOC

LogicalDOC ist wie OpenKM ein Open-Source DMS, das vor allem für On-Premises IT-Lösungen benutzt wird. Neben der kostenlosen Open-Source-Version können Unternehmen auch umfangreiche Enterprise-Funktionen buchen. 

Wichtigste Funktionen:

• Einfache und benutzerfreundliche Oberfläche
• Kategorisierung, Strukturierung und Organisation elektronischer Dokumente
• Unterstützung automatischer Workflows und Aufgabenverwaltung bei entsprechendem Setup
• Drag-and-Drop-Upload mit automatischer Dokumentenzuordnung
• Verfügbar als Cloud- und On-Premises-Lösung, besonders beliebt für lokale Installationen

Preis & kostenlose Testversion:

• Community Edition kostenlos
• Die Enterprise Editions startet laut Nutzerangaben ab ca. 2.000–3.000 €/Jahr (je nach Useranzahl)

Für wen ist LogicalDOC geeignet?

Die Software zeichnet sich durch moderne Features aus, die auch lokal auf eigenen Servern installierbar sind. LocicalDOC eignet sich als Dokumentenmanagement-Lösung deshalb besonders für Unternehmen, die auf On-Premises Lösungen als IT-Infrastruktur setzen. 

Bewertungen und Erfahrungsberichte

Wir können also festhalten, dass LogicalDOC eher eine Nischenlösung ist – vor allem für Unternehmen, die lokale On-Premises-Systeme bevorzugen. Viele Betriebe setzen heute jedoch auf Cloud-Dienste mit größerem Funktionsumfang.

In den wenigen verfügbaren Erfahrungsberichten wird die einfache Benutzeroberfläche gelobt, die ohne große Einarbeitung funktioniert. Kritisiert werden die eingeschränkten Möglichkeiten zur gemeinsamen Bearbeitung und der insgesamt veraltete Funktionsumfang.

• Capterra: ★★★★☆ (4,5 von 5 Sternen, etwa 30 Bewertungen)
• Software Advice: ★★★★☆ (4,5 von 5 Sternen, etwa 90 Bewertungen)
• G2: ★★★★☆ 4,4 von 5 Sternen, etwa 20 Bewertungen)

7. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint geht weit über eine einfache Dokumentenmanagement-Software hinaus, denn es ist vielmehr ein umfassendes Kollaborations- und Intranet-Tool, das sich hervorragend für die Verwaltung, Ablage und gemeinsame Bearbeitung von digitalen Dokumenten eignet. Besonders nützlich wird SharePoint in Verbindung mit Microsoft 365. 

Wichtigste Funktionen:

• Einfache Integration mit Microsoft-Produkten wie Teams, Outlook und Microsoft 365
• Dokumentenbibliotheken mit individuell zuweisbaren Ordnerstrukturen
• Workflow-Automatisierung über Microsoft Power Automate
• Suchfunktion mit KI-gestützten Vorschlägen zur Unterstützung bei der Dateiverwaltung

Preis & kostenlose Testversion:

• Günstigstes SharePoint-Paket ab 4,20 € pro Nutzer/Monat
• In vielen Microsoft 365-Bundles bereits enthalten
• On-Premises-Lizenz nur als Einzelkauf verfügbar
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Für wen ist SharePoint geeignet?

SharePoint bietet sich als DMS für alle Unternehmen an, die bereits sehr stark mit dem Microsoft Ökosystem arbeiten. Besonders die umfangreichen Freigabefunktionen sorgen dafür, dass Wissen und Workflows unternehmensweit und standortübergreifend geteilt werden können. 

Bewertungen & Erfahrungsberichte:

SharePoint ist als Microsoft-Produkt weit verbreitet, erhält jedoch gemischte Bewertungen – je nach Plattform zwischen 4,1 und 4,4 Sternen bei mehreren tausend Rezensionen.

Gelobt werden vor allem die reibungslose Integration mit anderen Microsoft-Tools, die Skalierbarkeit und das Preis-Leistungs-Verhältnis. Kritisiert wird hingegen die teils komplexe Einrichtung sowie die Tatsache, dass SharePoint für kleinere Teams oft überdimensioniert wirkt und technisches Know-how erfordert.

