Caratteristiche principali del software di gestione della pratica per commercialisti

Poiché i commercialisti si affidano alla tecnologia più che mai, la scelta del giusto software di gestione dello studio è una delle decisioni più importanti che il vostro studio contabile possa prendere. Il software di gestione dello studio combina più strumenti in un’unica piattaforma, consentendo di consolidare lo stack tecnologico, centralizzare i dati e ottimizzare i processi.

In questo articolo vi illustreremo le caratteristiche principali di un software di gestione delle pratiche contabili e come possono aiutarvi a creare flussi di lavoro più efficienti. 

Entriamo nel vivo. 

Gestione di progetti e task

La contabilità comporta molte parti in movimento, con team che gestiscono contemporaneamente più clienti, progetti e attività. Senza la giusta tecnologia, tenere traccia di tutto può essere difficile, e potenzialmente portare a errori o ritardi. 

Il software di gestione dello studio consente di assegnare progetti e task e di monitorare i progressi verso il completamento. In questo modo si ottiene un nuovo livello di trasparenza e visibilità del lavoro, consentendo ai membri del team di vedere chi sta lavorando su cosa in qualsiasi momento. 

Le migliori piattaforme di gestione delle pratiche offrono anche l’automazione dei task. In TaxDome, è possibile creare e assegnare automaticamente le attività come parte di un workflow automatizzato più ampio. Ad esempio, quando un lavoro entra nella fase “preparare la dichiarazione dei redditi” di un workflow per la dichiarazione dei redditi, il commercialista assegnato riceverà automaticamente una notifica del task. 

Gestione del team

Una gestione efficace del team è fondamentale per il buon funzionamento di uno studio contabile. Con il software di gestione dello studio, è possibile avere una visione d’insieme di ciò a cui il team sta lavorando, assegnare i contabili a diversi task o clienti e impostare i diritti di accesso più dettagliati. I contabili possono anche comunicare tra loro tramite chat interne. 

Alcune piattaforme si spingono oltre, offrendo analisi e dashboard del team, per avere una visione in tempo reale dei carichi di lavoro e delle risorse. In TaxDome è anche possibile creare procedure operative standard (SOP) che aiutano a guidare il team nei processi interni.

Automazione del workflow

Che si tratti di comunicare con i clienti o di aggiornare i dati, la contabilità è piena di task ripetitivi. L’automazione di questi task libera i contabili dal lavoro banale, garantisce la coerenza dei processi ed elimina il rischio di errori. I migliori software di gestione delle pratiche non automatizzano solo singole attività, ma interi workflow.

Prendiamo l’esempio della preparazione della dichiarazione dei redditi. A parte l’effettiva compilazione del modulo, la maggior parte delle fasi, tra cui la comunicazione con i clienti, l’invio di preventivi e lettere di incarico, la raccolta di documenti e la richiesta di pagamento, possono essere completamente automatizzate. 

In TaxDome è possibile creare workflow che comprendono più fasi. Ogni fase può contenere le proprie automazioni che si attivano quando un lavoro entra in quella fase. Una volta completati determinati task, il lavoro passa automaticamente alla fase successiva, attivando una nuova serie di automazioni e così via. 

È inoltre possibile utilizzare modelli per le email dei clienti, i preventivi, le attività, le fatture e persino interi flussi di lavoro, personalizzandoli con gli shortcode. Il risultato è un semplice processo automatizzato in cui tutto funziona con il pilota automatico. E questo non è un vantaggio solo per i commercialisti. Con tutte le comunicazioni automatizzate e personalizzate, i clienti sono sempre sul pezzo.

Gestione dei documenti

I commercialisti hanno a che fare con una grande quantità di documenti, molti dei quali contengono informazioni personali o finanziarie molto sensibili. Per questo motivo, una gestione efficace dei documenti è una priorità per gli studi contabili. 

Il software di gestione dello studio funge da hub centrale per tutti i documenti dei clienti, consentendo di caricare, condividere e collaborare facilmente sui documenti su larga scala, senza compromettere la sicurezza. Invece di dover passare da un sistema di gestione dei documenti a un altro e a un sistema CRM, avrete a disposizione un’unica fonte di verità. 

Alcune piattaforme offrono portali sicuri per i clienti, che possono caricare, gestire e firmare i documenti con facilità. In questo modo la gestione dei documenti diventa uno sforzo collaborativo tra clienti e commercialisti. 

