Eine Betriebsprüfung ist die Überprüfung der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Angaben eines Unternehmens durch Behörden. Ziel ist es, die korrekte Abgabe von Steuern und Beiträgen sicherzustellen sowie Unregelmäßigkeiten aufzudecken. Diese Prüfung betrifft sowohl Unternehmen als auch Kleinunternehmer und Selbstständige.
Arten von Betriebsprüfungen: Finanzamt und Rentenversicherung
In Deutschland gibt es zwei Behörden, die Betriebsprüfungen in Unternehmen durchführen: Die gesetzliche Rentenversicherung und das Finanzamt.
Was ist eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt?
Das Finanzamt prüft Steuererklärungen und Buchhaltungsunterlagen, um sicherzustellen, dass Einkommens-, Umsatz- und Gewerbesteuern korrekt angegeben wurden. Dieses Vorgehen soll sicherstellen, dass Unternehmen keine Steuern hinterziehen oder Bilanzen fälschen können.
Was ist eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung?
Die Rentenversicherung kontrolliert, ob Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitnehmer ordnungsgemäß berechnet und abgeführt wurden. Dabei werden insbesondere Gehaltsabrechnungen und Beitragsnachweise kontrolliert. Außerdem werden Aufträge an Freelancer oder Freiberufler auf Scheinselbstständigkeit überprüft.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Eine Betriebsprüfung lässt sich grob in drei Schritte einteilen: Die Ankündigung, die Prüfung und der Abschluss.
- Ankündigung: Die Behörde informiert in der Regel vier bis sechs Wochen schriftlich über die geplante Prüfung.
- Prüfung: Die Prüfung selbst kann entweder vor Ort, digital oder beim Steuerberater des Unternehmens stattfinden. Das Finanzamt prüft Unterlagen wie Steuerunterlagen, Rechnungen, Kontoauszüge und Kaufverträge. Die Rentenversicherung konzentriert sich dagegen auf Gehaltsabrechnungen, Beitragsnachweise und Arbeitsverträge.
- Abschluss: Die Behörde dokumentiert die Ergebnisse der Prüfung in einem Abschlussbericht. Bei Unstimmigkeiten können Nachzahlungen oder Strafen verhängt werden.
Wie oft kann eine Betriebsprüfung stattfinden?
Wie oft eine Betriebsprüfung durchgeführt werden kann, hängt von mehreren Faktoren ab. Große Unternehmen werden allgemein häufiger geprüft als Kleinunternehmen. Auch die Branche und frühere Auffälligkeiten entscheiden darüber, wie häufig Behörden eine Betriebsprüfung ankündigen.
Wie lange rückwirkend werden Unterlagen geprüft?
Die Verjährungsfristen bei einer Betriebsprüfung sind in § 193 in der Abgabenordnung geregelt. Es gelten folgende Regeln
- Steuervergehen werden bis zu 10 Jahre rückwirkend überprüft
- Beiträge zur Sozialversicherung können 3 bis 5 Jahren rückwirkend eingefordert werden
Aufbewahrungsfristen nach einer Betriebsprüfung
Damit Finanzämter und die Rentenversicherung die Unterlagen bei einer Betriebsprüfung auswerten kann, gelten folgende Aufbewahrungsfristen für Dokumente:
| Unterlagenart | Aufbewahrungsfrist |
| Steuerunterlagen | 10 Jahre |
| Sozialversicherungsunterlagen | 6 Jahre |
| Gehaltsabrechnungen | 10 Jahre |
Nachzahlungen und Strafen nach einer Betriebsprüfung
Werden bei einer Betriebsprüfung Fehler festgestellt, müssen Unternehmen Nachzahlungen von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge ableisten. Sollten Behörden der Meinung sein, dass ein Unternehmen bewusst falsche Angaben gemacht hat, drohen zusätzlich hohe Strafzahlungen und rechtliche Konsequenzen. Die Höhe der Zahlungen richtet sich immer nach dem Umfang und der Schwere des Vergehens.
Häufige Fragen zur Betriebsprüfung
Was wird bei einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung geprüft?
Bei einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung prüfen Experten die Richtigkeit von Gehaltsabrechnungen, Beitragsnachweisen und die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung bei Kleinbetrieben?
Je nach Umfang und Komplexität sind Betriebsprüfungen bei Kleinunternehmen meistens nach 1 bis 3 Tagen abgeschlossen.
Was passiert, wenn Unterlagen bei einer Betriebsprüfung fehlen?
Fehlende Unterlagen können dazu führen, dass Schätzungen vorgenommen werden, die oft zu höheren Nachzahlungen von Steuern und Abgaben führen. Denn Unternehmen sind verpflichtet, ihre Aufbewahrungspflichten einzuhalten, damit Betriebsprüfungen reibungslos verlaufen können.