• GetApp: ★★★★☆ (4,3 von 5 Sternen mehr als 5000 Bewertungen)
• G2: ★★★★☆ (4,1 von 5 Sternen, mehrere tausend Bewertungen)
• Capterra: ★★★★☆ (4,4 von 5 Sternen, über 5.300 Bewertungen)

8. Evernote Teams (ehemals Evernote Business)

Genau wie Microsoft SharePoint ist Evernote Teams kein reines klassisches Dokumentenmanagement-System im engeren Sinne, sondern kann eher als eine umfassende Lösung zur Verwaltung von Notizen, Wissensdokumenten und Recherchematerial bezeichnet werden. Evernote ist also eine Art zentrale Informationsquelle, auf die Teams und Mitarbeiter gemeinsam zugreifen können. 

Wichtigste Funktionen:

• Speicherung und Bündelung von der digitalen Dokumente wie Sprachaufnahmen, Texte, Videos, Bilder und Zeichnungen
• Zentraler Wissensspeicher mit geräteübergreifender Synchronisation
• Intelligente Suchfunktion zur schnellen Auffindbarkeit von Inhalten
• Erstellung und Freigabe von Notizbüchern im Team
• Nutzung von Vorlagen zur strukturierten Dokumentation für andere Mitarbeitende

Preis & kostenlose Testversion:

• ab 14,99 €/Monat pro Nutzer
• Kostenlose Testversion: 30 Tage

Für wen ist Evernote Teams  geeignet?

Evernote wird besonders von Kreativen, Startups und kleineren Unternehmen genutzt, die viel Wissen anhäufen und die Informationen zentral organisieren wollen. Wer viele wiederkehrende DMS-Prozesse organisieren will oder große Datenmengen archivieren muss, greift meistens aber zu anderen Anwendungen. 

Bewertungen & Erfahrungsberichte:

Evernote Teams erhält auf Software-Plattformen starke Bewertungen zwischen 4,4 und 4,6 Sternen – vor allem für die Suchfunktion und die intuitive Oberfläche. Als DMS-Wissensdatenbank wird die Software dort sehr geschätzt.

Auf Trustpilot fällt die Bewertung mit 1,3 Sternen deutlich schlechter aus. Hauptkritikpunkte sind starke Preiserhöhungen und technische Probleme nach Updates.

• Trustpilot: ★☆☆☆☆ (1,3 von 5 Sternen, ca. 500 Bewertungen)
• G2: ★★★★☆ (4,4 von 5 Sternen, über 1.800 Bewertungen)
• Capterra: ★★★★☆ (4,6 von 5 Sternen, 8.000+ Bewertungen)
• Software Advice: ★★★★☆ (4,6 von 5 Sternen, 8000+ Bewertungen)

9. Zoho WorkDrive (ehemals Zoho Docs)

Zoho WorkDrive, ehemals als Zoho Docs bekannt, ist eine Cloud-DMS-Lösung, die sich in das Zoho-Ökosystem integrieren lässt. 

Wichtigste Funktionen

• Gemeinsame Ordnerstrukturen über sogenannte „Team-Folders“ für die Zusammenarbeit in Echtzeit
• Offline-Zugriff und mobile App erleichtern den ortsunabhängigen Dateizugriff
• Besonders geeignet für Remote-Teams und verteilte Arbeitsumgebungen
• Nahtlose Integration in das gesamte Zoho-Ökosystem, z. B. mit Zoho CRM

Preis & kostenlose Testversion:

• ab 2,70 €/Monat/Nutzer (Standard), durchschnittlich aber 5,40–10,80 €/Monat/Nutzer je nach Funktionsumfang und Speicherkapazität
• Kostenlose Testversion: 15 Tage

Für wen ist Zoho Docs geeignet?

Zoho WorkDrive ist als DMS vor allem für kleine Unternehmen und Agenturen interessant, die bereits andere Zoho-Produkte in ihre Abläufe integriert haben. 

