Introduzione delle firme elettroniche avanzate (FEA) e delle firme elettroniche qualificate (FEQ) in TaxDome

Siamo lieti di annunciare un nuovo importante aggiornamento che migliorerà ulteriormente le nostre funzionalità di firma elettronica per gli studi contabili dell’Unione Europea (UE): le firme elettroniche avanzate (FEA) e le firme elettroniche qualificate FEQ). 

FEA e FEQ sono firme elettroniche legalmente vincolanti che soddisfano le più recenti normative dell’UE. Sebbene entrambi i metodi offrano alti livelli di garanzia, la FEQ è ampiamente considerata il tipo di firma elettronica più sicuro e affidabile per le aziende dell’UE, perché prevede la verifica dell’identità del firmatario da parte di una terza parte qualificata. 

In questo articolo analizzeremo il funzionamento di FEA e FEQ in TaxDome. Ma prima di farlo, risponderemo ad una domanda importante.

In cosa si differenziano FEA e FEQ dalle altre firme elettroniche?

Nell’Unione Europea, il regolamento per l’identificazione elettronica, l’autenticazione e i servizi fiduciari, noto come eIDAS, stabilisce gli standard per tre diversi tipi di firma elettronica: 

• Firme elettroniche semplici (FE)
• Firme elettroniche avanzate (FEA)
• Firme elettroniche qualificate (FEQ)

Vediamo cosa comporta ciascun tipo di firma elettronica. 

Firma elettronica semplice (FE)

La forma più semplice di firma elettronica disponibile, la FE non richiede un’autenticazione forte del firmatario o una verifica dell’identità. È sufficiente conoscere l’indirizzo email del firmatario o sapere che ha ricevuto un codice di accesso univoco prima di firmare. 

Le FE vengono utilizzate per le transazioni di tutti i giorni, per gli accordi di vendita e di approvvigionamento quotidiani o come parte di semplici moduli che richiedono una firma. 

Firme elettroniche avanzate (FEA)

Le FEA richiedono il rispetto di regole più severe in materia di sicurezza, validità e fiducia dei dati. L’eIDAS ha stabilito i seguenti tre requisiti chiave per le FEA:

1. Il firmatario deve essere collegato alla firma tramite un identificatore unico – si pensi a una penna digitale di proprietà del firmatario.
2. Il firmatario ha il controllo esclusivo su questa “penna digitale”, nessun altro può accedervi.
3. La firma deve essere in grado di rilevare se è stata manomessa.

Firme elettroniche qualificate (FEQ)

La FEQ soddisfa i tre requisiti sopra descritti, ma fa un ulteriore passo avanti, utilizzando certificati qualificati e la verifica a più fattori per identificare il firmatario. La FEQ si avvale anche di terze parti, note come fornitori di servizi fiduciari qualificati (per saperne di più), per verificare l’identità del firmatario, fornendo un ulteriore livello di garanzia. 

Di conseguenza, la FEQ offre il più alto livello di sicurezza e affidabilità possibile per le firme elettroniche nell’UE. Infatti, le FEQ sono le uniche firme elettroniche esplicitamente riconosciute come legalmente equivalenti alle firme autografe nell’UE.

Tutti e tre questi tipi di firma elettronica sono ora disponibili in TaxDome. La licenza di TaxDome prevede un numero illimitato di FE gratuite, mentre per le FEA e FEQ è previsto un piccolo costo per ogni firma, a copertura del processo di verifica. Per i nostri clienti con sede negli Stati Uniti offriamo anche l’autenticazione basata sulla conoscenza (KBA) per garantire la conformità con l’IRS. 

Oltre a soddisfare gli standard eIDAS, tutte le nostre firme elettroniche soddisfano i requisiti chiave dell’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) e dell’Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Come funzionano le FEA e FEQ in TaxDome?

La FEQ/FEA è abilitata come opzione di firma per impostazione predefinita per le aziende con sede in Europa. Se lo studio ha sede al di fuori dell’Europa, è possibile scegliere se mostrare la verifica FEQ/FEA come opzione di firma accedendo alla sezione Firma della scheda Impostazioni dello studio.

Una volta attivata, sarà possibile visualizzare un elenco di fornitori di FEQ e FEA, i Paesi dell’UE che coprono e l’importo del costo per firma. Tutti i provider sono selezionati per impostazione predefinita. Per deselezionare quelli che non soddisfano le vostre esigenze, è sufficiente fare clic sulle rispettive caselle di controllo. 

Nota: i fornitori FEA hanno la dicitura “FEA” tra parentesi accanto al loro nome; tutte le altre opzioni sono fornitori FEQ. Il processo di richiesta di una FEQ o di una FEA è identico fino alla fase di verifica vera e propria.  

Ora, quando si apre un documento e si richiede una firma, è possibile scegliere FEQ/FEA. Se si lascia questa opzione disattivata, verrà richiesta una FE per impostazione predefinita. 

Se si opta per una FEQ/FEA, è necessario specificare chi deve firmare il documento, ad esempio se stessi e il cliente o i clienti. Dovrete inoltre disporre i firmatari nell’ordine in cui desiderate che il documento venga firmato. A differenza delle FE, l’ordine dei firmatari è molto importante per le FEQ/FEA e determina il momento in cui le persone vengono avvisate di firmare. 

In questa fase è possibile attivare i promemoria automatici e creare messaggi personalizzati per i clienti. 

Una volta inviata la richiesta, il primo firmatario riceverà una notifica che il documento è pronto per la firma. Facendo clic sul pulsante “Firma il documento”, apparirà un pop-up che mostrerà i diversi metodi disponibili per il Paese selezionato. Questi metodi corrispondono alle caselle che sono state lasciate selezionate nella scheda Impostazioni dello studio. 

Selezionando un fornitore, il firmatario sarà guidato attraverso i passi necessari e le informazioni richieste, che differiscono per ogni fornitore. Anche i processi di verifica di FEQ e FEA sono leggermente diversi.

Dopo che il primo firmatario ha apposto la propria firma, il successivo verrà avvisato di fare lo stesso, e così via fino a quando tutti i firmatari avranno firmato il documento.

Perché utilizzare le FEA e FEQ in TaxDome? 

Ci sono molte situazioni in cui le FEA e FEQ sono richiesta dalla legge, e ogni Paese dell’UE ha i propri casi d’uso. Anche se l’uso di questi metodi non è obbligatorio, ha senso farlo per tutti i documenti di valore elevato o sensibili, perché offre la massima garanzia che il documento sia stato firmato dal firmatario e che la firma non sia stata manomessa.

Prima di questo aggiornamento, per ottenere una FEA o una FEQ era necessario accedere a uno strumento di firma elettronica separato e poi tornare a TaxDome. Ora è possibile fare tutto su TaxDome, semplificando la vita a voi e ai vostri clienti.

Questa nuova funzione è anche economicamente vantaggiosa: la maggior parte dei metodi costa appena 3 euro per firma, un prezzo nettamente inferiore a quello applicato dalla maggior parte dei concorrenti. Non c’è bisogno di pagare pacchetti in anticipo per coprire le vostre esigenze: potete raccogliere le firme in modo flessibile, in base alle vostre esigenze. 

Se siete un’azienda che opera nell’UE, questo aggiornamento vi permetterà di ottenere le firme elettroniche più sicure, affidabili e conformi alla legge. Non vediamo l’ora che lo proviate. Se avete domande sul suo funzionamento, non esitate a contattare il nostro team di assistenza.