7 viktige trinn for automatisere av workflows i regnskapet

Regnskapsoppgaver som dataregistrering og fakturering krever nøyaktighet, noe som øker risikoen for menneskelige feil. Andre oppgaver, som å skrive e-post og skjemaer, tar ofte mer tid enn forventet, noe som kan gjøre det vanskelig å opprettholde effektiviteten.

Takket være automatisering kan slike regnskapsoppgaver utføres på en pålitelig og effektiv måte, noe som frigjør tid slik at du kan:

• Forbedre verdien av tjenestene dine
• Tilby tilleggstjenester
• Øke din kapasitet til å ta imot flere kunder

Så hvordan implementerer du automatisering på en vellykket måte? Her er syv viktige trinn for automatisering av workflow i regnskapsbransjen, fra planlegging til optimalisering.

Trinn 1: Kartlegg din nåværende workflow

Enten du jobber med skattearbeid, bokføring, lønn eller annet regnskapsarbeid, er det å kartlegge din regnskapsworkflow fra start til slutt et viktig første skritt for å implementere automatisering på en effektiv måte.

Totalt sett bør prosesskartet gi deg en klar oversikt over din nåværende workflow – så velg en tilnærming som fungerer for deg. Du kan kartlegge prosessen horisontalt eller vertikalt, og bruke farger og symboler for å enkelt skille mellom ulike trinn, for eksempel alternerende prosesser.

Trinn 2: Identifiser ineffektive prosesser 

Når workflowen din er kartlagt, er neste trinn å finne de ineffektive områdene. Dette kan være repetitive eller tidkrevende manuelle prosesser, samt flaskehalser som forårsaker forsinkelser eller hindrer deg i å fullføre en oppgave.

Noen av disse kan være skriving og sending av e-post, fakturering, innsamling og skjemaer, rapportering eller annen manuell dataregistrering. Ved å identifisere eventuelle ineffektiviteter i workflowen din, får du en bedre forståelse av potensielle prosesser som er verdt å automatisere.

Trinn 3: Velg riktig automatiseringsprogramvare

Det kan være overveldende å plukke ut den beste automatiseringsprogramvaren for firmaet ditt, men til syvende og sist handler det om å finne et verktøy som effektivt automatiserer alle dine ineffektive prosesser – de du kanskje har identifisert tidligere.

Undersøk ulike workflow-programmer for regnskap Undersøk ulike workflow-programmer for regnskap med utgangspunkt i dine behov, samtidig som du tar hensyn til viktige faktorer som brukervennlighet, tilpasningsmuligheter, skalerbarhet, integrasjoner, sikkerhetsfunksjoner og compliance. 

Når det er på tide å ta en endelig beslutning, kan det være nyttig å veie programvarens fordeler og ulemper opp mot hverandre, sjekke brukeranmeldelser og innhente meninger fra medlemmer av firmaet eller kolleger.

Trinn 4: Sett opp og test automatiseringene dine

Når du har implementert automatiseringsprogramvaren, kan du begynne å konfigurere og teste ulike automatiseringer. Mange programvareverktøy tilbyr veiledninger i hvordan du bruker automatiseringsfunksjonene eller automatiseringsmaler som du kan teste ut og tilpasse, så den enkleste måten å komme i gang på er å dra nytte av disse.

Du bør først teste ut enkle automatiseringer før du går videre til komplekse automatiseringer som vanligvis krever flere regler og mer logikk. Etter hvert som du får en bredere forståelse av hvordan automatiseringsfunksjonene fungerer, kan du begynne å bruke dem på flere av prosessene dine.

Trinn 5: Lær opp personalet i bruk av automatisering

Hvis du har ansatte, er det viktig at de også forstår hvordan de skal bruke automatiseringsprogramvaren du har implementert. Dette inkluderer å forstå hvordan automatiseringsfunksjonene fungerer og hvordan man tilpasser automatiseringene for å forbedre individuelle workflows.

Henvis firmaets medlemmer til relevante veiledninger, opplæringsvideoer og kurs som programvaren tilbyr. Be samtidig om tilbakemelding på hvordan automatiseringen best passer inn i deres workflow og andre manuelle prosesser som kan automatiseres.

Trinn 6: Følg med på ytelse

Med automatisering av workflowens satt opp, kan du begynne å overvåke ytelsen til de nylig automatiserte prosessene dine. Dette bør gjøres med jevne mellomrom, ettersom det vil gi deg data som du kan måle opp mot ulike nøkkelindikatorer for ytelse (KPI-er), samt avkastningen på investeringen (ROI).

Noen sentrale eksempler på KPI-er for automatisering er tidsbesparelser, kostnadsbesparelser, feilrate og personalproduktivitet. Alt i alt er målet å analysere om automatiseringene du har satt opp, er til nytte for prosessene dine, eller om de ikke fungerer så godt som du først trodde.

Trinn 7: Optimaliser automatiseringene dine

Det siste trinnet er kontinuerlig; her handler det om å regelmessig vurdere og optimalisere automatiseringen av workflowen din for å oppnå økt effektivitet.

Bruk regelmessige ytelsesdata som grunnlag for beslutninger, innhent tilbakemeldinger fra ansatte og kunder for å få innsikt i hva som kan forbedres, og hold deg alltid oppdatert på de nyeste automatiseringstrendene og beste praksis.

Etter hvert som du innlemmer flere automatiseringer i prosessene dine, vil du også oppdage flere måter du kan bruke automatisering på for å effektivisere driften av firmaet ditt – og sette deg større mål for produktivitet, kostnadsbesparelser og vekst.

Konklusjon

Automatisering av workflows i regnskapsføring kan gi store fordeler som økt effektivitet, større kundetilfredshet og bedre kapasitet for vekst i firmaet – men i likhet med alle nye prosesser er det viktig å ha en slagplan.

Til slutt, husk at automatisering bare er én måte du kan forbedre driften av firmaet ditt på. Ved å implementere automatisering med programvare for virksomhetsstyring, som TaxDome, kan du også styrke teamsamarbeidet, bolstre beslutningsgrunnlaget med rapportering av sanntidsdata, forbedre kundeopplevelsen og mye mer.

Prøv TaxDome gratis i dag og oppdag hvordan den kraftige automatiseringen av workflows kan effektivisere firmaets manuelle prosesser – og spare deg for tid.