AI in de boekhouding: hoe kunstmatige intelligentie het werk van accountants verandert

Kunstmatige intelligentie verandert de manier waarop accountants hun dagelijkse werkzaamheden uitvoeren. Alle routinetaken die de technologie namens professionals in de branche uitvoert, maken meer tijd en andere middelen vrij voor werkzaamheden met een hogere prioriteit.

Voor accountantskantoren kan AI nieuwe mogelijkheden bieden op het gebied van teamproductiviteit, doorlooptijden en klantengroei. Met de technologie in de juiste handen kunnen kantoren ook het hoofd bieden aan het groeiende tekort aan talent in de branche.

Om deze voordelen te realiseren, hebben bedrijven een duidelijk stappenplan nodig om het in hun dagelijkse werkprocessen te implementeren. Dit begint met inzicht in de mogelijkheden van AI in de boekhouding, maar ook in de beperkingen en mogelijke risico’s ervan.

Hoe AI de manier waarop accountants werken veranderen?

AI herdefinieert het accountantsberoep, en dat is niet alleen maar kommer en kwel. Volgens inzichten van Wolters Kluwer, is 57% van de financiële professionals van mening dat ontwikkelingen op het gebied van AI een aanzienlijke impact zullen hebben op de branche, maar slechts 15% staat daar negatief tegenover.

De impact hiervan is ook al zichtbaar, gebaseerd op bevindingen in hun Future Ready Accountant rapport. Meer dan 25% van de accountants gebruikt AI als onderdeel van hun workflow en nog eens 22% was van plan om de technologie in 2025 in te voeren.

Ondanks het gangbare verhaal dat AI accountants zal vervangen, verloopt de realiteit heel anders. In plaats van boekhoudkundige professionals te vervangen, versterkt AI hun vermogen om grotere werkvolumes aan te kunnen en prioriteit te geven aan waardevollere taken.

Accountants kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van het vermogen van AI om snel grote hoeveelheden gegevens te verwerken. Hierdoor hoeven accountants minder tijd te besteden aan het handmatig importeren van gegevens, waardoor ze meer tijd hebben voor belangrijkere taken.

Cruciaal is dat de snelheid van AI niet gepaard gaat met nauwkeurigheid. Hierdoor is de noodzaak voor boekhoudkundige professionals om het werk van AI te controleren groter dan ooit. AI kan veel van het zware werk bij repetitieve taken op zich nemen, maar er zijn nog steeds boekhoudkundige experts nodig om het werk van AI te controleren en te verifiëren.

Ook al vervangt AI geen accountants, door deze technologie te omarmen, kan het kritieke tekort aan talent in de branche toch worden aangepakt.

Belangrijkste toepassingen van AI in de boekhouding

Generatieve AI-tools zoals ChatGPT zijn het gesprek van de dag, maar dit is slechts één vorm van kunstmatige intelligentie die de manier waarop accountants werken verandert. Naarmate de technologie zich verder ontwikkelt, zullen accountants AI op steeds meer manieren gaan gebruiken.

Hier zijn enkele van de meest waardevolle manieren waarop accountants AI al gebruiken:

• LLM’s en generatieve AI: het interpreteren en genereren van mensachtige taal — bijvoorbeeld het opstellen van e-mailteksten of het samenvatten van bevindingen uit grote datasets
• Automatische gegevensinvoer: AI gebruiken om automatisch financiële gegevens uit boekhoudsoftware en andere bronnen te halen
• Detectie van afwijkingen: automatisch hiaten en discrepanties in financiële gegevens identificeren
• Intelligente automatisering: slimme workflows op automatische piloot uitvoeren met triggers, voorwaarden en voorwaardelijke logica
• AI-documenthernoeming: boekhoudkundige documenten automatisch categoriseren en hernoemen voorzien van beschrijvende bestandsnamen
• AI-rapportage en voorspellende analyses: historische gegevens analyseren om inzichten te verkrijgen en toekomstige trends te voorspellen
• Optische tekenherkenning (OCR): het scannen en converteren van tekstdocumenten naar digitale bestanden voor snelle, veilige uitwisseling tussen klanten en accountants

AI vervangt accountants in geen van bovenstaande gebruikssituaties, maar het helpt hen wel om effectiever te werken. Cruciaal is dat de technologie niet betrouwbaar genoeg is om de meeste van deze taken zonder menselijk toezicht uit te voeren.