Altre funzioni legate ai documenti da tenere d’occhio sono le firme elettroniche legalmente vincolanti, gli editor di PDF e i preventivi integrati. TaxDome offre anche un’applicazione per Windows che consente di caricare in blocco le cartelle, visualizzare e modificare i file, collegare i documenti ai lavori e richiedere le firme elettroniche senza dover accedere all’area di lavoro di TaxDome. 

Gestione dei clienti

Il software di gestione dello studio fornisce gli strumenti e i processi necessari per gestire efficacemente le relazioni con i clienti. La maggior parte delle piattaforme è dotata di un CRM, dove è possibile gestire tutti i dati, le registrazioni, i documenti e le comunicazioni dei clienti in un unico luogo. 

Per quanto riguarda i clienti, le piattaforme di gestione dello studio, come TaxDome, offrono anche portali per i clienti. Si tratta di spazi di lavoro sicuri in cui i clienti possono interagire con lo studio, visualizzare le attività, caricare documenti ed effettuare pagamenti, su qualsiasi dispositivo e ovunque.

I portali per i clienti portano la gestione dei clienti a un livello superiore, offrendo loro un’esperienza digitale senza soluzione di continuità e un unico punto di contatto per tutte le loro esigenze contabili. 

Tracciamento delle ore e fatturazione

Gli studi contabili spesso operano in base alle ore fatturabili, quindi un sistema efficace di tracciamento delle ore è fondamentale per capire quanto fatturare ai clienti. Inoltre, aiuta ad avere un quadro più chiaro della produttività dei team contabili. Se abbinato a funzionalità di rilevazione delle ore e di fatturazione, è possibile utilizzare i dati di rilevazione delle ore per generare e inviare automaticamente fatture accurate. 

L’automazione di questo processo elimina la necessità di creare e inviare manualmente le fatture e, con una piattaforma come TaxDome, è possibile integrare la fatturazione nei flussi di lavoro automatizzati. È inoltre possibile stabilire i termini di pagamento e la fatturazione durante la fase di proposta, con la possibilità di impostare fatture una tantum o ricorrenti. È anche possibile raccogliere denaro in anticipo sotto forma di deposito.  

Quando si tratta di essere pagati, la maggior parte dei sistemi di gestione dello studio consente di elaborare i pagamenti in modo sicuro. In TaxDome, ad esempio, è possibile accettare pagamenti con carte di credito, di debito e SEPA collegando il proprio account Stripe. 

Reportistica

Con tutti questi strumenti e processi sotto lo stesso tetto, il software di gestione dello studio contiene un’enorme quantità di dati. Grazie alle funzionalità di reportistica, è possibile sfruttare la potenza di questi dati, trasformandoli in potenti informazioni in grado di favorire un processo decisionale più intelligente all’interno dello studio. 

Le migliori piattaforme di gestione delle pratiche consentono di approfondire i dati per scoprire informazioni sulla produttività dei team, sui ricavi, sul completamento delle attività e molto altro ancora. Inoltre, consentono di generare ed esportare report personalizzati. 

Prezzi

Il prezzo non è esattamente una caratteristica, ma è comunque un fattore importante da tenere in considerazione quando si sceglie un software di gestione della contabilità. 

I prezzi variano da prodotto a prodotto. La maggior parte dei fornitori di software offre dei livelli di prezzo, con livelli più costosi che sbloccano una gamma più ampia di funzioni. A volte, i diversi livelli di prezzo si adattano anche alle diverse dimensioni dei team. Altri fornitori, come TaxDome, mantengono la semplicità con un unico piano tariffario per tutti i clienti: in questo modo, sia che siate un libero professionista o uno studio fiscale multinazionale, avrete accesso agli stessi ottimi strumenti.

È anche importante fare attenzione ai costi nascosti. Alcuni fornitori applicano costi aggiuntivi per determinati servizi, caratteristiche del prodotto o componenti aggiuntivi, e il costo reale può superare di molto quello pubblicizzato sul sito web. 

Conclusione

Il software di gestione dello studio combina diverse funzionalità in un unico luogo. Questo non solo vi permette di semplificare lo stack tecnologico della vostra contabilità, ma garantisce anche processi più uniti, dati centralizzati e un’esperienza superiore sia per i commercialisti che per i clienti.

In questo articolo abbiamo illustrato alcune delle caratteristiche principali del software di gestione dello studio, ma l’elenco non è esaustivo. Per decidere quale sia la soluzione giusta per voi, vi consigliamo di dedicare del tempo a comprendere le vostre esigenze e i vostri obiettivi specifici. 

Dopo tutto, la scelta della giusta piattaforma di gestione dello studio è una delle decisioni più importanti che il vostro studio possa prendere.