Funciones clave de un CRM para contadores

Disponer del sistema CRM adecuado es crucial para cultivar las relaciones con los clientes, desde el primer contacto hasta la retención a largo plazo. Para ayudarte a elegir la mejor herramienta, hemos investigado y comparado los 10 mejores CRM para contadores que existen en el mercado.

En este artículo, nos centraremos en qué funciones hacen que un CRM para contadores sea eficaz. Tanto si estás buscando tu primer sistema como si estás actualizando uno existente, aprenderás lo que debes buscar para llevar a tu empresa a nuevos horizontes.

Integraciones con principales softwares

Intentar gestionar los datos de los clientes en varios sistemas a menudo provoca ineficacias. Por eso es importante que un CRM para contadores se integre fácilmente con tu software principal: programas de preparación de impuestos, servicios de procesamiento de pagos, aplicaciones empresariales y mucho más.

Por ejemplo, TaxDome ofrece más de 2.000 integraciones con soluciones fiscales y contables, proveedores de pagos, herramientas de marketing, programadores, etc.

Al conectar tu CRM a estos sistemas principales, puedes mantener toda la información de los clientes centralizada y actualizada, lo que te permite trabajar de forma más eficaz y ofrecer un servicio mejor y más personalizado a tus clientes.

Gestión de clientes y cuentas

La gestión de clientes es el objetivo principal de cualquier sistema CRM y aún más si se trata de un CRM para despachos de contabilidad. Pero la profundidad y sofisticación de esta función es lo que marca la diferencia.

Un CRM para contadores ideal debe proporcionar un centro integral de gestión de clientes. Esto incluye la capacidad de rastrear fácilmente los datos de contacto, el historial de comunicaciones, el estado de la cuenta y otros datos clave, tanto de los clientes actuales como de los potenciales. Funciones avanzadas como campos personalizados, etiquetas, filtros y acciones masivas pueden ayudarte a configurar el CRM para que se adapte a los flujos de trabajo exclusivos de tu empresa.

En TaxDome, puedes ver toda esta información fundamental, incluidos estados, tareas, asignados, etc., en un único panel de control. Esto simplifica la gestión de todo el ciclo de vida del cliente, desde la captación inicial de clientes potenciales hasta la prestación continua del servicio.

Automatización del flujo de trabajo

Perseguir el papelerío y emitir facturas son sólo dos de las muchas tareas administrativas repetitivas a las que se enfrentan a diario los contables. Para ahorrarte tiempo, un CRM para flujo de trabajo contable eficaz debería agilizar al menos algunos de estos procesos, como por ejemplo

• Incorporación de clientes, con plantillas de correo electrónico y contratos, funciones de firma electrónica y uso compartido seguro de documentos.
• Gestión de datos, con capacidad para almacenar automáticamente los datos y documentos de los clientes en una ubicación centralizada
• Procesos de pago, con registro del tiempo, facturación y funciones de procesamiento de pagos en línea.

Esto mantiene a los clientes al día sin necesidad de que tu equipo esté constantemente en contacto con ellos.

Por ejemplo, las funciones de automatización de TaxDome incluyen la capacidad de notificar automáticamente a los clientes sobre organizadores pendientes, contratos, facturas, mensajes de chat, firmas, aprobaciones y mucho más. 

Colaboración de Equipos

La contabilidad es un deporte de equipo, pero la comunicación en silos puede obstaculizar incluso a los profesionales con más talento. Un CRM para asesorías eficaz debe proporcionar las herramientas de colaboración para mantener a tu personal centrado, alineado y trabajando en armonía.

Esto incluye la posibilidad de conectar tareas, comprobar responsabilidades y establecer plazos para que todos sepan lo que hay que hacer. Los permisos flexibles basados en roles te permiten controlar el acceso y la visibilidad en todo el equipo. Y la posibilidad de mencionar a compañeros en trabajos, tareas, chats y otros contextos fomenta una coordinación más sólida.

Con TaxDome, puedes ampliar los límites del trabajo en equipo. Permite a los usuarios “seguir” cuentas de clientes, manteniéndose al día de sus actividades. Las notificaciones personalizables también ayudan a que todos estén al tanto según sus preferencias individuales. 

Herramienta de auto servicio para el cliente

Al permitir que los clientes se autogestionen, puedes liberar a tu equipo para que se centre en el trabajo de mayor valor. El cliente también se beneficia de una experiencia más cómoda al acceder de forma independiente a la información y realizar tareas clave, como subir documentos o pagar facturas.

Por ejemplo, el portal de clientes de TaxDome permite a los clientes comunicarse, firmar documentos electrónicamente e incluso hacer un seguimiento del estado de su trabajo, todo ello en un espacio de trabajo centralizado. 

Seguridad

La seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa son consideraciones críticas para las empresas de contabilidad que manejan información financiera confidencial. Un buen CRM para contadores debe proporcionar

• Gestión segura de documentos con encriptación y controles de acceso
• Cumplimiento de los requisitos normativos, incluidos GDPR y SOC 2
• Autenticación de dos factores y permisos basados en funciones
• Portales de clientes y canales de intercambio de datos seguros
• Medidas de copia de seguridad y recuperación de datos

Al dar prioridad a protocolos de seguridad sólidos, las empresas de contabilidad pueden salvaguardar los datos de los clientes, mitigar los riesgos y generar confianza en torno a las prácticas de tratamiento de datos.

Construcción de una marca 

Asegúrate de que tu CRM refuerza tu marca en lugar de desvirtuarla. Puedes elegir uno que te permita añadir la identidad visual de tu empresa a la experiencia de cara al cliente, desde la página de inicio de sesión hasta la aplicación móvil. Estas plataformas, como TaxDome, parecen una extensión de tu despacho contable, no una herramienta de terceros. 

Reportes

Un CRM para despachos de contabilidad es un tesoro de datos valiosos, desde la actividad de los clientes hasta la productividad de los equipos. Pero para aprovechar el verdadero poder de esta información, necesitas sólidas capacidades de elaboración de informes. 

A largo plazo, esto permitirá a tu empresa optimizar los esfuerzos de ventas y marketing, mejorar la gestión del ciclo de vida del cliente y aumentar los ingresos. Con TaxDome, puedes ver todos los datos clave de tu empresa en un panel de control altamente personalizable, añadiendo y eliminando widgets para mostrar las métricas más importantes. 

Principales conclusiones

Un buen CRM para contadores actúa como centro de toda la información, correos electrónicos y tareas relacionadas con la gestión de clientes. Entre las funciones más importantes están

• Integraciones con software fiscal, sistemas de facturación y otras herramientas contables básicas
• Funciones completas de gestión de clientes y cuentas
• Automatización del flujo de trabajo para agilizar las tareas rutinarias
• Herramientas de colaboración para un trabajo en equipo fluido
• Portales de autoservicio para clientes
• Sólidas medidas de seguridad y cumplimiento
• Opciones de personalización de la marca
• Informes y análisis perspicaces

Cuando evalúes las opciones de CRM para asesorías, asegúrate de encontrar una solución que logre el equilibrio adecuado entre funciones sólidas y asequibilidad para las necesidades de tu empresa. No te limites a elegir la opción más barata o más cara: prioriza el valor a largo plazo y la escalabilidad.

Tómate tu tiempo para evaluar a fondo tus necesidades, investigar a los principales proveedores de CRM y probar distintas plataformas. Con el CRM para despachos contables adecuado como columna vertebral de tu pila tecnológica, estarás bien equipado para prosperar en un mundo cada vez más digitalizado.