Crescere senza sforzo delegando la gestione del team a TaxDome grazie alle automazioni basate sui ruoli

Con la crescita del vostro team, cresce anche la complessità. Quando si lavora con solo un paio di dipendenti, è facile tenere traccia delle loro competenze specifiche: si sa esattamente chi è il più adatto per il lavoro e gestire tutto questo non risulta mentalmente pesante.

Ma quando il team si espande, l’assegnazione manuale diventa presto insostenibile. Chi gestisce cosa? Tutto è stato assegnato correttamente? Improvvisamente, ciò che prima richiedeva pochi minuti ora richiede delle ore.

È qui che entrano in gioco la nuova sezione “Ruoli” e le automazioni basate sui ruoli. Grazie ad una chiara assegnazione dei task, il team offre un servizio accurato e puntuale che rende i clienti felici e lo studio efficiente.

Fare chiarezza sulla struttura del vostro team

Considerate la nuova sezione “Ruoli” come la mappa delle competenze della vostra azienda.

Per ogni funzione svolta dal vostro team, potete creare un ruolo standardizzato, come “contabile” o “revisore”. Questi ruoli semplificano l’assegnazione dei task agli specialisti giusti e garantiscono che conoscano la loro parte del processo.

Niente più soluzioni frammentarie con tag separati per ogni dipendente o modelli che rispecchiano la struttura del team. Ora è possibile assegnare i ruoli direttamente agli account dei clienti.

Prendiamo ad esempio un cliente con una piccola impresa. Potreste assegnare ruoli come “Contabile”, “Consulente fiscale” e “Specialista paghe” per assicurarvi che tutte le loro esigenze siano coperte. Invece di indovinare chi è responsabile di cosa e quando intervenire, il vostro team può concentrarsi sul proprio lavoro in tutta tranquillità e i clienti ricevono sempre l’attenzione che meritano.

I ruoli possono essere assegnati all’interno del profilo di ciascun cliente o in blocco attraverso l’importazione da un foglio di calcolo. Sono in arrivo anche le assegnazioni in blocco direttamente dall’interfaccia. Ad esempio, se state aggiungendo un nuovo servizio, come l’elaborazione delle buste paga, sarete in grado di applicare rapidamente il ruolo di “Specialista paghe” a tutti gli account pertinenti senza interrompere i workflow esistenti.

Come implementare i ruoli nel workflow

Una volta delineata la struttura del team, TaxDome compie un ulteriore passo avanti per mantenere i workflow flessibili ed efficienti, indipendentemente dall’unicità o dalla dinamicità dei processi.

Per assicurarsi che i task siano assegnati alle persone giuste, i ruoli possono essere utilizzati come variabili. In questo modo, quando vengono creati i task, questi possono essere assegnati al “contabile” di riferimento dell’account, invece di avere un task separato per ogni contabile, riducendo la ridondanza dei modelli di task.

Poiché i membri del team spesso ricoprono più mansioni, i ruoli sono progettati per adattarsi. Un membro del team può assumere più di un ruolo all’interno dello stesso account (ad esempio, sia “Contabile” che “Paghe”) o ricoprire ruoli diversi in vari account. Questa flessibilità consente di adattarsi ai cambiamenti dei carichi di lavoro e delle dinamiche del team senza perdere un colpo.

Delegare in modo più intelligente con l’automazione

I ruoli non servono solo a organizzare il vostro team, ma sono anche la base per le automazioni intelligenti che consentono di mantenere il workflow senza interventi manuali.

Ecco come funziona: quando un lavoro si sposta alla fase di “Preparazione”, l’automazione non solo crea un task per un “Preparatore fiscale”, ma la assegna immediatamente al membro del team responsabile di questo account con il ruolo di “Preparatore fiscale”, senza ulteriori passaggi o chiarimenti. Il vantaggio è che si possono avere meno modelli, poiché un modello può essere applicato a più persone.

Ora, invece di passare il tempo a capire chi deve occuparsi del task successivo, il vostro team può dedicarsi direttamente al lavoro. L’automazione garantisce che non ci sia confusione, che non si perdano incarichi e che non si perda tempo.

Questo semplice passaggio di consegne elimina i ritardi, riduce il rischio di errori umani e garantisce che il vostro team possa concentrarsi sulla realizzazione di un lavoro accurato e di alta qualità senza ingarbugliarsi in task amministrativi.

TaxDome è stato costruito per voi

In TaxDome creiamo soluzioni su misura per rispondere alle sfide che il vostro studio deve affrontare oggi, preparandovi al tempo stesso a ciò che verrà. Che si tratti di snellire i workflow, gestire un team in crescita o scalare per servire più clienti, TaxDome vi offre gli strumenti per lavorare in modo più intelligente, non più difficile.

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