Prenez le contrôle total de votre flux de travail : transformez les exceptions en processus transparents grâce à des statuts de projet personnalisés.

Les flux de travail sont rarement linéaires. Délais non respectés, tâches incomplètes, extensions inattendues – ces changements soudains peuvent compliquer même les flux les plus soigneusement planifiés. Mais que se passerait-il si votre flux de travail pouvait être aussi adaptable que votre cabinet ?

Avec les statuts de projet personnalisés, c’est possible. Vous pouvez désormais transformer les exceptions en règles uniques, personnalisables pour chaque client. Grâce aux statuts de travail personnalisés, vous pouvez gérer en toute transparence certaines parties de votre processus et vous assurer que chaque travail progresse comme vous le souhaitez.

Il ne s’agit pas seulement d’assurer le suivi – il s’agit de vous donner un contrôle total, quelle que soit la complexité des choses.

Maintenir les projets sur la bonne voie

La gestion des exceptions au flux de travail commence par la préservation de votre processus. Par défaut, les projets sont soit « actifs », soit « archivés », mais grâce aux statuts de projet personnalisés, vous pouvez désormais délimiter plus clairement l’état de votre travail sans en perturber le contexte ou le flux.

Au lieu de déplacer les projets hors de leurs étapes, vous pouvez attribuer un statut unique tel que « Informations manquantes » ou « Extension nécessaire » à tout projet qui en a besoin. De cette façon, le projet reste dans son étape d’origine, préservant ainsi l’ensemble de l’historique du flux de travail. Vous ne perdrez plus jamais de vue l’emplacement d’un projet et ne vous souciez plus de le remettre à l’étape correcte.

Nous sommes là pour vous aider, alors pour commencer, nous avons préchargé quelques statuts pour les scénarios les plus courants. Cependant, la véritable puissance de ce système réside dans la personnalisation. Les statuts personnalisés de projet sont à la hauteur de leur nom, et vous pouvez créer autant de statuts uniques que votre cabinet en a besoin.

Voir ce qui est important quand c’est important

Dans un pipeline partagé, les priorités peuvent s’estomper. Quelles sont les tâches en attente ? Sur quoi faut-il travailler tout de suite ? Avec des statuts personnalisés de projet, il est facile de s’en rendre compte d’un seul coup d’œil.

Avec des arrière-plans uniques et des barres d’état claires, les tâches en attente se distinguent, ce qui permet à votre équipe de savoir exactement où se concentrer.

Vous souhaitez vous concentrer sur les projets en attente d’informations sur le client ? Ou suivre les projets dont l’extension est en attente ? Vous pourrez vous concentrer sur ce qui est le plus important grâce au filtre facile à utiliser.

Cette clarté permet à votre équipe de travailler plus efficacement, en sachant exactement ce qu’il faut prioriser et où concentrer son énergie. Auparavant, ce niveau de clarté visuelle était possible mais nécessitait des étapes supplémentaires, ce qui non seulement donnait l’impression que les processus étaient plus complexes qu’ils ne l’étaient, mais limitait également les possibilités d’automatisation.

Mettre le travail répétitif en pilote automatique

Les statuts personnalisés de projet ne vous aident pas seulement à vous organiser, ils garantissent également que les projets progressent sans intervention manuelle.

Prenons deux flux de travail courants et examinons en détail comment ils peuvent être configurés de manière optimale. Certains scénarios sont ponctuels, comme les informations manquantes, qui nécessitent souvent que votre équipe indique précisément ce qui manque. Dans ce cas, définissez le statut du travail comme « Informations manquantes » et créez une demande client en détaillant les informations manquantes. Dès que la demande du client est terminée, le statut du projet repasse automatiquement à « Actif ».

Si les informations manquantes sont généralement différentes à chaque fois, d’autres scénarios sont cohérents et peuvent être modélisés, comme les extensions. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un statut de travail personnalisé « Nécessite une extension » et tirer parti d’automatisation basés sur le statut, comme l’attribution d’une tâche à un administrateur pour déposer l’extension. Dès que l’administrateur a terminé sa tâche, le projet peut revenir automatiquement à l’état « Actif ». 

Dans les deux scénarios – demandes détaillées spécifiques au client ou processus standardisés du cabinet – les projets peuvent rester au même stade, votre équipe a toujours une visibilité totale sur les projets qui sont en dehors des processus standard, et un processus clair dans lequel ils reviennent automatiquement à « Actif » pour que votre équipe puisse continuer à faire ce qu’elle fait le mieux.

En automatisant ces transitions, vous réduisez le risque d’erreur humaine, vous gagnez du temps et vous vous assurez que les projets progressent dès qu’ils sont prêts. Votre équipe peut se concentrer sur le travail à forte valeur ajoutée, en sachant que chaque tâche est exactement là où elle doit être.

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