7 wichtige Schritte zur Automatisierung von Steuerkanzlei-Workflows

Aufgaben in der Steuerberatung, wie Dateneingabe und Rechnungsstellung erfordern Genauigkeit, was das Potenzial für menschliche Fehler erhöht. Andere Aufgaben, wie das Verfassen von E-Mails und die Dokumentenorganisation, beanspruchen oft mehr Zeit als erwartet, was die Aufrechterhaltung der Effizienz erschweren kann.

Durch Automatisierung können solche Kanzleiaufgaben zuverlässig und effizient erledigt werden, wodurch Zeit frei wird für:

• Das Steigern des Werts Ihrer Dienstleistungen
• Das Anbieten zusätzlicher Dienstleistungen
• Die Erhöhung Ihrer Kapazität für mehr Mandanten

Wie können Sie Automatisierung erfolgreich umsetzen? Hier sind sieben wichtige Schritte zur Automatisierung Ihrer Steuerkanzlei-Workflows, von der Planung bis zur Optimierung.

Schritt 1: Übersicht über aktuelle Workflows erstellen

Unabhängig davon, ob Sie Steuererklärungen, Buchhaltung, Gehaltsabrechnungen oder andere Kanzleiverwaltungsprozesse erledigen, ist die Erstellung einer Übersicht Ihres Kanzlei-Workflows von Anfang bis Ende ein wichtiger erster Schritt für die effektive Umsetzung der Automatisierung.

Insgesamt sollte Ihre Prozesslandkarte einen klaren Überblick über Ihren aktuellen Arbeitsablauf geben – wählen Sie also einen Ansatz, der für Sie funktioniert. Sie können Ihren Prozess horizontal oder vertikal abbilden und Farben und Symbole verwenden, um verschiedene Schritte, z. B. alternative Prozesse, leicht voneinander zu unterscheiden.

Schritt 2: Ineffiziente Prozesse identifizieren

Nach der Festlegung Ihres Arbeitsablaufs besteht der nächste Schritt darin, ineffiziente Bereiche zu ermitteln. Dabei kann es sich um sich wiederholende oder zeitaufwändige manuelle Prozesse handeln, aber auch um Engpässe, die zu Verzögerungen führen oder Sie an der Erledigung einer Aufgabe hindern.

Dazu gehören beispielsweise das Verfassen und Versenden von E-Mails, die Rechnungsstellung, das Sammeln und Ordnen von Dokumenten, die Berichterstellung oder jede Art der manuellen Dateneingabe. Durch die Identifizierung von Ineffizienzen in Ihrem Arbeitsablauf erhalten Sie ein besseres Verständnis für potenzielle Prozesse, die sich zu automatisieren lohnen.

Schritt 3: Die richtige Automatisierungssoftware auswählen

Die beste Automatisierungssoftware für Ihre Kanzlei auszuwählen, kann herausfordernd sein, aber letztlich kommt es darauf an, ein Tool zu finden, das alle Ihre ineffizienten Prozesse – die Sie vielleicht schon früher identifiziert haben – effektiv automatisiert.

Informieren Sie sich über verschiedene Steuerberatersoftware für das Management von Kanzlei-Workflows, die Ihren Anforderungen entspricht, und berücksichtigen Sie dabei wichtige Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit, Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit, Sicherheitsfunktionen und Compliance. 

Bei der endgültigen Entscheidung kann es hilfreich sein, die Vor- und Nachteile der Software abzuwägen, Nutzerbewertungen zu prüfen und die Meinung von Kanzleimitarbeitenden oder Kollegen einzuholen.

Schritt 4: Automatisierungen einrichten und testen

Nach der Implementierung Ihrer Automatisierungssoftware beginnen Sie mit der Konfiguration und dem Testen verschiedener Automatisierungen. Viele Softwaretools bieten Anleitungen zur Verwendung ihrer Automatisierungsfunktionen oder Vorlagen für die Automatisierung, die Sie testen und anpassen können. Daher ist es am einfachsten, diese zu nutzen, um loszulegen.

