Software der leverer nøglefunktioner til virksomhedsstyring for regnskabsfolk

Da regnskabsfolk benytter sig af teknologi mere end nogensinde, er dét at vælge den rigtige software til virksomhedsstyring en af de vigtigste beslutninger, dit regnskabsfirma kan træffe. Software til virksomhedsstyring kombinerer flere værktøjer i én enkelt platform, så du kan samle din tech-stack, centralisere data og strømline processer.

I denne artikel gennemgår vi de vigtigste funktioner, som du kan forvente af software til virksomhedsstyring — og hvordan de kan hjælpe dig med at skabe mere effektive workflows. 

Lad os dykke ned i det. 

Projekt- og opgavestyring

Regnskab involverer en masse dynamiske elementer, hvor teams håndterer flere kunder, projekter og opgaver på samme tid. Uden den rette teknologi kan det være en stor udfordring at holde styr på det hele, og det kan føre til fejl eller forsinkelser. 

Software til virksomhedsstyring giver dig mulighed for at uddelegere og tildele projekter samt opgaver og følge hele udviklingen fra start til slut. Det giver et helt nyt niveau af gennemsigtighed og synlighed i firmaets arbejde, så teammedlemmerne til enhver tid kan se, hvem der arbejder på hvad.

De bedste platforme til virksomhedsstyring tilbyder også automatisering af opgaver. I TaxDome kan du automatisk oprette og tildele opgaver som en del af et større automatiseret workflow. Så når et projekt eksempelvis går ind i fasen “forbered selvangivelse” i et workflow med selvangivelse, vil den ansvarlige regnskabsfører automatisk få besked om opgaven. 

Teamledelse

Effektiv teamledelse er afgørende for et velfungerende regnskabsfirma. Med software til firmastyring kan du få et overblik over, hvad dit team arbejder med, tildele forskellige opgaver eller klienter til regnskabsfører og indstille adgangsrettigheder på et detaljeret niveau. Regnskabsførere kan også kommunikere med hinanden via interne chats.

Nogle platforme går dét ekstra stykke for sine brugere ved at tilbyde teamanalyser og dashboards, som giver dig et overblik i realtid over arbejdsmængde og ressourcer. I TaxDome kan du endda oprette standardprocedurer for drift (SOP’er), der hjælper med at guide dit team gennem interne processer.

Automatisering af workflow

Uanset om det drejer sig om at kommunikere med kunder eller opdatere data, så er bogføring fuld af opgaver, der skal gentages. Ved at automatisere disse opgaver frigør man regnskabsfolk fra det trivielle arbejde og i stedet skaber ensartethed samt effektivitet i processerne og eliminerer risikoen for fejl. Den bedste software til virksomhedsstyring automatiserer ikke kun individuelle opgaver, men hele workflows.

Lad os tage eksemplet med udarbejdelse af selvangivelser. Bortset fra selve udfyldelsen af formularen kan langt de fleste trin – herunder kommunikation med kunder, udsendelse af tilbud og kundeaftaler, indsamling af dokumenter og anmodning om betaling – automatiseres fuldstændigt.

I TaxDome kan du oprette workflows, der består af flere faser. Hver fase kan indeholde sine egne automatiseringer, der igangsættes, når et projekt går ind i den pågældende fase. Når bestemte opgaver er udført, rykkes projektet automatisk videre til næste fase og igangsætter en ny række automatiseringer – og så videre.

Du kan også bruge skabeloner til e-mails, tilbud, opgaver, fakturaer og endda komplette workflows – og tilpasse dem ved hjælp af shortcodes. Resultatet er en gnidningsfri automatiseret proces, hvor alt kører støt på automatpilot. Og det er ikke kun en fordel for regnskabsfolk. Når al kommunikation er automatiseret og personaliseret, er klienterne hele tiden opdateret.

Dokumenthåndtering

Regnskabsfolk håndterer en masse dokumenter, hvoraf mange indeholder meget følsomme personlige eller økonomiske oplysninger. Det gør effektiv dokumenthåndtering til en prioritet for regnskabsfirmaer. 

Software til firmastyring fungerer som et centralt knudepunkt for alle dine klientdokumenter, så du nemt kan uploade, dele og samarbejde omkring dokumenter i vid udstrækning – uden at gå på kompromis med sikkerheden.

Nogle platforme tilbyder sikre klientportaler, hvor klienter nemt kan uploade, håndtere og underskrive dokumenter digitalt. Det gør dokumenthåndtering til et samarbejde mellem klienter og regnskabsførere.

