Introduction au présent amendement

Le traitement des données personnelles de manière sécurisée, équitable et transparente est extrêmement important pour nous chez TaxDome. Dans le cadre de cet effort, nous traitons les données personnelles conformément aux lois sur la protection des données de l’UE, y compris le règlement général sur la protection des données de l’UE (” RGPD “), et la loi sur la protection des données du Royaume-Uni (UK) de 2018 dans la mesure où elle est applicable. Nous traitons également les données personnelles conformément aux lois sur la protection des données hors UE régissant le traitement de divers types de données personnelles, notamment la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (“CCPA”), la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (“HIPAA”) et la conformité à l’industrie des cartes de paiement (“PCI”).

Afin de mieux protéger les données personnelles des individus, nous fournissons ces conditions pour régir le traitement des données personnelles par TaxDome et par vous-même (“l’Amendement sur le traitement des données” ou “DPA”). Ce DPA fait partie des Conditions de service (“ToS”), qu’il modifie, et ne nécessite aucune autre action de votre part.

Si vous n’acceptez pas cette DPA, vous pouvez cesser d’utiliser le service TaxDome et annuler votre compte.

Définitions

Il est important que toutes les parties comprennent quelles données et à qui appartiennent les données protégées en vertu du présent DPA. Chaque partie a des obligations respectives en matière de protection des données à caractère personnel ; par conséquent, les définitions suivantes expliquent le champ d’application du présent DPA et les engagements mutuels en matière de protection des données à caractère personnel.

«TaxDome», «nous», ou «notre» désigne le fournisseur du site web et des services de TaxDome (collectivement désignés sous le nom de “Service TaxDome”).

«Vous» ou «Client» désigne l’entreprise ou l’organisation qui s’inscrit pour utiliser le Service TaxDome afin de gérer les relations avec vos consommateurs ou utilisateurs de services.

Le terme «partie» désigne TaxDome et/ou le client en fonction du contexte.

Le terme «personnel» désigne les personnes qui sont employées par l’une des parties ou qui sont sous contrat pour fournir un service au nom de l’une d’entre elles. Les membres du personnel peuvent avoir des droits sur leurs données à caractère personnel (y compris leurs coordonnées professionnelles) s’ils résident dans l’UE. Il est important d’être clair sur la façon dont les droits du personnel sont protégés.

Le «sous-traitant» est un tiers, des entrepreneurs indépendants, des vendeurs et des fournisseurs qui fournissent des services et des produits spécifiques liés au site web de TaxDome et à nos services, tels que l’hébergement, le traitement des cartes de crédit et la détection des fraudes, et l’hébergement des listes de diffusion (“tiers” ou “entrepreneur extérieur” ont des significations similaires).

On entend par «incident» : a) une plainte ou une demande concernant l’exercice des droits d’une personne en vertu du RGPD ; b) une enquête ou une saisie de données à caractère personnel par des fonctionnaires, ou une indication spécifique qu’une telle enquête ou saisie est imminente ; ou c) toute violation de la sécurité et/ou de la confidentialité, telle que définie dans le présent DPA, entraînant accidentellement ou illégalement la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel ou l’accès non autorisé à de telles données, ou toute indication qu’une telle violation a eu lieu ou est sur le point d’être commise.

Les termes «personne concernée», «données à caractère personnel», «État membre», «responsable du traitement», «sous-traitant» et «traitement» ont la même signification que dans le RGPD, et les termes correspondants sont interprétés en conséquence.

“Loi sur la protection des données” : toute la législation applicable en matière de protection des données et de la vie privée, y compris, mais sans s’y limiter, le RGPD, ainsi que toute loi nationale de mise en œuvre dans tout État membre de l’Union européenne ou, dans la mesure du possible, dans tout autre pays, telle que modifiée, abrogée, consolidée ou remplacée de temps à autre.

Les «SCCs» sont les clauses contractuelles types pour les sous-traitants, telles qu’approuvées par la Commission européenne ou l’Autorité fédérale suisse de protection des données (selon le cas).

Par souci de lisibilité, nous n’utilisons pas la majuscule initiale pour les termes définis dans le présent DPA. Les termes définis sont des termes définis, quel que soit leur format.

1. Engagements concernant les données à caractère personnel

1.1  Chaque partie accepte que les données à caractère personnel soient traitées comme des informations confidentielles dans le cadre du présent DPA. En outre, chaque partie doit à tout moment se conformer aux lois applicables en matière de protection des données dans la juridiction concernée en ce qui concerne les données à caractère personnel de l’autre partie.

1.2  Les données personnelles restent la propriété de la partie qui les divulgue. TaxDome reconnaît que le client est le responsable du traitement et qu’il conserve le contrôle des données personnelles de la personne concernée.

1.3    TaxDome ne traitera les données personnelles du client que dans la mesure strictement nécessaire à la fourniture des services conformément aux TdS et à toute autre instruction écrite du client convenue mutuellement par écrit. Les détails du traitement des données personnelles conformément à l’article 28(3) RGPD sont présentés à l’annexe B. TaxDome s’engage à :

1.3.1 mettre en œuvre et maintenir un programme de sécurité raisonnable et approprié comprenant des mesures de sécurité, techniques et organisationnelles adéquates pour se protéger contre le traitement, l’utilisation, l’effacement, la perte ou la destruction non autorisés, illégaux ou accidentels des données à caractère personnel des clients, ou contre les dommages causés à ces données ;

1.3.2 ne pas modifier, altérer, supprimer, publier ou divulger les données personnelles des clients à un tiers, ni n’autorisera un tiers à traiter ces données personnelles pour le compte de TaxDome, à moins que le tiers ne soit lié par des dispositions similaires en matière de confidentialité et de traitement des données ;

1.3.3 veiller à ce que l’accès aux données personnelles soit limité au personnel qui a besoin de cet accès pour remplir ses obligations en vertu des CGU, et que son personnel engagé dans le traitement des données personnelles soit informé de la nature confidentielle des données personnelles, ait reçu une formation appropriée sur ses responsabilités et ait signé des accords de confidentialité écrits. TaxDome veillera à ce que ces obligations de confidentialité survivent à la fin de l’engagement du personnel ; et

1.3.4 ne traitera les données à caractère personnel des clients que dans la mesure nécessaire à l’exécution de ses obligations au titre des CGU, sur instructions écrites du client (uniquement en cas d’accord mutuel), et conformément aux lois applicables.

1.4  Lors de la résiliation de votre compte, TaxDome supprimera ou, à la demande du client, renverra toutes les données personnelles conformément à notre politique standard de sauvegarde et de conservation des données selon les ToS, normalement au plus tard dans les 90 jours, sauf si nous sommes tenus de conserver les données personnelles en raison des lois de l’Union, des États membres ou des États-Unis ; dans ce cas, TaxDome se réserve le droit de conserver les données personnelles.

1.5  Les parties reconnaissent que les clients peuvent parfois être en possession de données personnelles relatives au personnel de TaxDome dans le cadre de l’utilisation du service TaxDome. TaxDome garantit qu’il a fourni à ce personnel toutes les notifications nécessaires et obtenu tous les consentements, autorisations, approbations et/ou accords requis en vertu de toute loi applicable afin de permettre : (I) la divulgation des données personnelles du personnel de TaxDome au client dans le cadre de l’utilisation du service TaxDome par le client ; et (II) le traitement ultérieur de ces données personnelles de TaxDome par le client dans le but d’utiliser le service TaxDome.

