Skaler uanstrengt ved å delegere teamledelse til TaxDome gjennom rollebaserte automatiseringer

Når teamet ditt vokser, øker også kompleksiteten. Når du bare jobber med noen få personer, er det enkelt å holde oversikt over deres unike ferdigheter – du vet nøyaktig hvem som er best egnet for et gitt prosjekt, og det føles ikke mentalt overveldende å skulle håndtere alt sammen.

Men etter hvert som teamet ditt utvides, blir manuell distribusjon raskt uholdbart. Hvem håndterer hva? Er alt tildelt riktig? Plutselig tar det som før tok minutter, nå timer.

Det er her vår nye “Roller”-seksjon og rollebaserte automatiseringer kommer inn i bildet. Med en krystallklar oversikt over hvem som eier hvilke oppgaver, kan teamet ditt levere nøyaktig service i tide, slik at kundene er fornøyde og firmaet ditt går som smurt.

Tydeliggjør strukturen i teamet ditt

Tenk på den nye “Roller”-seksjonen som firmaets kompetansekart.

For hver funktion, dit team udfører, kan du oprette en standardiseret rolle, såsom “Bogholder” eller “Auditor”. Disse roller gør det nemt at matche opgaver med de rigtige specialister og sikre, at de kender deres del af processen.

Nå er det slutt på lappeteppløsninger med separate tagger for hver ansatt eller maler som gjenspeiler teamstrukturen. Nå kan du tildele roller direkte til kundenes kontoer. 

Ta for eksempel en mindre forretningsdrivende kunde. Du kan tildele roller som “regnskapsfører”, “skatterådgiver” og “lønnsspesialist” for å sikre at alle behovene deres blir dekket. I stedet for å gjette hvem som er ansvarlig for hva og når de må steppe inn, kan teamet ditt trygt fokusere på arbeidet sitt, og kundene får alltid den oppmerksomheten de fortjener.

Roller kan tildeles i hver enkelt klientprofil eller som en massehandling gjennom import fra et regneark. Massetildelinger direkte gjennom grensesnittet kommer også snart. Hvis du for eksempel legger til en ny tjeneste som lønnsbehandling, vil du raskt kunne tildele rollen “Lønnsspesialist” til alle relevante kunder uten å påvirke eksisterende arbeidsflyter.

Slik implementerer du roller i workflowen din

Når teamstrukturen er etablert, går TaxDome et skritt videre for å sikre at arbeidsflyten er fleksibel og effektiv – uansett hvor unike eller dynamiske prosessene dine er.

For å sikre at oppgavene tildeles til de rette personene, kan roller brukes som variabler. På den måten kan oppgaver som opprettes, tilordnes den ansvarlige “bokholderen” for kunden i stedet for å ha en egen oppgave for hver av bokholderne, noe som reduserer overflødig arbeid med oppgavemaler.

Og siden teammedlemmer ofte har flere roller, er disse utformet slik at de kan tilpasses. Et teammedlem kan ha mer enn én rolle hos samme kunde – for eksempel både “bokholder” og “lønn” – eller ha ulike roller hos ulike kunder. Denne fleksibiliteten sikrer at du kan tilpasse deg varierende arbeidsmengder og teamdynamikk uten å miste oversikten på noe tidspunkt.

Smartere utlevering med automatisering

Roller hjelper deg ikke bare med å organisere teamet ditt – de er også grunnlaget for smarte automatiseringer, som sørger for at workflowen fungerer uten behov for manuell inngripen.

Slik fungerer det: Når et prosjekt flyttes til fasen “Forberedelse”, oppretter automatiseringen ikke bare en oppgave for en “Skatterådgiver”, men tildeler den også umiddelbart til det teammedlemmet som er ansvarlig for kunden med rollen “Skatterådgiver” – uten ekstra trinn eller gjetting. Fordelen med dette er at du kan ha færre maler – ettersom én mal kan brukes på mange personer.

I stedet for å bruke tid på å finne ut hvem som skal ta på seg neste oppgave, kan teamet gå rett i gang med arbeidet. Automatiseringen sørger for at det ikke oppstår forvirring, at ingen oppgaver blir oversett og at ingen tid går til spille.

Denne smidige arbeidsfordelingen gjør at du unngår forsinkelser, reduserer risikoen for menneskelige feil og sørger for at teamet ditt kan fokusere på å levere nøyaktig arbeid av høy kvalitet uten å bli oppslukt av administrative oppgaver.

TaxDome er laget for deg

Hos TaxDome skaper vi løsninger som er skreddersydd for å møte de utfordringene firmaet ditt står overfor i dag, samtidig som vi forbereder deg på det som kommer. Enten du skal effektivisere arbeidsflyten, administrere et voksende team eller skalere for å betjene flere kunder, gir TaxDome deg verktøyene du trenger for å jobbe smartere, ikke hardere.

Bli en del av de mer enn 10 000 firmaene over hele verden som bruker TaxDome til å transformere og optimalisere arbeidsprosessene sine, styrke teamene sine og skape arbeidsflyter som er bygget for langsiktig suksess.