Studies laten bijvoorbeeld zien dat sommige AI-tools enkelvoudige gegevensextractie nauwkeuriger uitvoeren dan individuele mensen, maar minder nauwkeurig dan dubbele extractie door mensen. Elders vinden studies dat AI-ondersteunde gegevensextractie hogere nauwkeurigheidspercentages bereikt dan uitsluitend door mensen uitgevoerde extractie.

In dit geval voert AI het grootste deel van het werk uit in een fractie van de tijd die een menselijke expert daarvoor nodig zou hebben. Accountants kunnen het werk controleren en corrigeren om de hoogste nauwkeurigheid te bereiken, en dat gaat aanzienlijk sneller dan wanneer ze het alleen zouden doen.

Voordelen van AI voor accountants en accountantskantoren

Laten we eens kijken naar de belangrijkste voordelen van AI voor accountantskantoren en professionals in termen van tastbare resultaten.

Efficiëntie verhogen

AI kan de tijd die accountants besteden aan repetitief administratief werk drastisch verminderen. Door routinetaken, zoals gegevensinvoer, te automatiseren, zorgt AI ervoor dat accountants meer tijd hebben om hun middelen in te zetten voor werk met een hoge toegevoegde waarde.

In plaats van handmatig volledige datasets in te voeren, kunnen accountants zich concentreren op het beoordelen en analyseren van inzichten. Ze hoeven minder tijd te besteden aan het ordenen van duizenden klantdocumenten en kunnen zich concentreren op adviesdiensten die een echte impact hebben op de activiteiten van hun klanten.

Menselijke fouten verminderen

Repetitieve handmatige taken, zoals gegevensinvoer, zijn het meest vatbaar voor menselijke fouten. Het risico neemt alleen maar toe bij grootschalige herhaling, dus accountants die overbelast zijn met taken zoals handmatige gegevensinvoer hebben doorgaans de hoogste foutpercentages.

Zoals eerder uitgelegd, kunnen sommige AI-tools een hogere nauwkeurigheid bereiken dan mensen bij het extraheren van afzonderlijke gegevens, maar nauwkeurigheid alleen zegt niet alles. Door accountants te ontlasten van het meest veeleisende aspect van gegevensinvoer, hebben ze meer cognitieve energie om zich te concentreren op het oplossen van fouten.

De doorlooptijden verkorten

Tijdwinst en consistente kwaliteit stellen boekhoudteams in staat om taken sneller uit te voeren. Dit verkort de doorlooptijden en stelt teams in staat om in een bepaalde periode een grotere hoeveelheid werk te verwerken.

Schaalbaarheid verbeteren

Inefficiënte processen vormen de meest voorkomende groeibottleneck voor accountantskantoren. Wanneer teamleden meer tijd besteden aan het organiseren van hun werk dan aan het uitvoeren ervan, gaat administratief werk ten koste van tijd die besteed zou kunnen worden aan klantwerk dat daadwerkelijk omzet genereert.

Het verbeteren van de interne efficiëntie met AI en automatisering vermindert de administratieve werklast en maakt capaciteit vrij om meer tijd te besteden aan het leveren van diensten die echte groei stimuleren.

Beperkingen en risico’s van AI in de boekhouding

Hoe aantrekkelijk de potentiële voordelen van kunstmatige intelligentie ook zijn voor accountantskantoren, u zult ze alleen kunnen realiseren als u proactief omgaat met de beperkingen en risico’s van de technologie.

Zorgen over nauwkeurigheid

Snelheid is een van de grootste sterke punten van AI, precisie is daarentegen de grootste beperking. Het kan enorme hoeveelheden financiële gegevens in enkele seconden verwerken, maar er is nog steeds professionele controle nodig om de juistheid van de informatie te garanderen. Bedrijven beperken dit risico door gestructureerde controlepunten in te stellen voordat de financiële resultaten worden afgerond.

Gegevenskwaliteit

AI presteert slechts zo goed als de gegevens die het ontvangt. Wanneer gegevens onvolledig of inconsistent gestructureerd zijn, genereert het systeem onbetrouwbare resultaten die de rapportage en besluitvorming verzwakken. Bedrijven waarborgen de nauwkeurigheid door invoerprocessen van gegevens te standaardiseren en zuivere historische gegevens bij te houden.