2. Engagements concernant les sous-traitants

2.1  Les parties reconnaissent que TaxDome peut engager des sous-traitants tiers dans le cadre des obligations des CGU. Pour tout sous-traitant avec lequel TaxDome s’engage, nous conclurons un accord écrit contenant des obligations de protection des données qui ne sont pas moins protectrices que celles de cet amendement et qui sont nécessaires pour protéger les données personnelles du client au niveau requis par le RGPD.

2.2    TaxDome mettra à la disposition des clients la liste actuelle des sous-traitants secondaires en affichant cette liste en ligne à l’adresse suivante : 

https://www.taxdome.com/policies/sub-processors/. 

2.3  Pour éviter toute ambiguïté, l’autorisation ci-dessus d’engager des sous-traitants constitue le consentement écrit préalable du client au traitement en sous-traitance par TaxDome aux fins de la clause 9 des Clauses contractuelles types.

3. Engagements du client et assistance de TaxDome

3.1    Le client garantit qu’il dispose de tous les droits nécessaires pour fournir à TaxDome les données personnelles à traiter dans le cadre de la fourniture des services de TaxDome.

3.2    Dans la mesure où la loi applicable l’exige, le client est tenu de s’assurer que les consentements des personnes concernées qui peuvent être nécessaires à ce traitement sont obtenus, et de s’assurer qu’un registre de ces consentements est conservé, y compris tout consentement à l’utilisation de données personnelles obtenu auprès de tiers. Si un consentement est révoqué par une personne concernée, il incombe au client de communiquer cette révocation à TaxDome, et TaxDome reste responsable de la mise en œuvre de toute instruction du client concernant le traitement ultérieur de ces données personnelles, ou, le cas échéant, conformément à toute obligation légale de TaxDome.

3.3  Le client comprend, en tant que responsable du traitement, qu’il est responsable (entre le client et TaxDome) :

3.3.1 déterminer la légalité de tout traitement, effectuer toute évaluation d’impact sur la protection des données requise et rendre compte aux régulateurs et aux individus, le cas échéant ;

3.3.2 faire des efforts raisonnables pour vérifier le consentement parental lorsque des données sont collectées sur une personne concernée âgée de moins de 16 ans ;

3.3.3 fournir aux personnes concernées les avis pertinents en matière de protection de la vie privée qui peuvent être exigés dans votre juridiction, y compris l’avis de leurs droits et fournir les mécanismes permettant aux personnes d’exercer ces droits ;

3.3.4 répondre aux demandes des personnes concernant leurs données et le traitement de celles-ci, y compris les demandes de modification, de rectification ou d’effacement des données à caractère personnel, et fournir des copies des données effectivement traitées ;

3.3.5 mettre en œuvre vos propres mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir et démontrer que le traitement est conforme à la présente DPA ;

3.3.6 notifier tout incident aux individus et à tout régulateur ou autorité compétents, conformément à la législation en vigueur dans votre juridiction.

3.4    TaxDome aidera le client à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans la mesure où cela est raisonnablement et commercialement possible, pour remplir les obligations du client de répondre aux demandes des individus d’exercer leurs droits en vertu du RGPD.

3.5  TaxDome assistera le client en mettant en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans la mesure où cela est raisonnablement et commercialement possible, pour assurer la conformité avec les articles 32 à 36 (inclus) du RGPD.

3.6    Chaque année, TaxDome fera procéder à un audit indépendant de sa base de code et de ses systèmes par des tiers indépendants afin de démontrer qu’il respecte les obligations qui lui incombent en vertu du présent DPA. Sur demande du client, et sous réserve des obligations de confidentialité, TaxDome mettra à la disposition du client les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect des obligations de TaxDome au titre du présent DPA. Au minimum, sur demande écrite, TaxDome fournira au client un résumé de tout rapport d’audit d’une tierce partie concernant l’adéquation des mesures de sécurité technique de TaxDome telles que décrites dans la politique de sécurité. 

4. Gestion des incidents

4.1    Lorsque l’une des parties a connaissance d’un incident ayant une incidence sur le traitement de données à caractère personnel, elle en informe rapidement l’autre partie et coopère raisonnablement afin de permettre à l’autre partie de mener une enquête approfondie sur l’incident, de formuler une réponse correcte et de prendre les mesures ultérieures appropriées en ce qui concerne l’incident.

4.2    Les deux parties disposent à tout moment de procédures écrites leur permettant de répondre rapidement à l’autre partie en cas d’incident. Lorsque l’incident est raisonnablement susceptible de nécessiter une notification de violation de données en vertu des lois applicables, la partie responsable de l’incident notifie à l’autre partie, sans délai excessif, le fait qu’elle a eu connaissance d’un tel incident.

4.3    Toute notification faite en vertu de la présente section sera adressée à help@taxdome.com (lorsqu’elle est adressée à TaxDome) et à notre point de contact avec vous (lorsqu’elle est adressée au client), et contiendra : (i) une description de la nature de l’incident, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et les catégories et le nombre approximatif de dossiers concernés ; (ii) le nom et les coordonnées du point de contact où de plus amples informations peuvent être obtenues ; (iii) une description des conséquences probables de l’incident ; et (iv) une description des mesures prises ou proposées pour remédier à l’incident, y compris, le cas échéant, des mesures visant à en atténuer les effets négatifs éventuels.

5. Responsabilité et indemnisation

5.1   La responsabilité de chaque partie à l’égard de l’autre partie en vertu du présent DPA ou en rapport avec celui-ci sera limitée conformément aux dispositions des CGU.

5.2  Le client reconnaît que TaxDome est tributaire des instructions du client quant à la mesure dans laquelle TaxDome est autorisé à traiter les données personnelles du client au nom du client dans le cadre de l’exécution des services. Par conséquent, TaxDome ne sera pas responsable, en vertu des CGU, de toute réclamation déposée par une personne concernée et résultant d’une action ou d’une omission de TaxDome, dans la mesure où cette action ou omission résulte des instructions du client ou du non-respect par le client de ses obligations en vertu de la législation applicable en matière de protection des données.

6. Durée et résiliation

6.1    Le présent DPA entrera en vigueur le 1er janvier 2022 et restera en vigueur jusqu’à ce qu’il soit modifié ou résilié conformément aux CGU.

6.2    La résiliation ou l’expiration du présent DPA ne libère pas les parties des obligations de confidentialité qu’il prévoit.

7. Transfert international de données

7.1        Emplacement des centres de données. Le client reconnaît que TaxDome peut transférer et traiter des données personnelles aux Etats-Unis et partout ailleurs dans le monde où TaxDome, ses affiliés ou ses sous-traitants effectuent des opérations de traitement de données. TaxDome s’assurera à tout moment que ces transferts sont effectués en conformité avec les exigences des lois sur la protection des données.