Testen Sie zunächst einfache Automatisierungen, bevor Sie zu komplexen Automatisierungen übergehen, die in der Regel zusätzliche Regeln und Logik erfordern. Wenn Sie ein umfassenderes Verständnis für die Funktionsweise der Automatisierungsfunktionen erlangen, können Sie damit beginnen, sie auf weitere Ihrer Kanzleiprozesse anzuwenden.

Schritt 5: Mitarbeitende zum Thema Automatisierung schulen

Wenn Sie Mitarbeitende haben, ist es wichtig, dass diese auch verstehen, wie die von Ihnen implementierte Automatisierungssoftware verwendet wird. Dazu gehört auch, dass sie verstehen, wie die Automatisierungsfunktionen funktionieren und wie die Automatisierungen angepasst werden können, um einzelne Arbeitsabläufe zu verbessern.

Weisen Sie Ihre Kanzleiangestellten auf alle relevanten Leitfäden, Schulungsvideos und Schulungskurse hin, die die Software zu bieten hat. Bitten Sie sie gleichzeitig um Feedback dazu, wie sich die Automatisierung am besten in ihre Arbeitsabläufe und andere manuelle Prozesse, die automatisiert werden könnten, einfügt.

Schritt 6: Performance überwachen

Nach der Einrichtung der Workflow-Automatisierung können Sie mit der Überwachung der Performance Ihres neuen überwachten Kanzlei-Workflows beginnen. Dies sollte in regelmäßigen Abständen erfolgen, da Sie so verwertbare Daten erhalten, die Sie an verschiedenen Leistungskennzahlen (KPIs) sowie an Ihrer Kapitalrendite (ROI) messen können.

Zu den wichtigsten Beispielen für Automatisierungs-KPIs gehören Zeitersparnis, Kosteneinsparungen, Fehlerquote und Mitarbeiterproduktivität. Insgesamt geht es darum zu analysieren, ob die von Ihnen eingerichteten Automatisierungen Ihrem Workflow zugutekommen oder nicht so gut funktionieren, wie Sie ursprünglich dachten.

Schritt 7: Automatisierungen optimieren

Der letzte Schritt ist ein kontinuierlicher: Sie müssen Ihre Workflow-Automatisierungen regelmäßig bewerten und optimieren, um die Effizienz zu steigern.

Nutzen Sie regelmäßige Daten zur Performance als Wegweiser für die Entscheidungsfindung, holen Sie sich Feedback von Mitarbeitenden und Mandanten ein, um zu erfahren, was verbessert werden kann, und halten Sie sich stets über die neuesten Automatisierungstrends und bewährten Verfahren auf dem Laufenden.

Je mehr Automatisierungen Sie in Ihre Prozesse integrieren, desto mehr Möglichkeiten werden Sie entdecken, wie Sie die Automatisierung nutzen können, um die Abläufe in Ihrer Kanzlei zu optimieren – und sich größere Ziele in Bezug auf Produktivität, Kosteneinsparungen und Wachstum zu setzen.

Schlussfolgerung 

Die Automatisierung Ihrer Kanzlei-Workflows kann große Vorteile mit sich bringen, wie z. B. eine verbesserte Effizienz, eine höhere Mandantenzufriedenheit und eine größere Kapazität für das Wachstum der Kanzlei. Wie bei jedem neuen Prozess ist es jedoch wichtig, einen Plan zu haben.

Denken Sie zum Schluss daran, dass Automatisierung nur eine Möglichkeit ist, Ihre Kanzlei-Abläufe zu verbessern. Durch die Implementierung von Automatisierung mit einer Kanzleimanagement-Software wie TaxDome können Sie auch die Zusammenarbeit unter Ihren Mitarbeitenden fördern, die Entscheidungsfindung durch Echtzeit-Datenberichte verbessern, das Erlebnis für Ihre Mandanten optimieren und vieles mehr.

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