AI-kennis

Het niveau van AI-kennis en begrip kan sterk verschillen tussen accountants. Wanneer teams geen duidelijk begrip hebben van hoe kunstmatige intelligentie werkt, is de kans groter dat ze te veel vertrouwen op de output, of de technologie verkeerd gebruiken. Door middel van voortdurende training en interne richtlijnen kan ervoor worden gezorgd dat AI op een verantwoorde en kritische manier wordt gebruikt.

Zorgen over veiligheid en privacy

AI-systemen verwerken enorme hoeveelheden potentieel gevoelige informatie in boekhoudkundige scenario’s. Zonder volledige transparantie over de opslag en verwerking van gegevens stellen bedrijven zich bloot aan regelgevings- en reputatierisico’s. Zorgvuldige evaluatie van leveranciers en strikte toegangscontroles verminderen deze blootstelling.

Overmatig vertrouwen op AI

Efficiëntie kan een vals gevoel van vertrouwen creëren. Wanneer professionals minder toezicht houden omdat automatisering betrouwbaar lijkt, kunnen kleine onnauwkeurigheden zich opstapelen voordat ze worden ontdekt. Bedrijven handhaven de kwaliteit door duidelijke verantwoordelijkheden vast te leggen voor het controleren van geautomatiseerde output.

ROI-vraagtekens

Investeringen in AI leiden niet automatisch tot meetbare rendementen. Wanneer tools worden toegevoegd zonder afstemming op de workflow of via gestructureerde implementatie, hebben bedrijven moeite om de kosten en inspanningen te rechtvaardigen. Duidelijke implementatiedoelen en gebruiksbenchmarks helpen om langetermijnwaarde te garanderen.

Hoe AI de rol van de accountant verandert

AI verandert de rol van de accountant door tijd vrij te maken voor werk met een hogere toegevoegde waarde. Door routinetaken, zoals gegevensinvoer en transactieverwerking, te automatiseren, kunnen accountants prioriteit geven aan financiële analyse en klantadvies.

Accountants besteden minder tijd aan het opstellen van rapporten en meer aan het leveren van inzichten die echte bedrijfsresultaten opleveren voor klanten.

AI vervangt de basisprincipes van de boekhouding niet en voert geen taken uit zonder toezicht. Het verlicht de werkdruk van boekhoudkundige professionals door de meest repetitieve en tijdrovende taken voor hen uit te voeren. Hierdoor ontstaat er ruimte om zich te concentreren op het meest waardevolle werk.

In het verlengde hiervan kan AI bedrijven helpen het tekort aan boekhoudkundig talent te verminderen. Niet door accountants te vervangen, maar door hen te helpen meer te bereiken in hun tijd. Voor accountantskantoren vertaalt zich dit in een hogere output en meer omzet per teamlid.

Wanneer 64% van de bedrijven klantadvies aanbiedt als kernactiviteit (vs 49% in 2024), speelt AI een integrale rol in het helpen bij deze verschuiving van prioriteiten.

Hoe kiest u AI-software voor accounting?

Nu AI-functies steeds vaker voorkomen in boekhoudsoftware, wordt het steeds moeilijker om het juiste platform te kiezen. Hier zijn enkele belangrijke zaken waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van AI-software voor boekhouding en de belangrijkste functies waar u op moet letten.

1. Bedrijfsgrootte en groeidoelen

In de meeste boekhoudsoftware verbetert AI bestaande functies of voegt het hoogwaardige, door AI gestuurde functies toe als upgrades. Het bredere productaanbod is dus vaak belangrijker dan de AI-functies zelf. Het is gemakkelijk om u te laten meeslepen door het enthousiasme rond AI, maar zorg ervoor dat u software kiest die is ontworpen voor de omvang van uw bedrijf en het groeitraject dat u nastreeft.

Let goed op de prijsmodellen en de beschikbaarheid van functies in de verschillende abonnementen. De startprijzen lijken vaak redelijk, maar de upgradekosten voor toegang tot AI-functies maken niet altijd deel uit van het starterspakket.

Let ook goed op eventuele maandelijkse gebruikslimieten of creditsystemen voor AI-functies.