7.2        Transferts de données européennes. Dans la mesure où TaxDome est destinataire de données personnelles protégées par les lois européennes sur la protection des données (“données européennes”), les parties conviennent que TaxDome met à disposition les mécanismes énumérés ci-dessous :

7.2.1    CSC : TaxDome s’engage à respecter et à traiter les données de l’UE conformément aux CSC, qui sont incorporées dans leur intégralité par référence et font partie intégrante de ce DPA. Aux fins des CSC :

7.2.1.1 TaxDome convient qu’il est “l’importateur de données” et que le client est “l’exportateur de données” en vertu des CSC (même si le client peut lui-même être une entité située en dehors de l’UE) ;

7.2.1.2 Les parties conviennent en outre que les CSC s’appliqueront aux données à caractère personnel transférées via le Service de l’Europe vers l’extérieur de l’Europe, soit directement, soit par transfert ultérieur, vers tout pays ou destinataire : (a) non reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel (tel que décrit dans la loi de l’UE sur la protection des données)

7.2.2    Si et dans la mesure où les clauses contractuelles types (le cas échéant) sont en contradiction avec une disposition du présent DPA, les clauses contractuelles types prévalent dans la mesure de cette contradiction.

Juridiction – Termes spécifiques

1. Dans la mesure où TaxDome traite des données personnelles provenant de et protégées par les lois sur la protection des données dans l’une des juridictions énumérées à l’annexe A, les conditions spécifiées à l’annexe A concernant la ou les juridictions applicables (“conditions spécifiques à la juridiction “) s’appliquent en plus des conditions de cet accord de partenariat de développement. En cas de conflit ou d’ambiguïté entre les conditions spécifiques à une juridiction et toute autre condition de ce DPA, les conditions spécifiques à une juridiction prévaudront, mais uniquement dans la mesure où les conditions spécifiques à une juridiction s’appliquent à TaxDome.

Annexe A – Juridiction – Termes spécifiques

Brésil

1. Dès l’entrée en vigueur de la loi générale brésilienne sur la protection des données, Lei Geral de Proteção de Dados (” LGPD “), les dispositions suivantes s’appliqueront : chaque partie est responsable de remplir ses obligations respectives énoncées dans la LGPD, et le client n’émettra que des instructions de traitement, comme indiqué dans la section 1 (Engagements concernant les données personnelles) du DPA, qui permettent à TaxDome de remplir ses obligations en vertu de la LGPD. Aux fins de la section 7 (Transferts internationaux de données), les Clauses contractuelles types seront utilisées pour les transferts vers des pays non adéquats conformément au RGPD.

Californie

1.Les définitions de : «responsable du traitement» comprend «l’entreprise» ; «sous-traitant» comprend «le prestataire de services» ; «personne concernée» comprend «le consommateur» ; «données à caractère personnel» comprend «les informations à caractère personnel» ; dans chaque cas, telles que définies par la CCPA.

2.Les termes «traitement», «traité» ou «traitement» désignent toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des données à caractère personnel ou sur des ensembles de données à caractère personnel, que ce soit ou non par des moyens automatisés.

3.Les obligations de TaxDome concernant les demandes des personnes concernées, telles que décrites dans les sections 3(d) et 3(e) (droits des personnes concernées et coopération) de ce DPA, s’appliquent aux droits du consommateur en vertu du CCPA.

4.Nonobstant toute disposition contraire, les renseignements personnels du client sont les renseignements personnels que TaxDome traite au nom du client en vertu de la convention. TaxDome peut traiter les renseignements personnels du client dans le seul but de s’acquitter de ses obligations en vertu de la convention et ne doit pas utiliser les renseignements personnels du client à d’autres fins sans le consentement écrit exprès du client. En particulier, TaxDome ne doit pas : (i) vendre, tel que défini dans la CCPA, les renseignements personnels du client ou partager les renseignements personnels du client avec une tierce partie sans la permission du client ; (ii) conserver, utiliser ou divulguer les renseignements personnels du client à des fins autres que celles spécifiées dans la présente entente, y compris conserver, utiliser ou divulguer les renseignements personnels du client à des fins commerciales autres que celles de fournir ses services au client ; et (iii) conserver, utiliser ou divulguer les renseignements personnels du client en dehors de la relation d’affaires de TaxDome avec le client. Les parties reconnaissent que toute divulgation des informations personnelles du client en vertu de l’accord ne confère aucune valeur en vertu de l’accord.

5.TaxDome se conformera à toutes les exigences applicables de la CCPA dans l’exécution de ses obligations en vertu de l’accord, y compris la mise en œuvre et le maintien de mesures de sécurité raisonnables adaptées à la nature des informations personnelles, afin de protéger les informations personnelles du client contre l’accès, la destruction, l’utilisation, la modification ou la divulgation non autorisés. TaxDome s’engage à réparer tout préjudice que toute personne pourrait subir en raison d’un Traitement effectué en violation de ses obligations légales, réglementaires et contractuelles, sauf si TaxDome prouve qu’il n’est pas responsable de ce préjudice.

6.TaxDome peut dépersonnaliser ou agréger des données personnelles dans le cadre de l’exécution du service spécifié dans le présent DPA et l’accord.

7.Lorsque des sous-traitants traitent les données personnelles de nos clients, TaxDome prend des mesures pour s’assurer que ces sous-traitants sont des prestataires de services au sens du CCPA avec lesquels TaxDome a conclu un contrat écrit qui inclut des conditions substantiellement similaires à ce DPA ou qui sont autrement exemptés de la définition de “vente” du CCPA. TaxDome fait preuve d’une diligence raisonnable à l’égard de ses sous-traitants.

Canada

1.TaxDome prend des mesures pour s’assurer que les sous-traitants de TaxDome, tels que décrits dans la section 2 du DPA, sont des tiers au sens de la PIPEDA, avec lesquels TaxDome a conclu un contrat écrit qui inclut des conditions substantiellement similaires à ce DPA. TaxDome fait preuve d’une diligence raisonnable à l’égard de ses sous-traitants.

2. TaxDome mettra en œuvre et maintiendra des mesures de sécurité raisonnables et adaptées à la nature des informations personnelles, comme indiqué dans la section 1 du DPA.

Serbie

1. Loi sur la protection des données personnelles (Zakon o zaštiti podataka o ličnosti ; Journal officiel de la République de Serbie, n° 87/2018).

Royaume-Uni

1. Le règlement de 2019 sur la protection des données, la vie privée et les communications électroniques (modifications, etc.) (sortie de l’UE), tel que modifié, annulé ou remplacé, une fois entré en vigueur, et la loi britannique sur la protection des données de 2018.

Annexe B — Clauses contractuelles types (sous-traitants)

Section 1

Clause 1

Objectif et champ d’application

1. Les présentes clauses contractuelles types ont pour objet d’assurer le respect des exigences du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données) pour le transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers.

2. Les Parties:

a. la/les personne(s) physique(s) ou morale(s), autorité(s) publique(s), agence(s) ou autre(s) organisme(s) (ci-après dénommé(s) “entité(s)”) qui transfère(nt) les données à caractère personnel, telles qu’elles sont énumérées à l’annexe I.A (ci-après dénommé(s) “exportateur(s) de données”), et

b. l’entité ou les entités d’un pays tiers recevant les données à caractère personnel de l’exportateur de données, directement ou indirectement par l’intermédiaire d’une autre entité également partie aux présentes clauses, dont la liste figure à l’annexe I.A (ci-après dénommée “l’importateur de données”)

3. ont accepté les présentes clauses contractuelles types (ci-après dénommées “clauses”).

