Assuma o controle total do seu fluxo de trabalho: transforme exceções em processos contínuos com os status de trabalho personalizado

Os fluxos de trabalho raramente são lineares. Prazos não cumpridos, tarefas incompletas, extensões inesperadas – essas mudanças repentinas podem complicar até mesmo os projetos mais planejados. Mas e se o seu fluxo de trabalho pudesse ser tão adaptável quanto sua empresa?

Com os status de trabalho personalizado, isso é possível. Agora você pode transformar exceções em regras exclusivas e personalizáveis para cada cliente. Com os status de trabalho personalizado, você pode gerenciar com perfeição partes do seu processo e garantir que cada trabalho avance conforme necessário.

Não se trata apenas de rastreamento, trata-se de lhe dar controle total, independentemente da complexidade das coisas.

Mantenha os trabalhos na direção certa

Lidar com exceções de fluxo de trabalho começa com a preservação do seu processo. Por padrão, os trabalhos são “ativos” ou “arquivados”, mas com os status de trabalho personalizado, agora você pode delinear mais claramente o status do seu trabalho sem interromper o contexto ou o fluxo.

Em vez de mover os trabalhos para fora de suas etapas, você pode atribuir um status exclusivo, como “ Informações ausentes” ou “Precisa de extensão”, a qualquer trabalho. Dessa forma, o trabalho permanece em sua etapa original, preservando todo o histórico do fluxo de trabalho. Você nunca perderá o controle de onde estava o trabalho nem se preocupará em retorná-lo à etapa correta.

Estamos aqui para ajudar, portanto, para você iniciar, colocamos alguns status para cenários comuns. No entanto, o verdadeiro poder aqui está na personalização. Os status personalizados de trabalho fazem jus ao nome, e você pode criar quantos status exclusivos sua empresa precisar.

Confira o que é importante no momento certo

Em um projeto compartilhado, as prioridades podem ser confusas. Quais tarefas estão em espera? O que precisa ser trabalhado agora? Com os status de trabalho personalizado, é fácil saber rapidamente.

Com planos de fundo exclusivos e barras de status claras, os trabalhos pendentes se destacam, permitindo à sua equipe saber exatamente onde se concentrar.

Deseja se concentrar nos trabalhos que estão aguardando informações do cliente? Ou rastrear trabalhos com extensões pendentes? Você poderá se concentrar no que é mais importante com um filtro fácil de usar.

Essa clareza ajuda sua equipe a trabalhar com mais eficiência, sabendo exatamente o que priorizar e onde concentrar sua energia. Anteriormente, esse nível de clareza visual era possível, mas exigia etapas adicionais, o que não apenas fazia com que os processos parecessem mais complexos do que deveriam ser, mas também limitava as possibilidades de automatização.

Coloque o trabalho repetitivo em piloto automático

Os status de trabalho personalizado não apenas ajudam você a se organizar, mas também garantem que os trabalhos progridem sem intervenção manual.

Vamos pegar dois fluxos de trabalho comuns e analisar em detalhes como eles podem ser configurados de forma ideal. Alguns cenários são pontuais, como informações ausentes, que em muitos casos exigem que sua equipe indique o que está faltando especificamente. Nesse cenário, defina o status do trabalho como “Informações ausentes” e crie uma solicitação de cliente, detalhando as informações ausentes. Assim que a solicitação do cliente for concluída, o status do trabalho será revertido para “Ativo” automaticamente. Embora as informações ausentes geralmente variem sempre, outros cenários são consistentes e podem ser modelados, como as extensões. Nesse cenário, você poderia utilizar um status de trabalho personalizado de “Precisa de extensão” e aproveitar as automatizações baseadas em status como a atribuição de uma tarefa a um administrador para arquivar a extensão. Assim que o administrador concluir a tarefa, o trabalho poderá retornar automaticamente para “Ativo”.

Seja qual for o cenário – solicitações detalhadas e específicas do cliente ou processos padronizados da empresa – os trabalhos podem permanecer na mesma etapa, sua equipe tem sempre visibilidade total sobre que trabalhos estão fora dos processos padrão e um processo claro no qual eles retornam automaticamente para “Ativo” para que a sua equipe possa dar continuidade ao que faz de melhor.

Ao automatizar essas transições, você reduz o risco de erro humano, economiza tempo e garante a progressão dos trabalhos. Sua equipe pode se concentrar no trabalho de alto valor, sabendo que cada tarefa se encontra precisamente no local em que deve estar.

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