Mandantenfähigkeit bedeutet, dass eine Software mehrere unabhängige Mandanten verwalten kann, ohne dass Daten vermischt werden. Dadurch ist eine zentrale Verwaltung möglich, ohne separate Installationen für jeden Mandanten.
Buchhaltungssoftware mit Mandantenfähigkeit
Viele moderne Buchhaltungsprogramme sind mandantenfähig. Jede Einheit bleibt organisatorisch und datenschutzrechtlich getrennt, aber alle Daten sind zentral abrufbar. Damit können mehrere Kunden gleichzeitig verwaltet werden.
Vorteile für Buchhaltungsabteilungen und Steuerkanzleien
Wenn eine Software mandantenfähig ist, ergeben sich viele Vorteile für Kanzleien. Dazu gehören:
- Verwaltung mehrerer Mandanten in einer einzigen Plattform.
- Klare Trennung der Buchhaltungsdaten für maximale Datensicherheit.
- Keine separate Installation für verschiedene Mandanten notwendig.
- Rechtssicherheit bei Vorschriften wie DSGVO
Lohnprogramm “mandantenfähig” – was bedeutet das?
Auch Lohnabrechnungsprogramme können mit einer Mandantenfähigkeit ausgestattet sein. Das bedeutet, dass Dienstleister oder große Unternehmen mit nur einer einzigen Software Lohn- und Gehaltsabrechnungen für mehrere Abteilungen und Standorte verwalten können.
Vorteile einer mandantenfähigen Software
Vor allem Unternehmen, die mit einer großen Anzahl an Mandanten arbeiten, profitieren von einer mandantenfähigen Software. Zu den größten Vorteilen gehören:
- Zentrale Verwaltung: Alle Mandanten und deren Daten werden übersichtlich in einem einzigen System verwaltet.
- Effizienzsteigerung: Keine separate Software oder doppelte Dateneingabe nötig.
- Kostensenkung: Reduzierter Wartungsaufwand und geringere IT-Kosten durch eine zentrale Lösung.
- Sichere Mandantentrennung: Datenschutzkonforme Speicherung und Verarbeitung aller Daten.
Mandantenfähigkeit und Datenschutz: Wichtige Anforderungen
Damit eine Software als mandantenfähig gelten darf, müssen bestimmte Anforderungen zum Datenschutz erfüllt sein:
- Strikte Trennung der Mandantendaten: Jeder Mandant darf nur auf seine eigenen Daten zugreifen können.
- DSGVO-Konformität: Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Darunter fallen unter anderem das Recht auf Widerspruch oder die gesetzlichen Löschfristen.
- Rechte- und Rollenverteilung: Zugriffskontrollen sorgen dafür, dass Mitarbeiter nur die Daten einsehen können, die sie für ihre unmittelbare Aufgabenbewältigung auch benötigen. Alle anderen Zugänge sollten rollenbasiert und nur bei Bedarf zugewiesen werden können.
Mandantenfähige und nicht-mandantenfähige Software im Vergleich
| Merkmal | Mandantenfähige Software | Nicht-mandantenfähige Software |
| Verwaltung mehrerer Mandanten | ✅ Ja | ❌ Nein |
| Datenschutz | Hohe Trennung | Separate Instanzen nötig |
| Kostenersparnis | Weniger IT-Aufwand | Mehrfache Installationen nötig |
| Effizienz | Zentrale Verwaltung | Mehrfache Datenhaltung erforderlich |
Praxisbeispiel: Mandantenfähigkeit in der Buchhaltung
Nehmen wir an, ein Steuerberater verwaltet die Buchhaltung für 20 verschiedene Unternehmen.
Ohne Mandantenfähigkeit:
- benötigt der Steuerberater für jedes Unternehmen eine eigene Buchhaltungssoftware.
- muss er alle Daten manuell synchronisieren oder exportieren.
Mit Mandantenfähigkeit:
- reicht ihm eine Software für alle Mandanten aus.
- schafft er eine klare Trennung der Buchhaltungsdaten mit einer einfachen Verwaltung.
Für Steuerberater und Finanzdienstleister sollte die Mandantenfähigkeit bei der Auswahl eines Software-Anbieters somit eine entscheidende Rolle spielen.
Häufige Fragen zum Thema Mandantenfähigkeit
Welche Unternehmen profitieren von einer mandantenfähigen Software?
Vor allem profitieren Steuerkanzleien und Dienstleister, die mit mehreren Kunden arbeiten. Auch größere Unternehmen mit mehreren Standorten nutzen diese Funktion.
Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten für Mandantenfähigkeit?
Laut DSGVO müssen Mandantendaten streng voneinander getrennt und sicher gespeichert werden. Eine klare Rechtevergabe stellt sicher, dass kein unbefugter Zugriff erfolgt.
Ist jede Buchhaltungssoftware in Deutschland automatisch mandantenfähig?
Nein, denn auch in Deutschland sind viele Standardlösungen nur für einzelne Unternehmen ausgelegt. Eine mandantenfähige Buchhaltungs- oder Steuerberater Software muss darauf spezialisiert sein, mehrere Mandanten gleichzeitig und datenschutzkonform zu verwalten.