4. Les présentes clauses s’appliquent au transfert de données à caractère personnel tel que spécifié à l’annexe I.B.

5. L’appendice aux présentes clauses contenant les annexes qui y sont mentionnées fait partie intégrante des présentes clauses.

Clause 2

Effet et invariabilité des clauses

1. Les présentes Clauses énoncent des garanties appropriées, y compris des droits opposables aux personnes concernées et des voies de recours effectives, conformément à l’article 46, paragraphe 1, et à l’article 46, paragraphe 2, © du règlement (UE) 2016/679 et, en ce qui concerne les transferts de données des responsables du traitement vers les sous-traitants et/ou des sous-traitants vers les sous-traitants, des clauses contractuelles types conformément à l’article 28, paragraphe 7, du règlement (UE) 2016/679, à condition qu’elles ne soient pas modifiées, sauf pour sélectionner le(s) module(s) approprié(s) ou pour ajouter ou mettre à jour des informations dans l’appendice. Cela n’empêche pas les parties d’inclure les clauses contractuelles types établies dans les présentes Clauses dans un contrat plus large et/ou d’ajouter d’autres clauses ou garanties supplémentaires, à condition qu’elles ne contredisent pas, directement ou indirectement, les présentes Clauses ou qu’elles ne portent pas atteinte aux libertés ou droits fondamentaux des personnes concernées.

2. Les présentes clauses sont sans préjudice des obligations auxquelles l’exportateur de données est soumis en vertu du règlement (UE) 2016/679.

Clause 3

Bénéficiaires tiers

1. Les personnes concernées peuvent invoquer et faire appliquer les présentes clauses, en tant que tiers bénéficiaires, à l’encontre de l’exportateur et/ou de l’importateur de données, sous réserve des exceptions suivantes :

a. Clause 1, Clause 2, Clause 3, Clause 6, Clause 7;

b. Clause 8.1(b), 8.9(a), (c), (d) et (e);

c. Clause 9(a), (c), (d) et (e);

d. Clause 12(a), (d) et (f);

e. Clause 13;

f. Clause 15.1(c), (d) et (e);

g. Clause 16(e);

h. Clause 18(a) et (b).

2. Le paragraphe a) est sans préjudice des droits des personnes concernées en vertu du règlement (UE) 2016/679.

Clause 4

Interprétation

1. Lorsque les présentes clauses utilisent des termes qui sont définis dans le règlement (UE) 2016/679, ces termes ont la même signification que dans ledit règlement.

2. Les présentes clauses doivent être lues et interprétées à la lumière des dispositions du règlement (UE) 2016/679.

3. Les présentes clauses ne doivent pas être interprétées d’une manière qui entre en conflit avec les droits et obligations prévus par le règlement (UE) 2016/679.

Clause 5

Hiérarchie

En cas de contradiction entre les présentes clauses et les dispositions des accords connexes entre les parties, existant au moment où les présentes clauses sont convenues ou conclues par la suite, les présentes clauses prévalent.

Clause 6

Description des transfers

Les détails du ou des transferts, et en particulier les catégories de données à caractère personnel qui sont transférées et la ou les finalités pour lesquelles elles sont transférées, sont précisés à l’annexe I.B.

Clause 7 – Facultative

 Clause d’amarrage

1. Une entité qui n’est pas partie à ces clauses peut, avec l’accord des parties, adhérer à ces clauses à tout moment, soit en tant qu’exportateur de données, soit en tant qu’importateur de données, en complétant l’appendice et en signant l’annexe I.A.

2. Une fois qu’elle a complété l’appendice et signé l’annexe I.A, l’entité adhérente devient partie aux présentes clauses et a les droits et obligations d’un exportateur ou d’un importateur de données conformément à sa désignation à l’annexe I.A.

3. L’entité adhérente n’a aucun droit ou obligation découlant des présentes clauses pour la période précédant son adhésion.

Section 2 – Obligations des Parties

Clause 8

Garanties en matière de protection des données

L’exportateur de données garantit qu’il a déployé des efforts raisonnables pour déterminer que l’importateur de données est en mesure, grâce à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de satisfaire aux obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses.

8.1 Instructions

1. L’importateur de données ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée de l’exportateur de données. L’exportateur de données peut donner de telles instructions pendant toute la durée du contrat.

2. L’importateur de données informe immédiatement l’exportateur de données s’il n’est pas en mesure de suivre ces instructions.

8.2 Limitation de l’objectif

L’importateur de données ne traite les données à caractère personnel qu’aux fins spécifiques du transfert, telles qu’indiquées à l’annexe I.B, à moins que l’exportateur de données ne lui donne d’autres instructions.

8.3 Transparence

Sur demande, l’exportateur de données met gratuitement à la disposition de la personne concernée une copie des présentes clauses, y compris l’appendice tel qu’il a été complété par les parties. Dans la mesure nécessaire pour protéger les secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris les mesures décrites à l’annexe II et les données à caractère personnel, l’exportateur de données peut expurger une partie du texte de l’appendice des présentes clauses avant d’en partager une copie, mais il fournit un résumé significatif lorsque la personne concernée ne serait autrement pas en mesure d’en comprendre le contenu ou d’exercer ses droits. Sur demande, les parties fournissent à la personne concernée les raisons des expurgations, dans la mesure du possible sans révéler les informations expurgées. La présente clause est sans préjudice des obligations de l’exportateur de données en vertu des articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679.

8.4 Précision

Si l’importateur de données se rend compte que les données à caractère personnel qu’il a reçues sont inexactes ou périmées, il en informe l’exportateur de données dans les meilleurs délais. Dans ce cas, l’importateur de données coopère avec l’exportateur de données pour effacer ou rectifier les données.

8.5 Durée du traitement et effacement ou restitution des données

Le traitement par l’importateur de données n’a lieu que pour la durée spécifiée à l’annexe I.B. Après la fin de la prestation des services de traitement, l’importateur de données, au choix de l’exportateur de données, supprime toutes les données à caractère personnel traitées pour le compte de l’exportateur de données et certifie à ce dernier qu’il l’a fait, ou renvoie à l’exportateur de données toutes les données à caractère personnel traitées pour son compte et supprime les copies existantes. Jusqu’à ce que les données soient supprimées ou renvoyées, l’importateur de données continue de veiller au respect des présentes clauses. Si les lois locales applicables à l’importateur de données interdisent la restitution ou la suppression des données à caractère personnel, l’importateur de données garantit qu’il continuera à assurer le respect des présentes clauses et qu’il ne les traitera que dans la mesure et pour la durée requises par ces lois locales. Ceci est sans préjudice de la clause 14, en particulier de l’obligation faite à l’importateur de données en vertu de la clause 14(e) d’informer l’exportateur de données pendant toute la durée du contrat s’il a des raisons de croire qu’il est ou est devenu soumis à des lois ou des pratiques non conformes aux exigences de la clause 14(a).

