7 passos fundamentais para automatizar o fluxo de trabalho contábil

As tarefas contábeis, como a entrada de dados e o faturamento, exigem precisão, o que aumenta a possibilidade de erro humano. Outras tarefas, como redigir e-mails e organizar documentos, geralmente consomem mais tempo do que o esperado, o que pode dificultar a eficiência.

Graças à automatização, as tarefas contábeis desse gênero podem ser concluídas de forma eficiente e segura, permitindo a você liberar tempo para:

• Melhorar o valor de seus serviços
• Oferecer serviços adicionais
• Aumentar sua capacidade de atender a mais clientes

Como você implementa a automatização? Apresentamos sete passos fundamentais para automatizar seus fluxos de trabalho contábeis, do planejamento à otimização.

1º passo: mapeie seu fluxo de trabalho atual

Quer você faça a preparação de impostos, escrituração contábil, folha de pagamento ou qualquer outro trabalho de contabilidade, o mapeamento do seu fluxo de trabalho contábil desde o início até o fim é um primeiro passo importante para a implementação eficaz da automatização.

De modo geral, o seu mapeamento de processos deve fornecer uma visão geral clara do seu fluxo de trabalho atual, então adote uma abordagem que seja adequada para você. Você pode mapear seu processo horizontal ou verticalmente e usar cores e símbolos para distinguir facilmente as diferentes etapas, como processos alternativos.

2º passo: identificar processos ineficientes 

Com seu fluxo de trabalho mapeado, a próxima etapa é identificar as áreas ineficientes. Elas podem ser processos manuais repetitivos ou que demandam muito tempo, inclusive congestionamentos que causam atrasos ou impedem a conclusão de uma tarefa.

Alguns desses processos podem incluir escrever e enviar e-mails, faturar, coletar e organizar documentos, gerar relatórios ou qualquer tipo de entrada manual de dados. Ao identificar as ineficiências em seu fluxo de trabalho, você terá uma melhor compreensão dos possíveis processos que devem ser automatizados.

3º passo: escolha o software de automatização correto

Identificar o melhor software de automatização para a sua empresa pode ser uma tarefa árdua, porém no final o que importa é encontrar uma ferramenta que automatize de forma eficaz todos os seus processos ineficientes, aqueles que você identificou anteriormente.

Pesquise diferentes softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho contábil com suas necessidades em mente, considerando fatores importantes como facilidade de uso, personalização, escalabilidade, integrações, recursos de segurança e conformidade.

Na hora de tomar uma decisão final, é útil avaliar os prós e os contras do software, verificar as avaliações dos usuários e buscar opiniões de membros da empresa ou colegas.

4° passo: configure e teste suas automatizações

Após implementar seu software de automatização, comece a configurar e testar as diferentes automatizações. Várias ferramentas de software oferecem guias sobre como usar seus recursos de automatização ou modelos a serem testados e personalizados, então aproveitar essas vantagens é a maneira mais fácil de começar.

Em um primeiro momento, teste automatizações simples antes de passar para automatizações complexas que normalmente exigem regras e lógica adicionais. À medida que você adquire uma compreensão mais ampla de como os recursos de automatização operam, você pode começar a aplicá-los a um número maior de processos.

5° passo: treine a equipe para usar a automatização

Caso tenha funcionários, é essencial que eles também entendam como usar o software de automatização que você implementou. Isso inclui entender como os recursos de automatização funcionam e como personalizar as automatizações para melhorar os fluxos de trabalho individuais.

Indique aos membros de sua empresa os guias, vídeos educativos e cursos de treinamento relevantes que o software tem a oferecer. Simultaneamente, peça o feedback deles sobre como a automatização será melhor adaptada aos seus fluxos de trabalho e a outros processos manuais que poderiam ser automatizados.

6º passo: monitorar o desempenho

Após configurar as automatizações do fluxo de trabalho, comece a monitorar o desempenho de seus processos recém-automatizados. Isso deve ser feito em períodos regulares, pois fornecerá dados acionáveis que podem ser medidos com base em vários indicadores-chave de desempenho (KPIs), bem como no retorno sobre o investimento (ROI).

Entre os principais exemplos de KPIs de automatização estão a economia de tempo, a economia de custos, a taxa de erros e a produtividade da equipe. Em resumo, o objetivo é analisar se as automatizações que você configurou estão beneficiando seus processos ou se não estão funcionando tão bem quanto você pensava inicialmente.

7º passo: otimize suas automatizações

O último passo deve ser contínuo, ou seja, avaliar e otimizar regularmente as automatizações do seu fluxo de trabalho para aumentar a eficiência.

Use dados de desempenho regulares como indicadores para a tomada de decisões, obtenha feedback da equipe e dos clientes para obter insights sobre o que pode ser melhorado e mantenha-se sempre atualizado sobre as últimas tendências e práticas recomendadas de automatização.

Ao incorporar mais automatizações em seus processos, você também descobrirá mais maneiras de utilizar a automatização para otimizar as operações de sua empresa e definir metas maiores de produtividade, economia de custos e crescimento.

Conclusão 

A automatização de seus fluxos de trabalho contábil pode oferecer benefícios importantes, como maior eficiência, maior satisfação do cliente e maior capacidade de crescimento da empresa – mas, como em qualquer novo processo, é importante começar com um plano estratégico.

Para finalizar, lembre-se de que a automatização é apenas uma das maneiras de melhorar as operações de sua empresa. Ao implementar a automatização com um software de gerenciamento, como TaxDome, você também consegue aumentar a colaboração da equipe, melhorar a tomada de decisões com relatórios de dados em tempo real, aprimorar a experiência do cliente e muito mais.

Experimente TaxDome gratuitamente hoje mesmo para descobrir como suas poderosas automatizações de fluxo de trabalho poderão acelerar os processos manuais de sua empresa e economizar seu tempo.