Évoluer sans effort en déléguant la gestion de l’équipe à TaxDome par le biais d’automatisations basées sur les rôles

Au fur et à mesure que votre équipe s’agrandit, la complexité s’accroît. Lorsque vous ne travaillez qu’avec quelques employés, il est facile de suivre l’évolution de leurs compétences – vous savez exactement qui est le plus apte à effectuer le travail et vous n’avez pas l’impression d’être débordé.

Mais lorsque votre équipe s’agrandit, l’affectation manuelle devient rapidement insoutenable. Qui s’occupe de quoi ? Tout est-il attribué correctement ? Soudain, ce qui ne prenait que quelques minutes prend des heures.

C’est là que notre nouvelle section « Rôles » et nos automatisations basées sur les rôles entrent en jeu. Grâce à une attribution claire des tâches, votre équipe fournit un service précis et ponctuel qui satisfait les clients et permet à votre cabinet de fonctionner comme une horloge.

Clarifier la structure de votre équipe

Considérez la nouvelle section « Rôles » comme la carte des compétences de votre cabinet.

Pour chaque fonction exercée par votre équipe, vous pouvez créer un rôle standardisé, tel que « Comptable » ou « Réviseur ». Ces rôles facilitent l’attribution des tâches aux bons spécialistes et permettent de s’assurer qu’ils connaissent leur rôle dans le processus.

Fini les solutions disparates avec des tags distincts pour chaque employé ou des modèles reflétant la structure de votre équipe. Désormais, vous pouvez attribuer des rôles directement aux comptes des clients. 

Prenons l’exemple d’un petit cabinet. Vous pourriez lui attribuer des rôles tels que « comptable », « conseiller fiscal » et « spécialiste de la paie » afin de vous assurer que tous ses besoins sont couverts. Au lieu de deviner qui est responsable de quoi et quand intervenir, votre équipe peut se concentrer sur son travail en toute confiance, et les clients reçoivent toujours l’attention qu’ils méritent.

Les rôles peuvent être attribués au sein de chaque profil de client ou en masse par le biais d’une importation à partir d’une feuille de calcul. Les attributions en bloc directement via l’interface seront bientôt disponibles. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau service, comme le traitement de la paie, vous pourrez rapidement appliquer le rôle de « spécialiste de la paie » à tous les comptes concernés sans perturber les flux de travail existants.

Comment intégrer les rôles dans votre flux de travail

Une fois la structure de votre équipe établie, TaxDome va encore plus loin pour assurer la flexibilité et l’efficacité de vos flux de travail, quel que soit le caractère unique ou dynamique de vos processus.

Pour s’assurer que les tâches sont assignées aux bonnes personnes, les rôles peuvent être utilisés comme variables. Ainsi, lorsque des tâches sont créées, elles peuvent être assignées au « comptable » assigné au compte au lieu d’avoir une tâche distincte pour chacun de vos comptables, ce qui réduit la redondance dans les modèles de tâches. 

Et comme les membres de l’équipe ont souvent plusieurs casquettes, les rôles sont conçus pour s’adapter. Un membre de l’équipe peut assumer plus d’un rôle au sein d’un même compte – par exemple, à la fois « comptable » et « paie » – ou occuper des rôles différents sur plusieurs comptes. Cette flexibilité vous permet de vous adapter à l’évolution de la charge de travail et à la dynamique de l’équipe sans perdre de temps.

Déléguer plus intelligemment grâce à l’automatisation

Les rôles ne vous aident pas seulement à organiser votre équipe, ils sont la base d’automatisations intelligentes qui permettent à votre flux de travail de se dérouler sans intervention manuelle.

Voici comment cela fonctionne : lorsqu’un projet passe à l’étape « Préparation », l’automatisation crée non seulement une tâche pour un « Préparateur fiscal », mais l’attribue aussi instantanément au membre de l’équipe responsable de ce compte avec le rôle de « Préparateur fiscal » – sans étapes supplémentaires ou devinettes. L’avantage est que vous pouvez avoir moins de modèles, puisqu’un modèle peut être appliqué à plusieurs personnes.

Désormais, au lieu de passer du temps à déterminer qui doit prendre en charge la tâche suivante, votre équipe peut se plonger directement dans son travail. Grâce à l’automatisation, il n’y a pas de confusion, pas de missions manquées et pas de perte de temps.

Ce transfert transparent élimine les retards, réduit le risque d’erreur humaine et permet à votre équipe de se concentrer sur la réalisation d’un travail précis et de qualité, sans être accaparée par des tâches administratives.

TaxDome est conçu pour vous

Chez TaxDome, nous créons des solutions sur mesure pour répondre aux défis auxquels votre cabinet est confronté aujourd’hui, tout en vous préparant pour l’avenir. Qu’il s’agisse de rationaliser les flux de travail, de gérer une équipe de plus en plus nombreuse ou de s’agrandir pour servir plus de clients, TaxDome vous donne les outils pour travailler plus intelligemment et plus facilement.

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