8.6 Sécurité du traitement

1. L’importateur de données et, lors de la transmission, l’exportateur de données mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données, y compris la protection contre les violations de la sécurité entraînant accidentellement ou de manière illicite la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé à ces données (ci-après dénommées “violations de données à caractère personnel”). Pour évaluer le niveau de sécurité approprié, les parties tiennent dûment compte de l’état de la technique, des coûts de mise en œuvre, de la nature, de la portée, du contexte et de la (des) finalité(s) du traitement, ainsi que des risques que comporte le traitement pour les personnes concernées. Les parties envisagent en particulier de recourir au cryptage ou à la pseudonymisation, y compris pendant la transmission, lorsque la finalité du traitement peut être atteinte de cette manière. En cas de pseudonymisation, les informations supplémentaires permettant d’attribuer les données à caractère personnel à une personne concernée spécifique restent, dans la mesure du possible, sous le contrôle exclusif de l’exportateur de données. Pour se conformer aux obligations qui lui incombent en vertu du présent paragraphe, l’importateur de données met au moins en œuvre les mesures techniques et organisationnelles spécifiées à l’annexe II. L’importateur de données effectue des contrôles réguliers pour s’assurer que ces mesures continuent d’offrir un niveau de sécurité approprié.

2. L’importateur de données n’accorde l’accès aux données à caractère personnel aux membres de son personnel que dans la mesure strictement nécessaire à la mise en œuvre, à la gestion et au suivi du contrat. Il veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel se soient engagées à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

3. En cas de violation de données à caractère personnel concernant des données à caractère personnel traitées par l’importateur de données en vertu des présentes clauses, l’importateur de données prend les mesures appropriées pour remédier à la violation, y compris des mesures visant à en atténuer les effets négatifs. L’importateur de données notifie également l’exportateur de données dans un délai raisonnable après avoir pris connaissance de la violation. Cette notification contient les coordonnées d’un point de contact où de plus amples informations peuvent être obtenues, une description de la nature de la violation (y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et de dossiers de données à caractère personnel concernés), ses conséquences probables et les mesures prises ou proposées pour remédier à la violation, y compris, le cas échéant, les mesures visant à en atténuer les éventuels effets néfastes. Lorsqu’il n’est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, et dans la mesure où il n’est pas possible de le faire, la notification initiale contient les informations disponibles à ce moment-là et des informations supplémentaires sont fournies ultérieurement, au fur et à mesure qu’elles sont disponibles, sans retard injustifié.

4. L’importateur de données coopère avec l’exportateur de données et l’aide à respecter ses obligations au titre du règlement (UE) 2016/679, notamment pour notifier l’autorité de contrôle compétente et les personnes concernées, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose l’importateur de données.

8.7 Données sensibles

Lorsque le transfert porte sur des données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale, des données génétiques ou des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne, ou des données relatives à des condamnations pénales et à des infractions (ci-après dénommées “données sensibles”), l’importateur de données applique les restrictions spécifiques et/ou les garanties supplémentaires décrites à l’annexe I, point B.

8.8 Transferts ultérieurs

L’importateur de données ne divulgue les données à caractère personnel à un tiers que sur instructions documentées de l’exportateur de données. En outre, les données ne peuvent être divulguées à un tiers situé en dehors de l’Union européenne (dans le même pays que l’importateur de données ou dans un autre pays tiers, ci-après dénommé “transfert ultérieur”) que si le tiers est ou accepte d’être lié par les présentes clauses, en vertu du module approprié, ou si :

1. le transfert ultérieur se fait vers un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation en vertu de l’article 45 du règlement (UE) 2016/679 qui couvre le transfert ultérieur ;

2. le tiers assure par ailleurs des garanties appropriées conformément aux articles 46 ou 47 Règlement du (UE) 2016/679 en ce qui concerne le traitement en question ;

3. le transfert ultérieur est nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou à la défense de réclamations légales dans le cadre de procédures administratives, réglementaires ou judiciaires spécifiques ; ou

4. le transfert ultérieur est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique.

Tout transfert ultérieur est subordonné au respect par l’importateur de données de toutes les autres garanties prévues par les présentes clauses, en particulier la limitation de la finalité.

8.9 Documentation et respect des normes

1. L’importateur de données traite rapidement et de manière adéquate les demandes de l’exportateur de données relatives au traitement prévu par les présentes clauses.

2. Les parties doivent être en mesure de démontrer qu’elles respectent les présentes clauses. En particulier, l’importateur de données conserve une documentation appropriée sur les activités de traitement effectuées pour le compte de l’exportateur de données.

3. L’importateur de données met à la disposition de l’exportateur de données toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations énoncées dans les présentes clauses et, à la demande de l’exportateur de données, autorise et contribue à des audits des activités de traitement couvertes par les présentes clauses, à des intervalles raisonnables ou s’il existe des indices de non-conformité. Lorsqu’il décide d’un examen ou d’un audit, l’exportateur de données peut tenir compte des certifications pertinentes détenues par l’importateur de données.

4. L’exportateur de données peut choisir d’effectuer l’audit lui-même ou de mandater un auditeur indépendant. Les audits peuvent comprendre des inspections dans les locaux ou les installations physiques de l’importateur de données et sont, le cas échéant, effectués avec un préavis raisonnable.

5. Les parties mettent les informations visées aux paragraphes b) et c), y compris les résultats de tout audit, à la disposition de l’autorité de surveillance compétente qui en fait la demande.

Clause 9

Appel à des sous-traitants

1. AUTORISATION GÉNÉRALE ÉCRITE L’importateur de données dispose de l’autorisation générale de l’exportateur de données pour l’engagement de sous-traitants secondaires figurant sur une liste convenue. L’importateur de données informe spécifiquement l’exportateur de données par écrit de toute modification envisagée de cette liste par l’ajout ou le remplacement de sous-traitants ultérieurs au moins dix (10) jours à l’avance, ce qui donne à l’exportateur de données un délai suffisant pour pouvoir s’opposer à ces modifications avant l’engagement du ou des sous-traitants ultérieurs. L’importateur de données fournit à l’exportateur de données les informations nécessaires pour permettre à ce dernier d’exercer son droit d’opposition.

2. Lorsque l’importateur de données engage un sous-traitant ultérieur pour effectuer des activités de traitement spécifiques (au nom de l’exportateur de données), il le fait par le biais d’un contrat écrit qui prévoit, en substance, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles qui lient l’importateur de données en vertu des présentes clauses ACTIVE/110240378.1 7, y compris en ce qui concerne les droits des tiers bénéficiaires pour les personnes concernées. 1 Les parties conviennent qu’en se conformant à la présente clause, l’importateur de données remplit les obligations qui lui incombent en vertu de la clause 8.8. L’importateur de données veille à ce que le sous-traitant ultérieur respecte les obligations auxquelles l’importateur de données est soumis en vertu de ces clauses.

3. L’importateur de données fournit, à la demande de l’exportateur de données, une copie de cet accord de sous-traitance et de toute modification ultérieure à l’exportateur de données. Dans la mesure où cela est nécessaire pour protéger des secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris des données à caractère personnel, l’importateur de données peut expurger le texte de l’accord avant d’en communiquer une copie.

4. L’importateur de données reste pleinement responsable vis-à-vis de l’exportateur de données de l’exécution des obligations du sous-traitant ultérieur en vertu de son contrat avec l’importateur de données. L’importateur de données notifie à l’exportateur de données tout manquement du sous-traitant ultérieur aux obligations qui lui incombent en vertu de ce contrat.