Bewertungen & Erfahrungsberichte:

Zoho WordDrive erreicht je nach Plattform Bewertungen zwischen 4,0 und 4,7 Sternen. Nutzer loben die Benutzerfreundlichkeit, das Preis-Leistungs-Verhältnis und die nahtlose Integration ins Zoho-Ökosystem.

Für größere Unternehmen reicht der Funktionsumfang oft nicht aus, insbesondere bei hohem Dokumentenvolumen.

• Trustpilot: ★★★★☆ (4,0 von 5 Sternen, rund  5.300 Bewertungen)
• G2: ★★★★☆ (4,3 von 5 Sternen, 200+ Bewertungen)
• Capterra: ★★★★★ (4,7 von 5 Sternen, etwa 100 Bewertungen)

10. ONLYOFFICE DocSpace

DocSpace von ONLYOFFICE nimmt vor allem das Thema Echtzeitbearbeitung ins Visier. So können Dokumente einfach geteilt und in Teams bearbeitet werden, inklusive Kommentierungen, Aufgabenverteilung und voreingestellten Berechtigungen für Gruppen. 

Wichtigste Funktionen

• Nutzung von sogenannten „Räumen“ mit voreingestellten Zugriffsrechten für die Zusammenarbeit
• Verschiedene Raumtypen verfügbar: Meeting-Räume für gleichzeitige Dateibearbeitung in Videokonferenzen, Öffentliche Räume für Gastzugang, Individuelle Räume mit personalisierter Freigabe
• Kompatibel mit Microsoft Office
• KI-Assistent per Plugin integrierbar (beispielsweise ChatGPT oder Geminy) 

Preis & kostenlose Testversion:

DocSpace gibt es sowohl als Cloud-Version als auch als On-Premises-Lösung. 

• Cloud: ab $20 pro Nutzer im Monat, temporäre Gastnutzer sind kostenlos
• On-Premises Enterprise Edition ist ab etwa $1.500/Jahr erhältlich
• Testversion sowie eine kostenlose Community-Version verfügbar

Für wen ist DocSpace geeignet?

Gerade mittelständische Firmen nutzen DocSpace als Kundenportal, für interne Projekte oder Redaktionsteams, um flexible Teamarbeit in Remote-Strukturen zu gewährleisten. 

Bewertungen & Erfahrungsberichte:

Bei DocSpace heben die Nutzer vor allem die kostenlose Nutzung für Gäste hervor, die sich ideal für externe Partner oder Kunden eignen. Viele sehen DocSpace als flexiblen Ersatz für Microsoft 365, auch wegen der vorhandenen Microsoft-Integration.

Kritik gibt es vor allem an der begrenzten Funktionsvielfalt und einer Supportqualität, die je nach Lizenz unterschiedlich bewertet wird.

• G2: ★★★★☆ (4,2 von 5 Sternen bei 6 Reviews)
• Capterra: ★★★★☆ (4,0 von 5 Sternen, 100+ Reviews)
• Software Advice: ★★★★☆ (4,2 von 5 Sternen bei 300+ Bewertungen)

Die 10 besten DMS-Systeme: Eigenschaften und Preise im Vergleich

Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich: Unser Fazit

Jedes Dokumentenmanagementsystem bringt eigene Stärken und Schwerpunkte mit – von flexibler Prozessautomatisierung über Zusammenarbeit bis hin zu sicherer Archivierung. Die richtige Wahl hängt stets von den individuellen Anforderungen, dem Funktionsbedarf, dem Budget und der Unternehmensgröße ab.

Wir hoffen, dieser Überblick hat Ihnen geholfen, die wichtigsten Dokumentenmanagementsysteme besser einzuordnen und die Unterschiede klarer zu erkennen. Gerne zeigen wir Ihnen TaxDome im Rahmen einer kostenlosen Demo persönlich – und besprechen mit Ihnen, wie die Lösung konkret auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden kann. So finden Sie das passende System für Ihren digitalen Kanzlei- oder Unternehmensalltag.