BHR Finans & Regnskap AS: efficiëntie realiseren om met Taxdome in 12 maanden met 9% te groeien

Personeel: 13 werknemers

Locatie: kantoren in Sandefjord en Sandnes, Noorwegen  

Geleverde diensten: accounting, bedrijfsregistratie, payroll-services, advieswerk 

Gebruikt TaxDome sinds: 16 december 2022

Groeistatistiek: 20 nieuwe klanten in het afgelopen jaar____________________________

Ontmoet Ekaterina Verulidze, de algemeen directrice van BHR Finans & Regnskap, een accountantskantoor gevestigd in Noorwegen. Met kantoren in Sandefjord en Sandnes is BHR Finans & Regnskap AS een middelgroot bedrijf met 13 werknemers dat ongeveer 250 klanten in verschillende sectoren bedient, waaronder de bouw, transport en maritieme sector.

BHR Finans & Regnskap AS biedt een scala aan diensten – van boekhouding en salarisadministratie tot financiële verslaglegging en jaarrekeningen. Ze helpen daarnaast internationale klanten bij het zich registreren bij de Noorse Belastingdienst, en hun werknemers met het vereiste papierwerk.

In het licht van de recente antiwitwasrichtlijnen van de EU heeft Noorwegen zijn antiwitwaswet bijgewerkt met strengere vereisten voor klantenonderzoek en het screenen van transacties.

Om ervoor te zorgen dat het bedrijf goed gepositioneerd is om klanten te helpen aan de nieuwe vereisten te voldoen, zocht BHR Finans & Regnskap naar een oplossing om haar processen te stroomlijnen en te organiseren.

Ekaterina vertelt ons hoe TaxDome BHR Finans & Regnskap heeft geholpen om dat voor elkaar te krijgen.

De uitdaging

Handmatig onboardingsproces in meerdere stappen

Van klantencontroles tot het vastleggen van contracten, alles werd in meerdere systemen met de hand gedaan. Zoals Ekaterina opmerkte:

Bij het werken aan meerdere nieuwe klanten tegelijk werd dit proces nog uitdagender: kwetsbaar voor menselijke fouten en extreem tijdrovend, gezien de hoeveelheid administratieve taken die erbij kwamen kijken.

Ontdek hoe Tatsiana Bender TaxDome gebruikt om het verzamelen van documentatie voor haar 100+ klanten te automatiseren>>

Gebrek aan overzicht

Zonder een geconsolideerde oplossing was de status voor elke klant op meerdere plaatsen aanwezig, en het team moest ze allemaal controleren, zoals Ekaterina vertelde:

Ze voegde eraan toe dat het belangrijkste aspect van het proces “controle krijgen en controle hebben over de status wanneer er zoveel verschillende klanten zijn” is.

Hoewel deze aanpak aanvankelijk werkte, was het voor een efficiënte schaalvergroting nodig om dit gedecentraliseerde proces in één systeem te stroomlijnen.

Bekijk hoe een kantoor 1.700 klanten bedient door de technologie voor projectbeheer, documenten, communicatie en andere functies binnen TaxDome te consolideren>>

Klanten uit verschillende landen bedienen

Bovendien werd het nog ingewikkelder om aan de behoeften van klanten uit verschillende landen te voldoen. Er was nu behoefte aan meer talen en aan aangepaste documenten, vragenlijsten en e-mails. Het handmatig creëren van gepersonaliseerd materiaal vormt een grote belasting voor de medewerkers van het kantoor.

De oplossing

Geautomatiseerde workflows voor klant-onboarding

Met TaxDome’s website-integratie, worden onboarding workflows nu automatisch getriggered wanneer nieuwe klanten informatie aanvragen. Zoals de algemeen directrice van het bedrijf het uitlegde:

TaxDome’s ingebouwde herinneringen en statusnotificaties voegen transparantie toe en stroomlijnen zonder handmatig toezicht het volgen van het traject van elke klant. Deze automatisering wordt aangevuld met TaxDome’s Inbox+ functie, die kritieke interacties met klanten centraliseert, waaronder formulierindiening, documentgoedkeuringen, nieuwe berichten en meer.

Meer dan alleen notificaties dient Inbox+ als een centraal punt om taken af te werken, documenten te bekijken en met klanten te communiceren, zodat alles wat met een project te maken heeft in een gezamenlijke ruimte staat.

Overzicht van alle klantprocessen

In hun streven naar duurzame groei koos BHR Finans & Regnskap AS voor TaxDome als hun gecentraliseerde systeem en enige bron van waarheid voor het bijhouden van al hun klanteninformatie en documenten – zodat ze het overzicht konden behouden… Zoals Ekaterina zei:

Dit werd mogelijk door TaxDome’s pijplijnen, die visualisaties van projecten in bepaalde fases zijn. Naarmate opdrachten vooraf gedefinieerde stappen in de pijplijn doorlopen, houden teams zicht op waar elke klant zich bevindt.

Bekijk hoe TaxDome Polaris Tax & Accounting een overzicht biedt van alle taken, opdrachten en workflows>>

Aanpassing en ervaringen op maat

Het bedienen van een gevarieerde klantenkring vereist aanpassingsvermogen – het gaat om gaandeweg aanpassen van talen, documenten en processen. TaxDome bood de flexibiliteit die BHR Finans & Regnskap nodig had om klanten wereldwijd te ondersteunen.

De meertalige mogelijkheden van TaxDome besparen kostbare tijd en zorgen voor een positieve ervaring voor klanten wereldwijd. Ekaterina gaf als commentaar:

Het bedrijf verhoogde ook de efficiëntie door het creëren van aangepaste e-mails en vragenlijsten. De vragenlijsten van TaxDome vereenvoudigen bijvoorbeeld het proces van informatieverkrijging van klanten: in plaats van algemene PDF-formulieren passen vragenlijsten zich in realtime met voorwaardelijke logica aan om alleen de relevante vragen op basis van de antwoorden van klanten weer te geven.

En de veelzijdigheid van TaxDome gaat nog verder – u kunt volledig aanpasbare workflows bouwen om unieke klantprocessen af te handelen. Voorwaardelijke logica op basis van toegewezen tags maakt het mogelijk om gespecialiseerde stappen toe te voegen, zoals extra documentatievereisten of het verzenden van e-mails op maat.

Neem elke dinsdag deel aan onze webinar en krijg deskundige begeleiding over hoe u automatisering kunt gebruiken om uw interne processen te beheren>>

Schaalbaarheid als gevolg van verbeterde klantervaring

• Belangrijke tijdbesparing: automatisering elimineert handmatig administratief werk, waardoor het bedrijf middelen kan toewijzen aan groei en meer klanten kan bedienen
• Eenvoudigere klantenwerving: nieuwe klanten kunnen in hun eigen taal het onboardingsproces met geautomatiseerde stapsgewijze begeleiding voltooien
• Verbeterd professioneel imago: tijdige gepersonaliseerde e-mails en automatische herinneringen, in combinatie met de website voorzien van eigen merk, zorgen ervoor dat het bedrijf professioneler en geloofwaardiger overkomt bij nieuwe klanten

Met intelligente workflows, een geconsolideerd overzicht en de mogelijkheid om aan hun behoeften te voldoen, hielp TaxDome BHR Finans & Regnskap de klantenervaring te verbeteren en schaalbaarheid en groei te ontsluiten.

Als u er ook naar streeft om uw activiteiten efficiënt uit te breiden, dan is TaxDome wellicht de perfecte oplossing om uw workflows te stroomlijnen en de tijd vrij te maken die u nodig heeft. Neem voor een persoonlijke demo gerust contact met ons op.