5. L’importateur de données convient avec le sous-traitant ultérieur d’une clause de tiers bénéficiaire en vertu de laquelle – dans le cas où l’importateur de données a effectivement disparu, a cessé d’exister en droit ou est devenu insolvable – l’exportateur de données a le droit de résilier le contrat de sous-traitance ultérieur et d’ordonner au sous-traitant ultérieur d’effacer ou de restituer les données à caractère personnel.

Clause 10

Droits des personnes concernées

1. L’importateur de données notifie sans délai à l’exportateur de données toute demande qu’il a reçue d’une personne concernée. Il ne répond pas lui-même à cette demande, sauf s’il a été autorisé à le faire par l’exportateur de données.

2. L’importateur de données aide l’exportateur de données à s’acquitter de ses obligations de répondre aux demandes des personnes concernées concernant l’exercice de leurs droits en vertu du règlement (UE) 2016/679. À cet égard, les parties définissent à l’annexe II les mesures techniques et organisationnelles appropriées, en tenant compte de la nature du traitement, par lesquelles l’assistance doit être fournie, ainsi que la portée et l’étendue de l’assistance requise.

3. En remplissant ses obligations au titre des paragraphes a) et b), l’importateur de données se conforme aux instructions de l’exportateur de données.

Clause 11

Recours légaux

1. L’importateur de données informe les personnes concernées, dans un format transparent et aisément accessible, par le biais d’une notification individuelle ou sur son site web, de l’existence d’un point de contact habilité à traiter les réclamations. Il traite rapidement toute réclamation qu’il reçoit d’une personne concernée.

2. En cas de litige entre une personne concernée et l’une des parties en ce qui concerne le respect des présentes clauses, cette partie met tout en œuvre pour résoudre le problème à l’amiable en temps utile. Les parties se tiennent mutuellement informées de ces litiges et, le cas échéant, coopèrent pour les résoudre.

a. déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle de l’État membre de sa résidence habituelle ou de son lieu de travail, ou auprès de l’autorité de contrôle compétente en vertu de la clause 13 ;

b. porter le litige devant les tribunaux compétents au sens de la clause 18.

3. Lorsque la personne concernée invoque un droit de tiers bénéficiaire en vertu de la clause 3, l’importateur de données accepte la décision de la personne concernée :

4. Les parties acceptent que la personne concernée puisse être représentée par un organisme, une organisation ou une association à but non lucratif dans les conditions prévues à l’article 80, paragraphe 1, du règlement (UE) 2016/679.

5. L’importateur de données doit se conformer à une décision contraignante en vertu du droit de l’UE ou de l’État membre applicable.

6. L’importateur de données convient que le choix effectué par la personne concernée ne portera pas atteinte à ses droits substantiels et procéduraux de demander réparation conformément aux lois applicables.

Clause 12

Responsabilité

1. Chaque partie est responsable à l’égard de l’autre ou des autres parties de tout dommage causé à l’autre ou aux autres parties en raison d’une violation des présentes clauses.

2. L’importateur de données est responsable envers la personne concernée, et la personne concernée a le droit d’être indemnisée, pour tout dommage matériel ou moral que l’importateur de données ou son sous-traitant secondaire cause à la personne concernée en violant les droits des tiers bénéficiaires en vertu des présentes clauses.

3. Nonobstant le paragraphe b), l’exportateur de données est responsable envers la personne concernée, et la personne concernée a le droit de recevoir une indemnisation, pour tout dommage matériel ou moral que l’exportateur de données ou l’importateur de données (ou son sous-traitant ultérieur) cause à la personne concernée en violant les droits du tiers bénéficiaire en vertu des présentes Clauses. Ceci est sans préjudice de la responsabilité de l’exportateur de données et, lorsque l’exportateur de données est un sous-traitant agissant pour le compte d’un responsable du traitement, de la responsabilité du responsable du traitement en vertu du règlement (UE) 2016/679 ou du règlement (UE) 2018/1725, selon le cas.

4. Les parties conviennent que si l’exportateur de données est tenu responsable, en vertu du paragraphe c), des dommages causés par l’importateur de données (ou son sous-traitant), il a le droit de réclamer à l’importateur de données la partie de l’indemnisation correspondant à la responsabilité de l’importateur de données dans le dommage.

5. Lorsque plusieurs parties sont responsables de tout dommage causé à la personne concernée du fait d’une violation des présentes clauses, toutes les parties responsables sont conjointement et solidairement responsables et la personne concernée a le droit d’intenter une action en justice contre l’une quelconque de ces parties.

6. Les parties conviennent que si l’une d’entre elles est tenue responsable en vertu du paragraphe (e), elle est en droit de réclamer à l’autre/aux autres partie(s) la partie de l’indemnisation correspondant à sa/leur responsabilité dans le dommage.

7. L’importateur de données ne peut pas invoquer le comportement d’un sous-traitant ultérieur pour se soustraire à sa propre responsabilité.

Clause 13

Supervision

1. Lorsque l’exportateur de données est établi dans un État membre de l’UE : L’autorité de contrôle chargée de veiller au respect par l’exportateur de données du règlement (UE) 2016/679 en ce qui concerne le transfert de données, comme indiqué à l’annexe I.C, agit en tant qu’autorité de contrôle compétente.
L’autorité de contrôle de l’État membre dans lequel est établi le représentant au sens de l’article 27, paragraphe 1, du règlement (UE) 2016/679, comme indiqué à l’annexe I.C, agit en tant qu’autorité de contrôle compétente. L’autorité de contrôle de l’un des États membres dans lesquels se trouvent les personnes concernées dont les données à caractère personnel sont transférées en vertu des présentes clauses en relation avec l’offre de biens ou de services qui leur est faite, ou dont le comportement est surveillé, comme indiqué à l’annexe I.C, agit en tant qu’autorité de contrôle compétente.

2. L’importateur de données accepte de se soumettre à la juridiction de l’autorité de contrôle compétente et de coopérer avec elle dans le cadre de toute procédure visant à assurer le respect des présentes clauses. En particulier, l’importateur de données accepte de répondre aux demandes de renseignements, de se soumettre à des audits et de se conformer aux mesures adoptées par l’autorité de contrôle, y compris les mesures correctives et compensatoires. Il fournit à l’autorité de contrôle une confirmation écrite que les mesures nécessaires ont été prises.

Section 3 – Lois et obligations locales en cas d’accès par les autorités publiques

Clause 14

Lois et pratiques locales affectant le respect des clauses

1. Les parties garantissent qu’elles n’ont aucune raison de croire que les lois et pratiques du pays tiers de destination applicables au traitement des données à caractère personnel par l’importateur de données, y compris toute obligation de divulguer des données à caractère personnel ou toute mesure autorisant l’accès des autorités publiques, empêchent l’importateur de données de remplir les obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses. Il est entendu que les lois et pratiques qui respectent l’essence des droits et libertés fondamentaux et n’excèdent pas ce qui est nécessaire et proportionné dans une société démocratique pour sauvegarder l’un des objectifs énumérés à l’article 23, paragraphe 1, du règlement (UE) 2016/679, ne sont pas en contradiction avec les présentes clauses.