2. AI-rapportage

In grote lijnen zijn er twee soorten AI-rapportages voor boekhoudsoftware. Ten eerste zijn er rapportagesystemen die zijn ontworpen voor bedrijven en klanten. Deze zijn meestal gericht op de financiële prestaties van het bedrijf, waarbij AI historische gegevens gebruikt om toekomstige prestaties te voorspellen.

Aan de kantoorkant richt AI-rapportage zich op de prestaties van de accountantspraktijk. Het helpt kantoren om de productiviteit van teams te analyseren en werkbelastingen effectiever te beheren. Het kan kantoren ook helpen om hun meest waardevolle klanten te identificeren en hun middelen dienovereenkomstig toe te wijzen.

Financiële prestaties zijn ook belangrijk voor bedrijven, en AI-rapportage kan realtime inzichten bieden in de cashflow en eventuele problemen die aandacht vereisen.

3. Intelligente automatisering

AI zorgt voor een intelligenter niveau van automatisering van boekhoudkundige workflows. Voorwaardelijke logica bootst menselijke besluitvorming na. Optische tekenherkenning (OCR) zet fysieke documenten om in digitale bestanden. Grote taalmodellen (LLM’s) interpreteren en communiceren complexe informatie.

AI-rapportage hoeft niet beperkt te blijven tot het weergeven van inzichten in grafieken en diagrammen. Het kan diepgaande inzichten analyseren en samenvattingen, belangrijke conclusies en actieplannen voor boekhoudteams genereren. Dit helpt teams om sneller slimmere beslissingen te nemen, wat essentieel is nu bedrijven steeds meer overschakelen op adviesdiensten voor klanten.

Intelligente automatisering vermindert ook de last van laagwaardige, repetitieve beslissingen. AI van TaxDome scant bijvoorbeeld klantdocumenten, geeft ze automatisch beschrijvende bestandsnamen en tagt ze automatisch om ze te categoriseren.

4. Implementatie en onboarding

Voordat u in een serieus softwaresysteem investeert, wilt u eerst inzicht hebben in het implementatie- en onboardingproces. Aangezien AI een relatief nieuwe technologie is, varieert de AI-kennis binnen teams, wat van invloed kan zijn op de mate waarin AI-tools worden geaccepteerd en de resultaten die teamleden ermee behalen.

Bedenk waar uw team momenteel staat en of uw team baat heeft bij training voordat u nieuwe systemen implementeert. Overleg ook met potentiële leveranciers om te zien wat voor soort training en inwerkondersteuning zij bieden.

5. Beveiliging en privacy

Beveiliging en privacy zijn legitieme zorgen gezien de diepgang en gevoeligheid van de informatie waartoe AI-systemen toegang hebben.

Bedrijven die AI-technologie gebruiken voor klantenservice moeten de nodige zorgvuldigheid betrachten op het gebied van veiligheid en privacy. Naleving van de AVG en andere richtlijnen is cruciaal, en inzicht in de risico’s is essentieel om deze te beperken.

Transparantie is ook belangrijk, zowel vanuit ethisch oogpunt als vanuit het oogpunt van naleving. Zorg ervoor dat klanten begrijpen hoe hun gegevens worden (en niet worden) gebruikt, en welke protocollen u hebt ingesteld om deze te beveiligen.

De mogelijkheden voor accountantskantoren herdefiniëren met AI

AI verandert de manier waarop accountants werken, zowel door het automatiseren van laag niveau repetitief werk als door teams in staat te stellen sneller hoogwaardige diensten te leveren. Het maakt capaciteit vrij die voorheen werd besteed aan repetitieve taken, zoals gegevensinvoer en het hernoemen van documenten. Zo kunnen teams zich concentreren op het leveren van diensten en het behalen van resultaten voor klanten.

Tegelijkertijd verbeteren technologieën zoals AI-rapportage en voorspellende modellen het vermogen van bedrijven om de diensten te leveren waarvoor klanten het meest betalen, bijvoorbeeld adviesdiensten aan klanten.

Bij TaxDome zetten we ons in voor de implementatie van AI-functies die een echte impact hebben op accountantskantoren en de ervaringen van klanten. We hebben het dan over resultaten die de doorlooptijden verkorten en de kwaliteit van de dienstverlening van bedrijven verbeteren. Inzichten die de besluitvorming voor boekhoudteams en hun klanten verbeteren. Intelligente automatisering die bedrijven in staat stelt meer middelen te besteden aan diensten die groei stimuleren.