Spesen sind Aufwandsentschädigungen für beruflich bedingte Ausgaben wie Reisekosten, Verpflegung und Übernachtungen. Arbeitgeber erstatten diese pauschal oder gegen Nachweis. Sie treten häufig bei Dienstreisen, Montageeinsätzen sowie Gebühren im Bankwesen und Aktienhandel auf.
Wo werden Spesen gezahlt?
Spesen kommen in verschiedenen Bereichen zum Einsatz und haben je nach Art unterschiedliche Bedeutungen.
Spesen bei der Bank
Spesen sind Gebühren für Dienstleistungen wie Kontoführung, Überweisungen oder Bargeldabhebungen. Diese Kosten sind nicht steuerfrei und werden direkt vom Konto abgebucht.
Spesen bei Aktiengeschäften
Beim Handel mit Wertpapieren bezeichnet man als Spesen die Gebühren, die Banken oder Broker beim Kauf und Verkauf von Aktien erheben.
Spesen vom Arbeitgeber
Im beruflichen Umfeld bezahlen Arbeitgeber Spesen bei Dienstreisen für:
- Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen für Essen bei Reisen über 8 Stunden.
- Übernachtungskosten: Erstattung tatsächlicher Hotel- oder Pensionskosten.
- Reisekosten: Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug oder öffentlichen Verkehrsmitteln.
Spesen auf Montage
Monteure erhalten Spesen für Unterkunft, Fahrtkosten und Verpflegung, wenn sie länger an wechselnden Einsatzorten arbeiten.
Spesen für Lkw-Fahrer
Lkw-Fahrer haben Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand, wenn sie über 8 Stunden unterwegs sind. Bei mehrtägigen Fahrten beträgt die Pauschale 28 € pro Tag.
Lkw-Spesen 2025
- 14 € für Abwesenheiten über 8 bis 24 Stunden
- 28 € für Abwesenheiten ab 24 Stunden
Sind Spesen steuerfrei?
Ob Spesen steuerfrei sind, hängt von der Art der Erstattung ab:
- Verpflegungspauschalen: Bis zu einem festgelegten Betrag steuerfrei.
- Übernachtungskosten: Tatsächliche Ausgaben bleiben steuerfrei, wenn sie nachgewiesen werden.
- Auslöse auf Montage: Für längere Montageeinsätze gelten steuerfreie Verpflegungs- und Unterkunftspauschalen.
Falls der Arbeitgeber keine Spesen zahlt, können Arbeitnehmer diese in der Steuererklärung geltend machen.
Spesen: Bereiche im steuerlichen Vergleich
| Bereich | Beispiele für Spesen | Steuerliche Behandlung |
| Geschäftsreise | Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten | Teilweise steuerfrei |
| Bank | Gebühren für Überweisungen, Kontoführung | Nicht steuerfrei |
| Montageeinsatz | Unterkunft, Fahrtkosten, Verpflegung | Oft steuerfrei |
Ab wann wird die Verpflegungspauschale 2025 gekürzt?
Die Verpflegungspauschale wird gekürzt, wenn Mahlzeiten kostenlos bereitgestellt werden. Die Kürzung beträgt:
- 20 % für das Frühstück
- 40 % für das Mittag- oder Abendessen
Kürzungsbeispiele 2025
| Dauer der Abwesenheit | Frühstück | Mittag- oder Abendessen |
| 8 – 24 Stunden | 2,80 € | 5,60 € |
| Über 24 Stunden | 5,60 € | 11,20 € |
Spesen Beispiel:
Ein Arbeitnehmer unternimmt eine 4-tägige Dienstreise innerhalb Deutschlands.
| Tag | Beschreibung | Verpflegungspauschale |
| Tag 1 | Anreise | 14 € |
| Tag 2 | Voller Arbeitstag | 28 € |
| Tag 3 | Voller Arbeitstag, Kunde bezahlt Mittagessen | 16,80 € |
| Tag 4 | Rückreise | 14 € |
| Spesen gesamt | 72,80 € | |
Häufige Fragen zum Thema: Was sind Spesen?
Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen?
Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zur Spesenzahlung. Jedoch legen Tarifverträge oder betriebliche Vereinbarungen häufig Vorschriften für die Erstattung von Reise-und Verpflegungskosten fest.
Spesen: Arbeitgeber oder Finanzamt – wer zahlt?
Spesen werden meist vom Arbeitgeber erstattet. Falls nicht, können Arbeitnehmer die Kosten in der Steuererklärung geltend machen.
Wann wird die Verpflegungspauschale gekürzt?
Bei Spesen für die Verpflegung wird die Pauschale um 20 % fürs Frühstück und 40 % fürs Mittag- oder Abendessen gekürzt, wenn Mahlzeiten kostenlos zur Verfügung gestellt werden.