2. Les parties déclarent qu’en fournissant la garantie visée au paragraphe (a), elles ont tenu dûment compte, en particulier, des éléments suivants :

a. les circonstances spécifiques du transfert, y compris la longueur de la chaîne de traitement, le nombre d’acteurs impliqués et les canaux de transmission utilisés ; les transferts ultérieurs prévus ; le type de destinataire ; la finalité du traitement ; les catégories et le format des données à caractère personnel transférées ; le secteur économique dans lequel le transfert a lieu ; le lieu de stockage des données transférées ;

b. les lois et pratiques du pays tiers de destination – y compris celles exigeant la divulgation de données aux autorités publiques ou autorisant l’accès de ces autorités – pertinentes à la lumière des circonstances spécifiques du transfert, ainsi que les limitations et garanties applicables ;

c. toutes les garanties contractuelles, techniques ou organisationnelles pertinentes mises en place pour compléter les garanties prévues par les présentes clauses, y compris les mesures appliquées lors de la transmission et du traitement des données à caractère personnel dans le pays de destination.

3. L’importateur de données garantit que, dans le cadre de l’évaluation visée au point b), il s’est efforcé de fournir à l’exportateur de données les informations pertinentes et convient qu’il continuera à coopérer avec l’exportateur de données pour garantir le respect des présentes clauses.

4.Les parties conviennent de documenter l’évaluation visée au point b) et de la mettre à la disposition de l’autorité de surveillance compétente sur demande.

5.L’importateur de données accepte de notifier rapidement à l’exportateur de données si, après avoir accepté les présentes clauses et pendant la durée du contrat, il a des raisons de croire qu’il est ou est devenu soumis à des lois ou à des pratiques non conformes aux exigences du paragraphe a), y compris à la suite d’une modification des lois du pays tiers ou d’une mesure (telle qu’une demande de divulgation) indiquant une application de ces lois dans la pratique qui n’est pas conforme aux exigences du paragraphe a).

6. À la suite d’une notification en vertu du paragraphe e), ou si l’exportateur de données a des raisons de croire que l’importateur de données ne peut plus remplir ses obligations au titre des présentes clauses, l’exportateur de données identifie rapidement les mesures appropriées (par exemple, les mesures techniques ou organisationnelles visant à garantir la sécurité et la confidentialité) à adopter par l’exportateur de données et/ou l’importateur de données pour remédier à la situation. L’exportateur de données suspend le transfert de données s’il considère qu’aucune garantie appropriée ne peut être assurée pour ce transfert, ou s’il en a donné l’instruction à l’autorité de contrôle compétente. Dans ce cas, l’exportateur de données a le droit de résilier le contrat, dans la mesure où il concerne le traitement de données à caractère personnel en vertu des présentes clauses. Si le contrat implique plus de deux parties, l’exportateur de données ne peut exercer ce droit de résiliation qu’à l’égard de la partie concernée, à moins que les parties n’en aient convenu autrement. Lorsque le contrat est résilié en vertu de la présente clause, la clause 16, points d) et e), s’applique.

Clause 15

Obligations de l’importateur de données en cas d’accès par les autorités publiques

15.1 Notification

1. L’importateur de données s’engage à notifier rapidement (si nécessaire avec l’aide de l’exportateur de données) à l’exportateur de données et, dans la mesure du possible, à la personne concernée, les cas suivants

a. reçoit une demande juridiquement contraignante d’une autorité publique, y compris des autorités judiciaires, en vertu des lois du pays de destination, pour la divulgation de données à caractère personnel transférées conformément aux présentes clauses ; cette notification comprendra des informations sur les données à caractère personnel demandées, l’autorité requérante, la base juridique de la demande et la réponse apportée ; ou

b. a connaissance de tout accès direct des autorités publiques aux données à caractère personnel transférées en vertu des présentes clauses, conformément aux lois du pays de destination ; cette notification comprendra toutes les informations dont dispose l’importateur.

2. Si la législation du pays de destination interdit à l’importateur de données de notifier l’exportateur de données et/ou la personne concernée, l’importateur de données s’engage à faire de son mieux pour obtenir une dérogation à l’interdiction, en vue de communiquer le plus d’informations possible, dans les meilleurs délais. L’importateur de données accepte de documenter ses meilleurs efforts afin de pouvoir les démontrer à la demande de l’exportateur de données.

3. Si la législation du pays de destination le permet, l’importateur de données accepte de fournir à l’exportateur de données, à intervalles réguliers pendant la durée du contrat, autant d’informations pertinentes que possible sur les demandes reçues (en particulier, le nombre de demandes, le type de données demandées, l’autorité/les autorités requérante(s), si les demandes ont été contestées et l’issue de ces contestations, etc.

4. L’importateur de données s’engage à conserver les informations visées aux paragraphes a) à c) pendant la durée du contrat et à les mettre à la disposition de l’autorité de contrôle compétente sur demande.

5. Les paragraphes a) à c) sont sans préjudice de l’obligation de l’importateur de données, conformément à la clause 14, point e), et à la clause 16, d’informer rapidement l’exportateur de données lorsqu’il n’est pas en mesure de se conformer à ces clauses.

15.2 Examen de la légalité et de la minimisation des données

1. L’importateur de données accepte d’examiner la légalité de la demande de divulgation, en particulier si elle reste dans les limites des pouvoirs accordés à l’autorité publique requérante, et de contester la demande si, après une évaluation minutieuse, il conclut qu’il y a des motifs raisonnables de considérer que la demande est illégale en vertu des lois du pays de destination, des obligations applicables en vertu du droit international et des principes de la courtoisie internationale. L’importateur de données exerce, dans les mêmes conditions, les voies de recours. Lorsqu’il conteste une demande, l’importateur de données demande des mesures provisoires en vue de suspendre les effets de la demande jusqu’à ce que l’autorité judiciaire compétente ait statué sur son bien-fondé. Il ne divulgue pas les données à caractère personnel demandées tant qu’il n’est pas tenu de le faire en vertu des règles de procédure applicables. Ces exigences sont sans préjudice des obligations de l’importateur de données au titre de la clause 14, point e).

2. L’importateur de données accepte de documenter son évaluation juridique et toute contestation de la demande de divulgation et, dans la mesure où les lois du pays de destination le permettent, de mettre la documentation à la disposition de l’exportateur de données. Il la met également à la disposition de l’autorité de contrôle compétente sur demande.

3. L’importateur de données s’engage à fournir la quantité minimale d’informations autorisée lorsqu’il répond à une demande de divulgation, sur la base d’une interprétation raisonnable de la demande.

Section 4 – Dispositions finales

Clause 16

Non-respect des clauses et résiliation

1. L’importateur de données informe rapidement l’exportateur de données s’il n’est pas en mesure de respecter les présentes clauses, quelle qu’en soit la raison.

2. Si l’importateur de données ne respecte pas les présentes clauses ou n’est pas en mesure de le faire, l’exportateur de données suspend le transfert de données à caractère personnel à l’importateur de données jusqu’à ce que la conformité soit à nouveau assurée ou que le contrat soit résilié. Cette disposition est sans préjudice de la clause 14, point f).