Yderligere dokumentrelaterede funktioner, du skal holde øje med, omfatter juridisk bindende e-signaturer, indbygget PDF-redigering og tilbud. TaxDome tilbyder endda en Windows-app, der giver dig mulighed for at masseuploade mapper, se og redigere filer, tilknytte dokumenter til projekter og anmode om digitale underskrifter uden at skulle logge ind på TaxDome-workspace.

Klientstyring

Software til firmastyring giver dig de værktøjer og processer, du har brug for til at administrere klientrelationer effektivt. De fleste platforme er udstyret med en CRM, hvor du kan administrere alle klientdata, regnskaber, dokumenter og kommunikation på ét sted.

På klientsiden tilbyder platforme til firmastyring som TaxDome også klientportaler. Det er sikre arbejdsområder, hvor klienter kan interagere med firmaet, se opgaver, uploade dokumenter og foretage betalinger – fra enhver enhed, hvor som helst.

Klientportaler tager håndtering af klienter til det næste niveau og giver klienter en gnidningsfri digital oplevelse og ét kontaktpunkt til at samle alle deres regnskabsbehov.

Tracking af arbejdstid og fakturering

Regnskabsfirmaer arbejder ofte med fakturerbare timer, så det er vigtigt at have et effektivt tidsregistreringssystem for at forstå, hvor meget man skal fakturere klienterne. Det hjælper også med at få et klarere billede af, hvor produktive regnskabsteams er. Når det kombineres med tids- og faktureringsfunktioner, kan du bruge dine tidsregistreringsdata til automatisk at generere og sende nøjagtige fakturaer. 

Automatisering af denne proces fjerner nødvendigheden af manuelt at skulle oprette og udsende fakturaer. Med en platform som TaxDome kan du integrere fakturering i dine automatiserede arbejdsgange. Du kan også fastlægge betalingsbetingelser og fakturering i den indledende tilbudsfase med mulighed for at oprette engangsfakturaer eller tilbagevendende fakturaer. Du kan endda opkræve penge på forhånd i form af et depositum.  

Når det kommer til at blive betalt, giver de fleste systemer dig mulighed for at behandle betalinger sikkert. I TaxDome kan du eksempelvis acceptere kredit- og debetkort samt SEPA-betalinger ved at forbinde din Stripe-konto.

Rapportering

Med alle disse værktøjer og processer under ét tag indeholder software til firmastyring en enorm mængde data. Med rapporteringsfunktioner kan du udnytte kraften i disse data og omdanne dem til værdifulde indsigter, der kan føre til smartere beslutningstagning, der effektiviserer processer på tværs af hele dit firma.

De bedste platforme til firmastyring giver dig mulighed for at dykke ned i dine data og få indsigt i teamets produktivitet, omsætning, opgaveløsning og meget mere. De giver dig også mulighed for at generere og eksportere tilpassede rapporter. 

Priser

Priser er ikke ligefrem en funktion, men det er stadig en vigtig faktor at overveje, når man vælger software til administration af sit firma.

Priserne er forskellige fra produkt til produkt. De fleste softwareudbydere tilbyder prisniveauer, hvor de dyrere versioner giver adgang til en bredere vifte af funktioner. Nogle gange skyldes forskellige prisniveauer også forskellige teamstørrelser. Andre udbydere, som TaxDome, holder det simpelt med en enkelt abonnementspris for alle kunder – så uanset om du er en selvstændig erhvervsdrivende eller et multinationalt regnskabsfirma, har du adgang til de samme fantastiske værktøjer.

Det er også vigtigt at holde øje med skjulte omkostninger. Nogle udbydere opkræver ekstra for visse tjenester, produktfunktioner eller tilføjelser, og de reelle omkostninger ender med at overstige det, der annonceres på hjemmesiden. 

Konklusion

Software til virksomhedsstyring kombinerer flere funktioner på ét samlet sted. Det giver dig ikke kun mulighed for at forenkle dit sæt af teknologier til regnskab, men det sikrer også mere sammenhængende processer, centraliserede data og en bedre oplevelse for både regnskabsførere og klienter.

Vi har dækket nogle af de vigtigste funktioner inden for software til virksomhedsstyring i denne artikel, men listen er ikke fuldkommen. Når du skal beslutte, hvilken løsning der er den rigtige for dig, anbefaler vi, at du tager dig tid til at forstå dine specifikke behov og mål.

Når alt kommer til alt, er valget af den rigtige platform til administration af dit firma en af de vigtigste beslutninger, dit firma kan træffe.