3. L’exportateur de données a le droit de résilier le contrat, dans la mesure où il concerne le traitement de données à caractère personnel en vertu des présentes clauses, si :

a. l’exportateur de données a suspendu le transfert de données à caractère personnel à l’importateur de données conformément au paragraphe b) et le respect des présentes clauses n’est pas rétabli dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la suspension ;

b. l’importateur de données enfreint de manière substantielle ou persistante les présentes clauses ; ou

c. l’importateur de données ne se conforme pas à une décision contraignante d’un tribunal compétent ou d’une autorité de contrôle concernant les obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses.

4. Dans ce cas, il informe l’autorité de contrôle compétente de ce non-respect. Lorsque le contrat implique plus de deux parties, l’exportateur de données ne peut exercer ce droit de résiliation qu’à l’égard de la partie concernée, à moins que les parties n’en aient convenu autrement.

5. Les données à caractère personnel qui ont été transférées avant la résiliation du contrat conformément au paragraphe c) sont, au choix de l’exportateur de données, immédiatement renvoyées à l’exportateur de données ou effacées dans leur intégralité. Il en va de même pour toute copie des données. L’importateur de données certifie l’effacement des données à l’exportateur de données. Jusqu’à ce que les données soient effacées ou renvoyées, l’importateur de données continue de veiller au respect des présentes clauses. Si la législation locale applicable à l’importateur de données interdit la restitution ou la suppression des données à caractère personnel transférées, l’importateur de données garantit qu’il continuera à veiller au respect des présentes clauses et qu’il ne traitera les données que dans la mesure et pour la durée requises par cette législation locale.

6. Chaque partie peut révoquer son accord d’être liée par les présentes clauses lorsque (i) la Commission européenne adopte une décision en vertu de l’article 45, paragraphe 3, du règlement (UE) 2016/679 qui couvre le transfert de données à caractère personnel auquel les présentes clauses s’appliquent ; ou (ii) le règlement (UE) 2016/679 devient partie intégrante du cadre juridique du pays vers lequel les données à caractère personnel sont transférées. Ceci est sans préjudice d’autres obligations s’appliquant au traitement en question en vertu du règlement (UE) 2016/679.

Clause 17

Lois gouvernementales

Les présentes clauses sont régies par le droit de l’un des États membres de l’Union européenne, à condition que ce droit autorise les droits des tiers bénéficiaires. Les parties conviennent que cette loi sera celle de l’Irlande.

Clause 18

Choix du lieu et de la juridiction

1. Tout litige découlant des présentes clauses est réglé par les tribunaux d’un État membre de l’UE.

2. Les parties conviennent que ces tribunaux seront ceux de l’Irlande.

3. Une personne concernée peut également intenter une action en justice contre l’exportateur et/ou l’importateur de données devant les tribunaux de l’État membre dans lequel elle a sa résidence habituelle.

4. Les parties conviennent de se soumettre à la compétence de ces tribunaux

Annexe

Annexe I

A. Liste des parties

 

	EXPORTATEUR DE DONNÉES (CLIENT)	IMPORTATEUR DE DONNÉES (TAXDOME)
NOM DE LA COMPAGNIE		TaxDome, LLC
ADDRESSE		1178 Broadway, New York, NY 10001
LE NOM, LA FONCTION ET LES COORDONNÉES DE LA PERSONNE DE CONTACT		Victor Radzinsky, CEO dpo@taxdome.com
SIGNATURE ET DATE:
RÔLE:	Controleur	Processeur

 

Activités en rapport avec les données transférées en vertu des présentes clauses : Voir l’annexe I.B

 

B. DESCRIPTION DU TRANSFER

Les données personnelles concernent les utilisateurs finaux de nos clients.

Catégories de données à caractère personnel transférées

La plateforme de TaxDome s’adresse à une large base de clients et d’utilisateurs finaux qui s’étendent sur tout le spectre des industries. TaxDome ne contrôle ni ne limite les sujets que les utilisateurs finaux de nos clients soumettent par l’intermédiaire de notre outil. Compte tenu de cela, de la nature du produit et du rôle de TaxDome en tant que processeur, il n’est pas possible de dresser une liste absolue des catégories de données ingérées et traitées. TaxDome traite des données qui peuvent inclure, sans s’y limiter : le nom, l’âge, le sexe, le statut familial, l’adresse, le niveau d’éducation, le style de vie et les habitudes, l’adresse IP et les données de localisation, la satisfaction du client, la profession, le statut d’emploi, les données d’utilisation et les enregistrements d’images (photo numérique ou vidéo).

Les données sensibles transférées (le cas échéant) et restrictions ou garanties appliquées qui tiennent pleinement compte de la nature des données et des risques encourus, comme par exemple une limitation stricte de la finalité, des restrictions d’accès (y compris un accès réservé au personnel ayant suivi une formation spécialisée), la tenue d’un registre d’accès aux données, des restrictions pour les transferts ultérieurs ou des mesures de sécurité supplémentaires.

TaxDome traite des données qui peuvent inclure, sans s’y limiter, les catégories spéciales de données suivantes : données relatives à la santé, données génétiques, origine raciale et ethnique, orientation et/ou habitudes sexuelles, opinion politique, affiliation ou croyances religieuses, appartenance à une organisation non politique ou non syndicale, condamnations et infractions pénales.

 

La fréquence du transfert (par exemple, si les données sont transférées de manière ponctuelle ou continue).

Les données à caractère personnel sont saisies en continu.

 

Nature du traitement

Les données à caractère personnel sont collectées dans le cadre de l’utilisation quotidienne de la plateforme. Les données peuvent être saisies manuellement par les clients de TaxDome ou de manière automatisée par le biais de la collecte de logs sur la plateforme. Les données sont stockées dans la base de données de production de TaxDome.

 

Objectif(s) du transfert et du traitement ultérieur des données

Les données personnelles sont traitées dans le but de fournir le service TaxDome et de soutenir le site web de TaxDome et les services de la plateforme.

 

la durée de conservation des données à caractère personnel ou, si cela n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée

L’objet et la durée du traitement des données à caractère personnel sont précisés dans les Conditions d’utilisation.

 

Pour les transferts aux (sous-)traitants, préciser également l’objet, la nature et la durée du traitement.

TaxDome fait appel à des sous-traitants en ligne sur le site www.taxdome.com/policies/sub-processors/ pour fournir des services à ses clients. La liste précise l’objet et la nature des activités de traitement effectuées par les sous-traitants de TaxDome et le mécanisme de transfert de données applicable. 

C. AUTORITÉ DE SURVEILLANCE COMPÉTENTE

Identifier la ou les autorité(s) de contrôle compétente(s) conformément à la clause 13

Localisation de l’exportateur de données/du représentant de l’UE de l’exportateur de données/de la base de clients la plus importante de l’exportateur de données

Annexe II

LES MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES, Y COMPRIS LES MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES VISANT À ASSURER LA SÉCURITÉ DES DONNÉES

Description des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par le ou les importateurs de données (y compris toute certification pertinente) pour assurer un niveau de sécurité approprié, compte tenu de la nature, de la portée, du contexte et de la finalité du traitement, ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes physiques.

Les mesures techniques et organisationnelles prises par TaxDome pour protéger les données personnelles transférées en dehors de l’EEE vers un pays non adéquat sont publiées et disponibles à l’adresse suivante: https://www.taxdome.com/policies/security/